Hay dos formas de consultar facturas electrónicas recibidas, una es a través del sistema gratuito del SAT y la otra es integrando un sistema de contabilidad electrónica.
Este proceso lo he realizado varias veces desde el sistema de SAT y te explicaré paso a paso cómo consultar facturas que te han emitido y los requerimientos.
Puntos clave del artículo:
- Se pueden consultar las facturas recibidas desde el sistema del SAT o un sistema de contabilidad electrónica.
- Para hacer la consulta necesitas la firma electrónica, contraseña y si aplica, el folio de la factura que deseas consultar.
- Consultar facturas recibidas facilita la administración financiera al mantener un registro detallado de los ingresos y egresos.
- Mantener las facturas Recibidas permite demostrar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
- La consulta de facturas proporciona datos clave para informes financieros y la planificación a futuro,
- Todas las facturas emitidas y recibidas están disponibles en el sistema del SAT, accesibles mediante firma electrónica
Requisitos para consultar una factura recibida
Para el momento de hacer la consulta en el sitio web del SAT no necesitas de tantos requisitos, en realidad este es un proceso muy fácil que solo requiere de lo siguiente:
- Firma electrónica: Para ingresar necesitas de tu firma para poder entrar a tu portal, es decir, donde se encuentran todas tus facturas recibidas y emitidas.
- Contraseña: Para utilizar tu firma dentro del portal es necesaria tu contraseña, sino no podrás ingresar.
- Folio Fiscal: Es un código único que identifica de manera inequívoca al comprobante fiscal digital (solo para facilitar la búsqueda).
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Cómo consultar Facturas Electrónicas recibidas
Este es un proceso que realizó casi cada semana, porque es común que algunos clientes olviden enviarte las facturas o solo te envíen la versión PDF, pero sin el XML
En caso de no contar con la versión XML de un comprobante fiscal o de haber perdido los archivos correspondientes a la factura, debes saber que el SAT guarda copias de seguridad de todos los comprobantes electrónicos emitidos de todos los contribuyentes.
Para hacer la consulta y entrar a donde se encuentran las copias, debes usar los requisitos que mencioné anteriormente y hacer este procedimiento a través del portal del SAT:
Paso 1
Para encontrar las facturas electrónicas emitidas o recibidos antes que estén a tu nombre, primero que nada tienes que acceder a la página oficial del SAT.
Recuerda que este portal es gratuito y puedes utilizarlo en cualquier momento.
Paso 2
Una vez ahí, deberás dar clic en la pestaña de Factura electrónica. La encontrarás en la parte superior, es la segunda opción del menú de la página.
Al poner el cursor desplegará varias opciones a elegir como:
- Mi sitio de Factura
- Genera tu factura
- Verifica tus facturas
- Factura electrónica en Mis cuentas
- Cancela y recupera tus facturas
En esta opción debes hacer clic en Cancela y recupera tus facturas, cuando des clic verás que tienes que acceder al portal, en donde deberás ingresar tu e.firma y la contraseña
Para ingresar con la firma electrónica, es necesario que cuentes con JAVA para poder abrir los archivos CER y KEY que el sistema te solicita.
Paso 3
Una vez dentro del sistema, tienes que elegir cualquiera de estas tres opciones que aquí te muestro:
Consultar Facturas Emitidas
En esta opción podrás acceder a todos los comprobantes que hayas emitido, ya sea de clientes y/o proveedores, también puedes encontrar:
- Comprobantes de honorarios
- Recibos de nómina
- Notas de crédito
- Comprobantes de arrendamiento
- Entre otros documentos correspondientes al SAT.
Consultar Facturas Recibidas
Aquí puedes consultar todos los comprobantes que hayan sido expedidos a tu nombre. Encontrarás, por ejemplo:
- Las facturas de las compras que realizaste
- Facturas de los servicios que contrataste.
En general son los archivos que demuestran tus gastos o erogaciones.
Recuperar descargas de CFDI
En esta última opción podrás descargar todos los comprobantes que desees, solo tienes que dar clic sobre la opción que dice Descargar paquete. Esta es una descarga masiva que puedes hacer, pero puedes hacerlo de manera individual.
En caso de descarga del paquete, el sistema automáticamente los descargará en un archivo comprimido .ZIP que puedes descomprimir en tu dispositivo.
Paso 4
Para consultar facturas emitidas o recibidas, tienes dos opciones:
- En caso de que cuentes con tu factura impresa, puedes buscar mediante el Número de Folio Fiscal (UUID), que consta de 32 dígitos alfanuméricos. Por lo general, podrás encontrar estos números en la parte superior derecha de tu factura.
- En caso de no contar con la factura impresa, la segunda opción que tienes es acceder a tus facturas utilizando la fecha de emisión o de recibidas. Puedes buscarlas con una fecha o periodo específico. Si eliges esta opción, el sistema te mostrará los 500 registros más recientes que tenga (solo en caso de facturar en grandes cantidades), estarán organizados en orden descendiente y agrupados en páginas de 20 registros cada una.
Cualquiera que sea la opción que utilices para buscar, después tienes que dar clic en Buscar CFDI, la página desplegará los resultados que deseas, acompañados del ícono de descarga.
Este es un consejo que nos brinda la Licenciada en Administradora de Empresas Nayeli Robles sobre los elementos que debes tener en cuenta si vas a consultar facturas recibidas.
Al revisar las facturas que te han generado, asegúrate de que incluyan el complemento adecuado (como complemento de pago o de comercio exterior), y válida que el uso del CFDI y los impuestos estén correctamente aplicados.
Además, revisa que el uso del CFDI sea el adecuado para tus deducciones, confirma que la factura esté en estado “Vigente” en el SAT y que incluya el archivo XML.
Razones para consultar facturas recibidas
Mejor administración financiera
Tener un registro detallado de las facturas es esencial para la contabilidad y el control interno. Te ayuda a mantener un registro de tus ingresos y verificar el cobro de los bienes o servicios que proporcionas.
Cumplimiento del deber tributario
El SAT (Servicio de Administración Tributaria) exige que conserves los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) por 5 años. Buscar facturas emitidas te permite cumplir con esta obligación y proporcionar pruebas de tus ingresos.
Gestionar relaciones comerciales
El seguimiento de facturas emitidas es útil para llevar un registro de las transacciones con tus clientes. Puedes usar esta información para dar seguimiento a pagos pendientes y recordar acuerdos, entre otros.
Obtener informes financieros y planificación a futuro
Los datos sobre las facturas emitidas sirven para realizar análisis, como el seguimiento de ingresos a lo largo del tiempo, para identificar patrones de gastos o ingresos, y tomar decisiones empresariales basadas en datos concretos.
Además, puedes estimar ingresos futuros y tomar decisiones financieras informadas.
Hacer reclamos
Si vendes productos o servicios que están sujetos a garantías o devoluciones, las facturas emitidas sirven para procesar estos reclamos.
Preguntas Frecuentes
¿En dónde se puede consultar todas las facturas?
Todas las facturas emitidas y recibidas son guardadas en el sistema del SAT y puedes consultarlas ahí cuando lo necesites. Solo requieres de tu firma electrónica y es un proceso gratuito.
¿Por qué consultar facturas?
Si tienes la representación impresa de tu comprobante, pero no el formato XML, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas y recibidas puede servirte para consultar en caso de errores o aclaraciones.
Además, esta herramienta también es de utilidad para cumplir correctamente con tus obligaciones fiscales.
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