Cómo Hacer Un Control De Gastos Que Realmente Beneficie A Tu Empresa

Parece complicado que nuestra empresa tenga un buen Control de gastos pero no es tan difícil como parece y en este artículo te mostraré cómo hacerlo.

El Control de Gastos debería ser una estrategia financiera para tener una administración beneficiosa de los recursos limitados que  tiene una empresa y ayudará a tener un panorama futuro para evitar crisis financieras por mala distribución de ingresos y egresos.

En este artículo conocerás de qué se trata un gasto, el tipo de gastos de una empresa, cómo iniciar , los beneficios, las herramientas fáciles y accesibles que pueden auxiliarnos y un ejemplo que nos servirá como guía y poder administrar mejor tu empresa.

Bien, comencemos.

Control de Gastos para tener una administración eficaz

En el área de finanzas de nuestra empresa, el gasto representa “un aumento a la cuenta de deudores, una salida o pérdida que al final se convierte en un flujo negativo en las finanzas”.

A veces, la salida de dinero no representa precisamente un gasto, puesto que se invierte y se genera un reembolso y/o una ganancia.

Tipos de gastos generales

Los gastos o también llamados costos que tiene una empresa son: gastos variables, gastos fijos, gastos marginales o gastos mixtos, cada uno con características distintas pero igualmente importantes para la empresa.

1. Gastos o costos variables

Este tipo de gastos están relacionados a la actividad a la que se dedica la empresa, de manera que el comportamiento de los gastos variables está determinado por la actividad que está relacionada directamente con el nivel de producción. Los gastos que engloba son: materias primas, sueldos a destajo, comisiones sobre ventas, fletes, etc.

Por ejemplo: si existe un incremento del 10% en el volumen de producción, se relacionará un incremento del 10% en los costos y gastos variables.

2. Gastos o costos fijos

Este tipo de gastos, como su nombre lo delata, son gastos fijos que tiene la empresa, aún sin tener una producción de por medio, es decir, se trata de pagos que está obligado a realizar durante la estancia de la empresa en el mercado.

Por ejemplo: Si estamos rentando un local comercial para realizar la venta de los productos o servicios, forzosamente se pagará por el lugar una mensualidad, los servicios de agua y luz, entre otros.

3. Gastos o costos marginales

Citando el concepto de Walter Nicholson, en su libro Teoría Microeconómica, Principios Básicos y aplicaciones: «el gasto marginal asociado a cualquier factor, es el incremento de los costes totales del factor del resultante de contratar una unidad más».

Por ejemplo: Si la empresa produce una unidad más de la cantidad acostumbrada, se incluirá los gastos de materia prima y suministros utilizados para la producción de la misma.

4. Gastos o costos mixtos

Estos gastos son la combinación de gastos variables y gastos fijos, en su mayoría las empresas tienen éste tipo de gastos por el tipo de giro que tienen.

Por ejemplo: Si nuestra empresa es del giro textil y que nuestro mejor cliente nos ha solicitado 10,500 piezas de toallas color azul, cuando regularmente nos solicitaba 10,000.

El gastos de la materia prima a utilizar aumenta, incrementa el número de destajos que el empleado realizará y por ende su sueldo, el costo de utilización de energía, de lo cual debemos aumentar el costo marginal para la realización de 500 piezas más, puesto que nuestras máquinas de tintura están diseñadas para colocar bloques de 1,000 piezas a la vez y por las 500 piezas más utilizaremos el mismo contenedor, agua y material como si colocáramos mil.

5. Gastos o costos directos

Éstos se encuentran directamente relacionados con los costos que se realizan para producir, es decir, la materia prima, mantenimiento de maquinaría, energía, inmueble, empleados; estos recursos son indispensables para la producción y por lo tanto son directos porque se requieren para producir.

6. Gastos o costos indirectos

Los gastos indirectos son indispensables para la producción, pero no están directamente relacionados con los factores utilizados, es decir, los costos en los que se incurren para su producción (gastos administrativos).

Tipos de gastos específicos

Los gastos pueden ser variados y hay varias implicaciones, por ejemplo los gastos específicos no son los mismos para una empresa de reciente creación que para una compañía con varios años en el mercado.

Los gastos específicos  son más específicos en relación con  las actividades y áreas de la empresa.

• Gastos administrativos: Incluye pago de nómina, alquiler de oficinas, honorario de servicios externos (jurídicos o fiscales, contables). Servicio de teléfono, mantenimiento de equipos de oficina, papelería, publicidad, otros.
• Gastos financieros: Contiene los gastos relacionados a las obligaciones fiscales de la empresa.
• Gastos de producción: Materia prima, mano de obra, maquinaria, asesorías y capacitación.
• Gastos de ventas: Servicios de correo postal, almacenaje de artículos, promocionales, otros.
• Gastos de distribución: Gastos de embalaje, distribución de artículos, transporte, almacenaje, otros.

En la siguiente imagen podrás ver un esquema donde explico como si sumamos  los Costos de Producción (generales) y los Gastos Empresariales (específicos) nos da como resultado el costo total del procesos de producción de nuestra empresa.

¿Qué es un Control de Gastos?

Tener un buen control de gastos te ayudará a establecer un control diario de los ingresos y egresos (gastos) de tu empresa con el objetivo de saber las pérdidas o ganancias diarias.

