Cómo Realizar un Control de Gastos para tu Empresa

El control de los gastos ayuda a evaluar los resultados, detectar áreas que se pueden mejorar y tomar decisiones para optimizar las ganancias de la empresa.

Este proceso se considera una estrategia tanto financiera como operativa, que se enfoca en: 

• Identificar
• Monitorear 
• Reducir 

Vamos a conocer a detalle como hacer el control de gastos, con el objetivo de mejorar los beneficios, asegurar la sostenibilidad y aumentar la competitividad de nuestros negocios. 

Puntos claves del artículo:

• Diferenciar costos y gastos: Los costos se relacionan con la producción; los gastos, con aspectos indirectos. Esta distinción ayuda a controlar los egresos.
• Proceso para controlar gastos: Registra ingresos, clasifica egresos, establece presupuestos, revisa facturas y analiza periódicamente.
• Tipos de gastos: Fijos: Como rentas y salarios, difíciles de reducir. Variables: Fluctúan según la producción. Inesperados: Pueden prevenirse con fondos o mantenimiento.
• Herramientas para el control: Usa herramientas para registros básicos o software especializado para gestión avanzada.
• Beneficios del control: Mejora decisiones, reduce costos, aumenta ganancias y facilita auditorías.

Diferencia entre Costo y Gasto 

Ahora bien, diferenciar entre costo y gasto va a ayudar a controlar los egresos de nuestra empresa o adminitrar el negocio  de mejor manera. Te voy a dar un ejemplo para que sea más sencillo de definir:

“En una fábrica de muebles, los costos serían la madera, los clavos, el pegamento, incluso la mano de obra del carpintero, todo aquello que está relacionado directamente en la fabricación del mueble.

Los gastos son aquellos que están presentes de forma indirecta, como la papelería, los productos de limpieza, la vigilancia, la mercadotecnia para la venta del mueble y hasta el transporte para su entrega”.

En la siguiente tabla podrás encontrar una explicación más amplia:

Proceso para hacer el Control Gastos

Hay varios factores que debemos tener en cuenta para hacer el control de gastos de una empresa, pero un punto importante es mantenerlo simple para que pueda ser más eficiente y fácil de entender. 

A continuación, se explica cómo hacerlo de forma sencilla:

1. Registrar todos los ingresos de la empresa
   El primer paso es saber cuánto dinero entra en la empresa. Esto incluye ventas, servicios, rentas o cualquier otro tipo de ingreso.
2. Llevar un registro de los gastos
   Es fundamental anotar todos los gastos, desde los pagos más grandes, como la nómina o proveedores, hasta los más pequeños, como materiales de oficina o gastos de transporte. Este registro se puede llevar en un software de gestión, hojas de cálculo o un libro de cuentas.
3. Clasificar los gastos
   Dividir los gastos en categorías ayuda a entender en qué se está gastando más. Por ejemplo, se pueden crear categorías como sueldos, insumos, marketing, servicios públicos y alquileres.
4. Establecer presupuestos
   Una vez que se identifican los gastos principales, se debe asignar un límite de gasto para cada categoría. Esto ayuda a evitar gastos innecesarios y a mantener el control.
5. Revisar las facturas y comprobantes
   Es importante verificar que todas las facturas y recibos coincidan con los registros. Esto asegura que no haya errores administrativos o gastos que no correspondan.
6. Analizar los gastos periódicamente
   Revisar los gastos cada semana o mes permite detectar si se están cumpliendo los presupuestos o si es necesario ajustar algo. También ayuda a identificar gastos que pueden ser eliminados o reducidos.
7. Utilizar herramientas de control financiero
   Existen programas y aplicaciones diseñados para facilitar el control de gastos empresariales. Estas herramientas permiten llevar un registro más preciso y generar reportes automáticamente.
8. Evaluar y optimizar los gastos
   Con toda la información registrada, se pueden buscar maneras de optimizar los recursos. Por ejemplo, renegociar contratos, buscar proveedores más económicos o eliminar gastos innecesarios.

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Gastos Fijos

Hablamos de los salarios de trabajadores, renta de un inmueble o seguros, egresos que haya o no producción o ventas se tienen que pagar. Este tipo de gasto es difícil de reducir, aunque siempre se puede tener opciones, la sugerencia es cotizar, comparar y buscar algo a la medida.

Gastos Variables

Regresando al ejemplo de la fábrica de muebles, si produces más sillas necesitas más materia prima, aunque recordemos que ese término es “costo”.

Los gastos variables serían el consumo de luz, agua o gas, dependiendo del giro del negocio que si se eleva la producción, también tienden a elevarse.

Gastos Inesperados

¿Quién puede prevenir una enfermedad, un accidente o una descompostura?, definitivamente lo inesperado sale caro, pero hay que intentar prevenir, minimizando riesgos hacer servicios preventivos a la maquinaria o haciendo un fondo de ahorro para emergencias.

Métodos y Herramientas para hacer el Control de Gastos eficiente

Para llevar un control de gastos no hay reglas, realmente tienes que utilizar el método que más cómodo sientas, lo importante es que se realice el registro.

Excel

Llevar los registros en un libro en Excel como las ventas a crédito, el valor de stock que se ha generado por realizar compras.

Al comenzar el libro de Excel, también se puede crear una base de datos de los clientes activos, en donde se incluye el registro de las compras mensuales que realizan, así como tiempo de crédito, tipo de pago y hasta las facturas que se emitían.

