Después de la llegada de la facturación 4.0 surgieron diferentes cambios relacionados a la cancelación de CFDIs, principalmente por en los motivos de cancelación, los cuales tienen que ser explicados a través de la elección de unas claves que te proporciona el SAT.
Si aún no sabes cómo cancelar una factura, aquí te mostramos una guía con una serie de pasos a seguir e información relevante que debes conocer antes de anular un CFDI.
Proceso de cancelación portal del SAT
Solicitud de cancelación por parte del emisor
El negocio o persona física que emitió la factura tiene la obligación de enviar una solicitud de cancelación dentro de la página del SAT. Si también lo desean este proceso se lleva a cabo con la ayuda de un proveedor de facturación. 
Sustitución de comprobante
En caso de que desees sustituir tu CFDI, tienes que escoger la opción “comprobantes emitidos con errores con relación”. Además, es necesario añadir el folio fiscal de la nueva factura sustituta.
Claves de cancelación
Durante el procedimiento este procedimiento la plataforma te pide elegir un motivo de cancelación, existen 4 tipos de claves:
- “Comprobantes emitidos con errores con relación”.
- “Comprobantes emitidos con errores sin relación”.
- “No se llevó a cabo la operación”.
- “Operación nominativa relacionada en una factura global”.
Aceptación del receptor
El SAT envía una notificación a través del buzón tributario al receptor, esto con el fin de pedir su autorización para cancelar una factura o rechazar esta solicitud.
La respuesta se emite en el portal del SAT o por medio de un proveedor de facturación. Lo ideal es emitir tu contestación máxima tres días hábiles después de recibir este mensaje.
Si no contestas a esta notificación el SAT tendrá por entendido que deseas cancelar la factura y la solicitud de cancelación se emitirá automáticamente.
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Tipos de cancelación de CFDI 4.0
De acuerdo al tipo de claves que te mencioné anteriormente, te explico a detalle los motivos de cancelación que te ofrece el SAT para realizar tu petición de anulación del CFDI correctamente:
1 Errores con relación
Esta opción te sugiero utilizarla cuando existen errores en los datos de facturación (nombre, valor unitario, RFC, descuento, entre otros). En este caso el CFDI requiere ser reemitido.
En caso de seguir notando errores en tu CFDI después de la solicitud o el comprobante no haya sido cancelado, deberás proceder a utilizar la clave 02 “CFDI con errores sin relación”, más la inclusión del comprobante sustituto.
2 Errores sin relación
Se utilizan en ocasiones en las que también se debe corregir un dato de descuento, valor unitario, clave del producto o servicio, sin la necesidad de que esta información tenga que ser relacionada con otros comprobantes fiscales.
3 No se llevó a cabo la operación
Este código indica al SAT que la solicitud se está realizando debido a que la operación representada en la factura no se concretó por diversas razones, ya sea por errores en la emisión, devoluciones, o cualquier otra incidencia que justifique la anulación de la factura.
4 Factura global previamente emitida
Si deseas que la factura incluya información específica del receptor al que te diriges y esta fue anteriormente emitida de forma global, lo ideal es cancelar el CFDI global y que esta sea nuevamente expedida de manera nominativa.
Todo esto deberás también registrarlo en tu software de contabilidad electrónica.
Respuestas a una solicitud de cancelación
Si ya presentaste tu solicitud de cancelación en el portal del SAT o con la ayuda de tu proveedor de facturación electrónica, el paso siguiente es esperar la aprobación del receptor máximo 3 días después de que esta haya sido enviada.
Una vez que el receptor acepta tu solicitud, el estatus cambiará a cancelado con autorización. Si ocurre todo lo contrario y el receptor rechaza la cancelación, el estatus será visible como solicitud rechazada.
Cuando el receptor no responde en el plazo que se le indica, el estatus se verá reflejado como cancelado por plazo vencido, es decir, la factura queda automáticamente anulada.
Experiencia propia cancelando una factura
La primera vez que anulé una factura se debió a un problema que tuve con un cliente por la cancelación de un servicio de asesoría de MKT. El CFDI ya había sido emitido como transferencia electrónica y la persona de último momento contestó que el pago sería en efectivo.
