Aprende a Facturar en 5 Sencillos Pasos

La factura electrónica es un documento en formato electrónico que en sirve para describir el costo de los servicios brindados de una entidad y desglosar los impuestos correspondientes a pagar.

Esta nueva modalidad sustituye, a las facturas tradicionales en papel y garantizando, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales, debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.

Al ser un servicio relativamente nuevo es posible que aún existan dudas acerca de cómo realizar una factura electrónica en un sistema de facturación electrónica por ello a continuación te enlistamos una serie de sencillos pasos para lograrlo:

1. Ingresar al Ícono de Facturación

El primer paso es ingresar al icono de facturación, mismo que podrás ver en la siguiente imagen marcada en un círculo:

2. Ingresar a CFDIS

Una vez ingresado a ese apartado, deberás dirigirte al siguiente icono que es el CFDI.

Una vez que estés dentro de esa opción, las facturas estarán desglosadas de la siguiente manera, partiendo del lado izquierdo podremos ver las siguientes casillas:

• Cancelar internamente/en hacienda o bien para hacer modificaciones
• Folio interno
• Tipo de movimiento factura/recibo de honorario/recibo de arrendamiento
• Cliente
• Fecha en que se registra
• Total
• Tipo de moda
• Pre factura
• Estatus
• Acciones vigentes en la plataforma

Puedes visualizar la pre-factura, en la cual podrás visualizar en la parte superior izquierda el logotipo de la empresa o del proveedor de facturas electrónicas, posteriormente la razón social, dirección y ya de lado derecho el folio y fecha de emisión, que son los datos que debe de contener una factura electrónica.

En la parte de abajo ya podremos encontrar el nombre del cliente con todos sus datos, los productos que se hayan registrado, la cantidad y método de pago, subtotal y después los impuestos aplicados de la empresa.

Y un poco más abajo estará la cadena original de la factura, es importante mencionar que una vez que ya se haya timbrado la factura, el sistema ya generara las cadenas adicionales, así como el sello de hacienda y el código bidimensional.

3. Verificar el Status de la Factura

Regresando a la plataforma, es importante mencionar que podemos visualizar tres tipos de estatus. El primero de ellos es «PENDIENTE» que quiere decir que ya registramos la información en nuestra plataforma pero aún no tiene un folio fiscal; el segundo es «TIMBRADO» que quiere decir que ya tiene un folio fiscal por lo tanto ya tiene validez ante hacienda y por último «CANCELADO».

4. Timbrar la Factura

Para poder timbrar una factura solo se necesita dar clic en el icono de acción donde dice «timbrar» y esperamos 4 segundos para que una factura se timbre, como podemos ver en la siguiente imagen:

El sistema también habilita la acción para poder verificar las facturas que se hayan realizado, ya sea que busquemos por cliente, por los últimos folios fiscales digitales realizados o específicos, aunque también nos sirve para poder realizar reportes sobre las facturas que ya se hayan generado.

5. Emitir Factura

Para poder emitir una factura debes ser a través de la opción de altas, y el sistema habilitará los campos a capturar.

Lo importante es ya tener registrada la información previamente en el icono «clientes» para que solo seleccionemos y el sistema automáticamente capture los datos restantes.

Posteriormente elegimos el movimiento a realizar ya sea factura/recibo de honorarios/recibo de arrendamiento/etcétera. Una vez elegido deberás ingresar moneda, método de pago (cheque, efectivo, no identificado, tarjeta de crédito, transferencia). Después el tipo de pago, fecha, serie así como porcentajes de descuentos en los campos que los solicitan, como podemos ver en la siguiente imagen:

Aquí puedes hacer el cálculo de honorarios fácilmente.

Automáticamente el sistema estará habilitando los campos para capturar el producto, para ello solo basta seleccionar del catálogo y el sistema extraerá la información de identificación, tipo de unidad y precio sin IVA para que solo se agregue la cantidad de productos a facturar, también se pueden agregar observaciones del producto.

De lado derecho se tiene la opción de ajustar cifras manualmente esto es para redondeos o bien productos sin IVA. Una vez realizado solo se da clic en la pestaña verde para agregar la información a la factura.

Una vez agregada podemos visualizar en la parte inferior de la factura la siguiente información: número de identificación, cantidad, descripción, unidad, precio, IVA (si aplica), descuento, monto. Ahora bien si se desea realizar modificaciones se tiene de lado derecho las opciones de modificar o eliminar.

Aquí puedes utilizar nuestra calculadora de IVA

Ya en la parte inferior estará los impuestos a aplicar, regularmente están asignado el 16%. De ser necesario modificar las cantidades, necesitas habilitar la opción «ajustar cifras manualmente» y de esta manera podrás hacer un redondeo o bien modificar las cantidades. Recordemos que es responsabilidad de usted ingresar la cantidad correcta.

Finalmente solo se da clic en «Registro de CFDI» y en ese momento queda timbrada la factura.

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Cada uno de los tus recibos cumplirá con los requerimientos del SAT y su respectivo Certificado Fiscal Digital por Internet. (CFDI)

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