Si alguna vez has emitido una factura con errores y no sabes cómo sustituir una factura en el SAT para corregirla, no te preocupes, vamos a conocer cómo es este proceso.
Iremos paso a paso para que aprendas cómo corregir esos detalles para evitar que afecten tu contabilidad y tus relaciones comerciales.
¡No dejes que una factura incorrecta te cause dolores de cabeza!
Puntos claves que aprenderás en este artículo:
- Verificar la factura original e identificar el error te ayudará a corregirlo de forma más eficaz
- El Tipo de Relación 04 del SAT se utiliza específicamente para la sustitución de facturas.
- Los errores más comunes por los cuales se puede sustituir una factura es por: Datos fiscales incorrectos del emisor o receptor. Errores en los montos o en los conceptos facturados. Fecha incorrecta de emisión. Errores en el RFC del cliente.
- Los elementos que necesitan para cambiar la factura son: Número de folio de la factura original, Fecha de emisión de la factura original, RFC del emisor y del receptor y lo más importante, los detalles específicos del error a corregir.
- Los tipos de facturas que se pueden sustituir son: Facturas originales, Facturas de crédito, Facturas de débito, Notas de crédito y débito.
- Las consecuencias que hay si no se sustituye una factura son: multas y sanciones por parte del SAT.
Qué debes tener en cuenta para sustituirla
Verificación de la factura original
Antes de iniciar el proceso de sustitución, es importante que verifiquemos la factura original.
Debemos asegurarnos de tener una copia de la factura que deseas sustituir y revisa todos los datos para identificar exactamente dónde está el error.
Identificación del error
Una vez que hayamos verificado la factura original, debemos identificar claramente el error.
Puede ser un dato incorrecto, un error en los montos, la fecha, el RFC del cliente, entre otros.
Pasos a seguir para saber como sustituir una factura en el SAT de forma más práctica
- Accedemos al portal del SAT: Iniciamos sesión con el RFC y contraseña correspondiente
- Vamos a la sección de facturación: Nos dirigimos a la sección de facturación, que se encuentra en el menú principal o en el apartado de servicios al contribuyente.
- Buscamos la factura que se va a sustituir: Ubicamos la opción para consultar facturas emitidas.
Aquí podremos ver todas las facturas que se han generado. Después buscamos la factura específica que necesitamos sustituir.
Podemos usar filtros como fecha de emisión, RFC del receptor, o el folio de la factura.
- Cancelamos la factura original: Seleccionamos la factura que queremos cancelar. Buscamos y seleccionamos la opción de cancelación.
Nota importante: En algunos sistemas, puede aparecer como «cancelar» o «solicitar cancelación«. Confirma la cancelación. Es posible que necesites una justificación, como «error en datos» o «factura duplicada».
- Emitimos una nueva factura: Con la factura original cancelada, ahora podemos emitir una nueva.
Ahora llenamos los datos de la nueva factura. Debemos asegurarnos de corregir los errores que tenía la factura original.
Revisamos dos veces toda la información antes de emitir la nueva factura electrónica.
- Relacionamos la nueva factura con la cancelada: Al llenar la nueva factura, buscamos la opción para relacionar CFDI.
Seleccionamos el tipo de relación adecuado, que normalmente será «Sustitución de los CFDI previos». Ingresamos el folio fiscal (UUID) de la factura cancelada.
- Guardamos y enviamos la nueva factura: Generamos y guardamos el archivo XML y PDF de la nueva factura. Enviamos la factura al cliente o receptor correspondiente.
Esto podemos hacerlo por correo electrónico o a través del propio sistema de facturación de paga.
Consejo de un Contador Profesional
C.P Pedro Hernández
Como profesional hay dos puntos muy importantes que recomiendo cuando realices este proceso
1. Conserva registros: Mantén un registro detallado de ambas facturas (la original y la sustituta) junto con la justificación de la sustitución. Esto es importante para tus archivos y en caso de una auditoría.
2. Comunicación con el Cliente: Informa a tu cliente sobre la cancelación de la factura anterior y la emisión de la nueva, proporcionando la nueva factura y explicando las correcciones realizadas.
Tipo de relación 04 del SAT
El Tipo de Relación 04 del SAT se utiliza específicamente para la sustitución de facturas.
Es la clave para cancelar una factura de una operación nominativa.
Si existen comprobantes que se relacionan con la factura que se va a cancelar, debemos señalar la clave “01” Comprobantes emitidos con errores con relación y manifestar el folio fiscal del comprobante que lo sustituye.
Este tipo de relación nos permite vincular la nueva factura con la que está siendo sustituida, garantizando así la claridad en los registros fiscales.
Es fundamental que entendamos y utilicemos correctamente este tipo de relación para evitar problemas futuros.