Mi proceso de cancelación lo realicé desde el portal del SAT ingresando con mi e.firma. En el apartado de “consultar facturas emitidas” pedían el folio fiscal, como no lo tenía a la mano elegí la opción de ingresar la fecha inicial de emisión, la cual llevaba un día de ser expedida.
Una vez que oprimí el botón de “cancelar seleccionados”, explique el motivo de cancelación del CFDI, en mi caso escogí “comprobante emitido con error con relación”, debido a que el cobro si se realizaría, pero con una forma de pago diferente.
Antes de cancelar tu factura debes emitir una nueva, ya que el portal del SAT te pide el folio del CFDI que va a ser sustituida por la que deseas anular.
Al terminar con mi proceso de cancelación, recibí un acuse en PDF donde se corroboraba que la factura ya había sido cancelada con éxito.
y la de otras personas que conozco, te hablaré sobre algunos ejemplos en los que es necesario cancelar un CFDI:
Error en el RFC
En una ocasión tuve un incidente con la emisión de una factura, debido a que nuestro proveedor confundió los datos del RFC del negocio e ingresé uno erróneo. Por lo tanto, tuvieron que emitir una solicitud de cancelación utilizando la Clave 02.
Una vez que aprobé la cancelación del CFDI, la empresa tuvo que emitir el CFDI de nueva cuenta y utilizar la clave 04 para sustitución de facturas previas.
Facturas cancelables sin aceptación
Existen situaciones en las que no es necesario la aprobación del receptor para la cancelación del CFDI, estas se van automáticamente a “cancelables sin aceptación”:
- Presentación de la solicitud un día posterior a la emisión de la factura.
- Facturas en donde se incluyan transacciones.
- Facturas emitidas con concepto de ingresos remitidas a contribuyentes del RIF.
- Facturas expedidas por traslado o egresos.
- CFDIs emitidos por concepto de honorarios o nómina.
- Facturas donde se protejan ingresos de hasta $1,000 pesos (incluidos impuestos y retenciones).
Para saber si la factura quedó cancelada, aquí te dejo un artículo.
Multas a pagar por cancelación de CFDIs
A partir de febrero del 2022 se añadió dentro de la Miscelánea Fiscal una modificación, en donde se recalca que la cancelación de las facturas tienen una fecha vigente no mayor al mes en el que se presenta la declaración anual del ejercicio fiscal oportuno.
En caso de que algún contribuyente no cumpla con el plazo especificado, este sería acreedor a una sanción económica proporcional del 5% al 10% del valor de la factura.
La multa también puede ser impuesta en caso de que la factura contenga algún error y esta no sea cancelada.
Preguntas frecuentes cómo cancelar una factura
¿Cuánto tiempo tengo para cancelar una factura?
El SAT específica a los contribuyentes que el plazo máximo de cancelación de una CFDI es dentro del mes que realiza la declaración anual del ejercicio fiscal que corresponde.
¿Qué hacer si cancelé un CFDI por error?
Desde el 2022 ya no es posible cancelar una factura “por error”, debido a que ahora el SAT te pide explicar los motivos de cancelación desglosados en 4 tipos de claves (mencionadas anteriormente dentro del artículo).
No obstante, en caso de cancelar una factura accidente, deberás expedir un nuevo CFDI añadiendo la clave 04 “sustitución de cfdi previos”.
¿Cómo realizo la cancelación de una CFDI por errores en la descripción?
Primero deberás emitir nuevamente tu CFDI, es necesario añadir la clave 04 “Sustitución de los CFDIs Previos”, enlazando el folio fiscal del comprobante a sustituir.
Al momento de iniciar con tu solicitud a través del SAT o de un proveedor de facturación, tienes que elegir la clave 01 «comprobante emitido con errores con relación», también debes añadir el folio fiscal del comprobante que emitiste nuevamente.
¿Qué pasa si cancelo una factura fuera de plazo?
De acuerdo al Código Fiscal de la Federación (CFF), si anulas tu factura después de tu declaración anual, el SAT te hace acreedor a una multa económica equivalente del 5% al 10% del valor de la factura cancelada.
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