Por otro lado apoya a la realización de un plan de presupuesto para mejorar la empresa en distintas áreas (administrativa, producción, distribución, almacenaje, transporte, etc).

Beneficios de un Control de gastos

Inviertes poco tiempo para registrar los ingresos y egresos

Solo necesitas tener una hoja donde registres los ingresos (aportación al capital, pagos adelantados, ventas) y los gastos (compra de materia prima, mantenimiento de maquinaria, sueldos, etc.).

Permite hacer un análisis mensual rápido y sencillo

Al tener un control básico de los gastos que se han incurrido por determinado periodo, permite que como responsable de toma de decisiones, se tenga un panorama más acertado de lo que se está realizando mal en las finanzas.

Ayuda a identificar gastos innecesario o fugas financieras

Éste beneficio es indiscutible. Este te permite que detectes aquellos gastos directos e indirectos de la empresa que son totalmente innecesarios, un ejemplo claro podría ser la compra de uniformes de empleados en tallas equivocadas, se generó un gasto innecesario porque esos uniformes no serán repartidos y se mantendrán en stock sin saber si la empresa evolucionará en su identidad corporativa.

Permite realizar un presupuesto mensual

Una vez realizado será fácil analizarlo y planificar un presupuesto mensual  que evite pérdidas en los gastos y que se logre aprovechar el poco recurso con el que contamos.

Te recomiendo que veas el siguiente video para que entiendas mejor su importancia:

Herramientas para llevar un control de gastos

Este es un aliado para tener una administración eficaz, y resulta sencillo de realizar, basta tener tiempo y conocimiento tecnológico para hacerlo más profesional, y así optimizar información y tiempo

Veamos las siguientes propuestas.

Cuaderno, lápiz y calculadora

Si no te interesa llevar tu control en una computadora, puedes realizarlo en una libreta destinada para ello, en donde de un lado coloques los ingresos, del otro los egresos y al final tu total por día para que analices la información.

Paquete de oficina en PC

Si lo tuyo es auxiliarte con la tecnología; las herramientas más útiles y populares para administradores y contadores son Excel y Google sheets, éste último puede usarse de forma gratuita.

Plataforma en línea (Almacenamiento en la Nube)

Esta práctica herramienta sirve cuando deseas compartir la información con otras personas que tienen el mismo fin (socios). Aunque es una herramienta poco utilizada por usuarios de pequeñas y medianas empresas, te será bueno comenzar a usarla porque la información se comparte al instante, es gratis y puedes guardarla en un archivo básico que solo podrás revisar nuevamente en línea por medio del drive.

Software

En el mercado existen diferentes proveedores de software que están  diseñados para tener una relación de gastos, cada uno con servicios distintos pero el objetivo es el mismo, éste tipo de herramienta es recomendada para medianas empresas por la cantidad de capital,   producción y ventas que tiene; es imposible.

Aplicaciones para móvil

Si lo tuyo es solo tener un celular o una Tablet para administrar tu negocio, puedes auxiliarte de muchas aplicaciones móviles que facilitan el control de información, no es necesario crear un formato porque ya tiene preestablecidos que solo le ingresas datos.

Tendrás que hacer la facturación de todos tus gastos para llevar un buen control.

Programa para hacer facturación en línea para llevar parte de tu control de ventas.

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Guía básica para hacer un control de gastos en Excel

Esto relativamente sencillo y a continuación  te presentó una guía en la que aprenderás cómo hacerlo en Excel.

1.- Abrir un archivo de Excel y crear “Libro en blanco”

2.- Coloca el cursor en la celda F1, alinear a la derecha y colocar el nombre de tu empresa.

3.- Coloca en celda A3 “Control de Gastos”; selecciona de A3 a F3 y combina y centra. Pon color de relleno según tu agrado.

4.- Coloca en A5 “Mes a que corresponde: _____________”. La fila 4 la reduces.

5.- Coloca en A7 “No. de registro” y en negrita

6.- Coloca en B7 “Fecha”, C7 “Ingreso”, D7 “Egreso”, E7 “Observaciones” todas en negrita.

7.- Coloca en A47 “Totales:”, alinear a la derecha y en negrita.

8.- Coloca en F47 “Pérdida  /  Ganancia” y centrar.

9.- Desde la celda A1 a F47, pon borde, rellena celdas, edita lo que desees de acuerdo a tu gusto.

• Edita las columnas de ingreso y egreso con formato de contabilidad.
• En toda la hoja puedes dar formato de relleno blanco para mejor lectura.
• En las celdas correspondientes a totales, puedes colocar fórmulas, la sugerida es =SUMA(seleccionas todas las celdas a sumar)+Enter
• En la celda de E47, puedes poner +C47-D47+Enter, así conoces si has ganado o perdido y lo subrayas.

10.- Cuando desees imprimir el documento (Control+P) con las características que se comparten en la imagen. Puedes imprimir solo el formato y llenar a mano.

Espero que esta guía te sea de utilidad para desarrollar un archivo Excel que te ayude a llevar un buen control de gastos de tu empresa.

Por supuesto no quiero despedirme sin antes darte un pequeño obsequio. En la siguiente liga podrás descargar un archivo  (ya con fórmulas).

Archivo para hacer un Control de Gastos

Si tienes alguna duda o deseas compartirnos tu opinión no dudes en hacerlo en los comentarios.

Saludos 🙂

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