En la parte del control de gastos, se pueden incluir los gastos fijos mensuales, gastos de caja chica, sueldos, así como compras de materia prima y registro de proveedores.

Te dejo un tutorial que te puede dar algunas ideas de como comenzar tu control de gastos en Excel:

Software Especializado

Existen varios programas que te pueden funcionar para la relación de gastos, entre los más comunes y completos que me encontré se encuentran:

Estos software administrativos te permiten crear:

• Bases de datos de clientes
• Bases de datos de proveedores
• Inventarios
• Control de facturación
• Sistema de facturación electrónica

Los procesos se tornan sencillos una vez que las bases de datos estén completas, además de que puedes expandirlas o minimizarlas en el momento que lo decidas.

Solo requieres de tener un poco de tiempo para alimentar el sistema, y no perder de vista que todo registro es importante para que los resultados presentados sean apegados a la realidad.

Aplicaciones para móvil

Si lo tuyo es solo tener un celular o una Tablet para administrar tu negocio, puedes auxiliarte de muchas aplicaciones móviles que facilitan el control de información, no es necesario crear un formato porque ya tiene preestablecidos que solo le ingresas datos.

Tendrás que hacer la facturación de todos tus gastos para llevar un buen control.

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Recomendaciones Prácticas para un Control de Gastos Efectivo

Para que tu control de gastos sea eficiente debes de tomar en cuenta:

• Analizar los Gastos: Sin importar qué tan común sea, analizar los gastos realizados durante un mes nos ayuda a identificar su importancia y necesidad.
• Crear un Presupuesto: Al analizar los gastos, determina cuáles son los más elevados, piensa en nuevas opciones, cotiza, compra y toma decisiones.
• Cuidado con los Gastos Hormiga: Los gastos “imperceptibles” son altamente peligrosos, porque son fáciles de realizar y de olvidar, además de que al tratarse de pequeñas cantidades es fácil que nos convenza de que no son la gran cosa, pero al cierre del mes pueden convertirse en un gasto mayor.
• Factura y Documenta: El solicitar facturas de todos los gastos nos ayuda a controlar los gastos de una empresa, pero además nos ayuda a generar impuestos a favor, que al paso del año fiscal puede favorecer en el pago de impuestos.
• Exprime los Gastos Fijos: Ya que son gastos que tienes que realizar, sí o sí, la misión es sacarles todo el jugo, por ejemplo, si pagas la renta de una bodega grande y solo ocupas una parte, comparte el espacio con alguien más y repartirse el gasto.
• Aprovechar Promociones y Compras al Mayoreo: Al aprovechar ciertas fechas o bien realizar compras al mayoreo, los precios de los  productos pueden bajar y ahorramos dinero que podemos aprovechar después. Solo cuida tu inventario y proyecta el tiempo de recuperación.
• Crear Alianzas Comerciales: A diferencia del  punto anterior, el tener alianzas con proveedores nos permitirá tener mejores precios todo el tiempo y no generar altos inventarios y además en algunas ocasiones podrás ganar algunos días de crédito.

Importancia del Control de Gastos en las Finanzas 

El Control de Gastos permite  comparar los resultados reales con los objetivos o cifras proyectadas. Es importante contar siempre con este registro, sin importar el monto.

El registro de los gastos nos debe ayudar a identificar gastos innecesarios, fuera de tiempo o caros, mismos que nos llevarán a tomar decisiones.

La importancia del control de gastos es:

• Ayudarnos a identificar consumos innecesarios o excesivos.
• Detectar áreas de oportunidad.
• Eliminar gastos o reducirlos.
• Maximizar las ganancias de tu negocio.

Beneficios del Control de Gastos 

Conocer en qué gastamos y cuánto, nos da las armas para poder definir si seguirlo haciendo o tomar nuevas alternativas.

Además de reconocer las oportunidades para disminuir los gastos sin sacrificar la calidad, dándole estabilidad financiera a la empresa. Estos son algunos de los principales beneficios del control de gastos:

• Mayor visibilidad financiera
• Reducción de costos
• Mejora de la toma de decisiones
• Aumento de la rentabilidad
• Mayor margen de beneficio
• Atracción de inversores
• Cumplimiento normativo
• Facilidad para auditar
• Mayor eficiencia operativa
• Automatización de procesos

Preguntas Frecuentes 

¿Cómo hacer un plan para controlar gastos?

Primero debemos de identificar y agrupar los gastos que se tiene como empresa, después definir el objeto del análisis de los gastos, con base a ello realizar un análisis de los datos y tomar decisiones que resuelvan el problema inicial.

¿Cómo llevar un control de gastos en una empresa?

Se pueden llevar de varias maneras, desde un control manual en papel, por medios de hojas de cálculos, aplicaciones en dispositivos móviles y sistemas especializados en contabilidad y administración.

¿Cómo proyectar los gastos de una empresa?

Se realiza con base a los registros históricos, ya sea de meses anteriores o años, con base a ellos lo que realizamos es un análisis de los gastos realizados y definimos los gastos que podrían emplearse en el futuro que nos interesa proyectar, para que las proyecciones sean lo más certeras posible se deben de tomar en cuenta desviaciones como el tiempo (un producto no vale lo mismo ahora que hace un año) y la cantidad a proyectar (no es lo mismo fabricar 10 sillas, que 100).