¿Quieres saber cómo hacer una factura? La respuesta la vamos a conocer en este práctico artículo.
No importa si eres un emprendedor, freelance o dueño de una pequeña empresa, aprender a realizar facturas correctamente te permitirá cumplir con tus obligaciones y mantener tus finanzas en orden.
Puntos claves que aprenderás en este artículo:
- Entre los pasos para emitir una factura están la recopilación de información importante del receptor, como la constancia de situación fiscal, los detalles de los productos o servicios vendidos, y lo más importante, definir formas y métodos de pago.
- Para la emisión de facturas es importante que primero es darse de alta ante el SAT, en donde te proporcionarán tu RFC, tu firma electrónica, además de contar con algún servicio de facturación.
- Tendrás las opciones de sacar las facturas, ya sea por medio del SAT en su plataforma en línea, descargar la aplicación gratuita del SAT móvil en tu celular o contratar un servicio de facturación electrónica.
- Las recomendaciones sobre este proceso son: mantener tus registros de facturas ordenadas, siempre cumplir con las normas fiscales, y utilizar sistemas que te ayuden con este procedimiento.
Pasos para Emitir una Factura
Preparación
Recopilación de Información Necesaria
Antes de que hagamos una factura, te recomendamos que tengas todos los datos necesarios para facturar.
Esto incluye:
- Los datos del cliente.
- Los detalles de los productos o servicios vendidos.
- La información fiscal correspondiente.
Creación de la Factura
Datos del receptor (Constancia de Situación Fiscal)
Como experiencia propia, te comento que el primer paso en la creación de una factura es obtener la Constancia de Situación Fiscal del receptor, es decir, tienes que pedírsela a tu cliente.
Este documento contiene información clave como:
- El RFC (Registro Federal de Contribuyentes).
- El domicilio fiscal.
- El régimen fiscal del cliente.
Detalle de los Productos o Servicios
En la factura, no debemos olvidarnos de escribir los detalles de cada producto o servicio vendido.
Esto incluye una descripción clara y precisa, así como el precio unitario y el total que tu cliente tiene que pagar. Estos datos puedes consultarlos en el catálogo del SAT.
Clave de unidad
Esto se refiere a la medida en la que se venden los productos o servicios, como piezas, kilogramos, horas, etc.
Esta clave debe ser precisa y conforme al catálogo del SAT.
Clave de productos o servicios
Ahora bien, cada producto o servicio debe estar identificado con una clave específica de acuerdo con el catálogo del SAT, y te recomendamos que lo revises dentro de su portal.
Esto nos ayudará a clasificar correctamente lo que estamos vendiendo.
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Usos de CFDI
En este punto, el CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) debe especificar el uso que le dará el receptor, y necesitas tener comunicación con tu cliente, y nos debe indicar el uso final que le dará a la factura.
Puede ser para deducir impuestos, comprobar gastos, entre otros.
Es importante que seleccionemos el uso correcto del CFDI.
Información adicional
No debemos olvidar de añadir cualquier otra información relevante como:
- Descuentos aplicados.
- Términos de pago.
- Notas adicionales que el cliente pueda necesitar.
Definir formas y métodos de Pagos
Este punto es muy importante, y es que definamos cómo se realizará el pago. Esto puede incluir métodos como:
- Transferencia bancaria.
- Tarjeta de crédito.
- Efectivo.
- Entre otros.
Asegurémonos de que todos los detalles estén claramente especificados en la factura para evitar malentendidos.
Como nota importante: no hay un monto mínimo para la factura, si nuestro cliente la requiere, debemos hacerla.
Requisitos para hacer Facturas electrónicas
Estar dado de alta en el SAT
Para que podamos emitir facturas, debemos estar registrados en el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Esto implica obtener un RFC y cumplir con las normativas fiscales.
RFC actualizado
Nuestro RFC debe estar actualizado y en regla. Asegurémonos de mantener nuestros datos fiscales al día para evitar problemas.
Tener tu firma electrónica vigente
La firma electrónica es esencial para que podamos emitir facturas electrónicas. Debemos asegurarnos de que esté vigente y funcional.
Contar con un sistema de facturación electrónica
Finalmente, necesitamos un sistema de facturación electrónica de paga que esté aprobado por el SAT.
Esto puede ser un software especializado o el sistema gratuito del SAT.
Consejo de un experto
Le pedimos ayuda a la C.P. Nayeli Cruz para que nos diera un consejo sobre la facturación, y esto fue lo que nos dijo:
“Es importante revisar minuciosamente cada factura antes de enviarla a nuestro cliente.
Debemos asegurarnos de que todos los campos obligatorios estén completos y que no haya errores tipográficos.