En qué casos se hace la sustitución de una factura
Errores Comunes en Facturas
Existen varios errores comunes que pueden requerir la sustitución de una factura, tales como:
- Datos fiscales incorrectos del emisor o receptor.
- Errores en los montos o en los conceptos facturados.
- Fecha incorrecta de emisión.
- Errores en el RFC del cliente.
Requisitos Legales
Para sustituir una factura, es necesario que cumplamos con ciertos requisitos legales.
Es importante que nos aseguremos de que la nueva factura cumpla con todas las normativas fiscales vigentes y que los datos corregidos sean precisos y verificables.
Elementos necesarios para hacer el proceso
Documentos Requeridos
Para iniciar el proceso de sustitución, necesitamos ciertos documentos y tener estos datos a mano:
- La factura original.
- La nueva factura con los datos corregidos.
- Documentos de respaldo que justifiquen el cambio, en caso de ser necesarios.
Listado de datos que se deben tener a mano
Es importante tener listos los siguientes datos:
- Número de folio de la factura original.
- Fecha de emisión de la factura original.
- RFC del emisor y del receptor.
- Detalles específicos del error a corregir.
Información Necesaria
Dependiendo del error identificado, los datos que debes corregir pueden incluir:
- Nombres y direcciones.
- Montos y conceptos facturados.
- Fechas y otros detalles fiscales.
Artículo de Interés:
- Cómo saber si una Factura está Cancelada ante el SAT
Tipos de Facturas que se Pueden Sustituir
Facturas Originales
Son las más comunes en los procesos de sustitución.
Estos CFDI iniciales suelen tener errores que necesitan ser corregidos para evitar problemas y cumplir correctamente con las obligaciones fiscales.
Facturas de Crédito
Estas facturas suelen tener términos y condiciones específicos que, si están incorrectos, deben ser corregidos a tiempo.
Facturas de Débito
Estas facturas se utilizan para ajustes en la contabilidad. Si contienen errores, es crucial sustituirlas para mantener la precisión en los registros financieros.
Notas de Crédito y Débito y su relación con la sustitución de facturas
Están directamente relacionadas con la sustitución de facturas. Las notas de crédito se utilizan para anular o reducir el valor de una factura, mientras que las notas de débito aumentan el valor.
Es importante manejar estas notas correctamente durante el proceso de sustitución para evitar inconsistencias.
Qué consecuencias hay si no se sustituye una Factura Correctamente
Sanciones y Multas
No sustituir una factura correctamente puede resultar en sanciones y multas.
Las autoridades fiscales imponen multas por errores no corregidos, lo cual puede afectar significativamente a tu negocio.
Multas aplicables por errores no corregidos
Las multas pueden variar según la gravedad del error y la demora en la corrección.
Es importante actuar rápidamente para minimizar el impacto financiero.
Impacto en la Contabilidad
Los errores no corregidos pueden tener un impacto negativo en la contabilidad de tu empresa.
Mantener registros precisos es de suma importancia para la gestión financiera y el cumplimiento de las normativas fiscales.
Tu software de contabilidad debe ayudarte a manejar este tipo de movimientos.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo se hace una sustitución de factura en el SAT?
Para sustituir una factura en el SAT, debemos cancelar la que tiene el error y emitir una nueva factura con los datos corregidos y relacionarla con la factura original utilizando el Tipo de Relación 04.
Luego, debes cancelar la factura original en el portal del SAT y mantener los registros de ambas facturas para futuras referencias.
¿Si ya fue emitida una factura, puedo modificarla?
No, una vez emitida una factura, no puedes modificarla directamente. En su lugar, debes seguir el proceso de sustitución: emitir una nueva factura y cancelar la original.
¿Cuánto tiempo tengo para sustituir una factura?
El tiempo para sustituir una factura puede variar, pero es recomendable hacerlo lo antes posible.
Las regulaciones fiscales pueden especificar plazos, así que revisa las normativas vigentes para asegurarte de cumplir con los tiempos establecidos.
¿Si la factura tiene documentos relacionados, tengo que cancelarlos también?
Sí, si una factura tiene documentos relacionados, estos también deben ser cancelados y reemplazados junto con la factura original.
Esto asegura que todos los registros sean consistentes y precisos, para evitar caer en evasión fiscal.
¿Qué se debe hacer para evitar errores en las facturas?
Para evitar errores en las facturas, sigue estos consejos:
- Verifica los datos antes de emitir la factura.
- Utiliza sistemas de facturación electrónica que minimicen errores humanos.
- Capacita a tu personal sobre la importancia de la precisión en la facturación.
- Realiza auditorías internas regularmente para detectar y corregir errores.
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