Una vez creada, enviamos una copia al cliente y guardamos otra para nuestra contabilidad.
La normativa fiscal nos dice que se requiere conservar las facturas electrónicas y sus respectivos XML por al menos cinco años.
Debemos utilizar siempre un sistema de archivo digital seguro y organizado para facilitar el acceso y la gestión de estos documentos.
Esto no solo nos ayudará en caso de auditorías, sino que también mejorará nuestro control financiero y fiscal”.
Opciones para realizar Facturas
Sistema gratuito del SAT
Este sistema nos ofrece un sistema gratuito para hacer facturas electrónicas y es ideal para pequeños negocios o para quienes estamos empezando.
Ventajas y Desventajas
- Ventajas: Es gratuito y fácil de usar, cumple con todas las normativas del SAT.
- Desventajas: Puede ser limitado en funcionalidades y no es ideal para negocios con gran volumen de facturación.
Factura SAT Móvil (Aplicación gratuita del SAT)
El SAT también nos ofrece una aplicación SAT móvil para emitir facturas, que podemos descargar en nuestro celular y podemos llevarlo a donde sea.
Ventajas y Desventajas
- Ventajas: Portabilidad, fácil acceso desde cualquier lugar, puedes consultar facturas recibidas y emitidas. Es ideal para negocios en movimiento.
- Desventajas: Puede tener limitaciones en funcionalidades comparado con un software especializado.
Sistemas de Facturación Electrónica
Hay otros sistemas de facturación electrónica en el mercado que están diseñados para ofrecernos otras funciones que nos ayudan con nuestras diferentes necesidades empresariales.
Estos sistemas son mucho más completos y eficientes. Los mejores son aquellos que trabajan en la nube, lo que permite facturar desde cualquier lugar y cuando uno desee.
Ventajas y Desventajas
Ventajas:
- Nos ofrece mayor funcionalidad.
- Integración con otros sistemas empresariales.
- Nos ofrece soporte técnico.
- Podemos realizar nuestras facturas CFDI 4.0 en minutos con el sistema que nos ayuda a hacerlo todo.
- Sistema 100% en línea. Podemos acceder desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
- Podemos ahorrar tiempo, nuestra información siempre está disponible en la nube.
- Nos ofrece asesoría gratuita para el uso del sistema.
Desventajas:
- Pueden tener un costo adicional en algunos casos.
- Se requiere capacitación para su uso.
Recomendaciones para la Correcta Emisión de Facturas
Mantener Registros Ordenados
Es fundamental que mantengamos todos los registros de nuestras facturas ordenados y accesibles. Esto nos facilitará la gestión de nuestro negocio y el cumplimiento de las normativas fiscales.
Cumplir con las Normativas Fiscales
Nos debemos de asegurar de cumplir con todas las normativas fiscales para evitar multas y sanciones.
Esto incluye que realicemos nuestras facturas correctamente, declarar ingresos y pagar impuestos.
Utilizar sistemas que Faciliten el Proceso
Utilicemos sistemas de facturación que faciliten y agilicen el proceso. Estos sistemas nos pueden ayudar a automatizar tareas y reducir errores.
Debemos recordar que hacer facturas es un proceso que requiere atención a los detalles y a los cumplimientos fiscales.
Esperamos que con esta práctica guía, puedas realizar de manera correcta y eficiente la emisión de tus facturas.
No te olvides de que el éxito y el buen manejo de tu negocio depende de ti.
Preguntas Frecuentes cómo hacer una factura electrónica
¿Qué se necesita para poder relizar facturas?
Necesitas:
- Estar registrado en el SAT.
- Tener tu RFC y firma electrónica vigentes.
- Contar con un sistema de facturación.
¿Qué tengo que hacer para poder hacer una factura?
Debes registrarte en el SAT, obtener tu RFC y firma electrónica, y utilizar un sistema de facturación autorizado para crear y enviar facturas.
¿Qué tipo de factura puedo emitir?
Puedes emitir diferentes tipos de facturas, como
- De ingresos.
- De egresos.
- De traslado.
- De nóminas.
La elección depende del tipo de transacción que estás documentando.
¿Qué opciones tengo para la emisión de una factura?
Puedes hacerlo por medio de 3 opciones:
- Sistema gratuito del SAT: desde su portal en línea
- Factura SAT Móvil (Aplicación gratuita del SAT): Descargar la aplicación en tu celular.
- Sistemas de Facturación Electrónica de paga: contratar un software especializado en facturación.
¿Cuál es el monto mínimo para poder facturar?
No hay un monto mínimo para hacer una factura. Cualquier transacción que requiera documentación fiscal debe ser facturada independientemente del monto.
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