Vamos a conocer cómo aceptar la cancelación de una factura, los plazos que se tienen para hacerlo y lo que implica.
El proceso realmente no es complicado, yo o he realizado decenas de veces, pero es importante que lo conozcas a detalle para que no tengas ningún problema, ya sea con tus clientes o proveedores y cumplas con las normativas del SAT.
Puntos claves de este artículo:
- El proceso de cancelación de una factura, consiste en anularla siempre y cuando detectemos errores de operación.
- Este proceso lo podemos realizar mediante el SAT o por medio de nuestro sistema de facturación que estemos utilizando.
- Antes de cancelarla debemos verificar si no se encuentra pagada, si estamos en tiempo, si no la utilizaron para deducir, o incluso si no está en revisión por parte del SAT.
- Es importante que indiquemos claramente los motivos que justifican la cancelación antes de enviar una solicitud y hacerlo en el tiempo permitido.
En qué consiste la cancelación de una factura
Es un proceso mediante el cual se anula una factura previamente emitida, también se le conoce como revocación.
Este procedimiento lo podemos realizar si:
- Detectamos errores de operación en la factura original.
- Se sospecha de fraude o simulación fiscal.
- Cuando la transacción que se pretendía registrar no se llevó a cabo.
Al cancelar una factura, nos aseguramos de que los registros contables reflejen con precisión las transacciones reales de la empresa.
Es importante saber que tanto el emisor como el receptor de la factura pueden solicitar su cancelación, siempre y cuando ambas partes estén de acuerdo en hacerlo.
También ten presente que solo tenemos 3 intentos para cancelar la misma factura, si tenemos 3 rechazos por parte del receptor ya no se podrá cancelar.
Cómo se acepta una cancelación de factura
Regularmente cuando vamos a aceptar la cancelación, recibiremos una notificación en el buzón tributario. La mayoría de las veces, nos avisan nuestros clientes o proveedores que nos llegará esta notificación, ya que ellos solicitaron la cancelación.
En mi caso yo tengo como regla que siempre deben notificarme mis clientes o proveedores para que esté al tanto de los motivos de la cancelación.
Te recomiendo que establezcas procesos para realizar actividades de este tipo, es decir, si vas a emitir facturas constantes con alguna persona física o moral, previamente infórmale como es el proceso en el caso de errores en la factura y solicitudes de cancelación.
Esta técnica yo la he implementado y ha permitido que la comunicación sea mucho mejor, principalmente para evitar problemas al momento de cotejar operaciones.
Verificamos la solicitud de cancelación
Lo primero que debemos hacer es revisar cuidadosamente la solicitud de cancelación que hemos recibido y asegurarnos que coincida con lo que previamente debió notificarnos el cliente o proveedor.
Nos debemos asegurar de que corresponde a una transacción real y válida.
En mi caso siempre tengo un formato de control en el que escribo a detalle este tipo de situación, desde la fecha hasta los comentarios y acuerdo a que se llegó. Esto mismo es mucho más fácil cuando tienes un sistema de contabilidad electrónica que te permite establecer si la factura está cancelada o vigente.
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Debemos comunicarnos con el cliente o proveedor
Si tenemos alguna duda sobre la solicitud de cancelación, no debemos dudar en comunicarnos con el cliente o proveedor, para aclarar cualquier detalle.
Por increíble que parezca, hay muchas empresas que no ponen especial atención en este punto. Recuerda que siempre debes tener a la mano los datos de contacto de las personas responsables de emitir y gestionar todo lo relacionado con la facturación y pagos.
Revisamos la validez de la solicitud
Debemos verificar que la solicitud de cancelación cumpla con los requisitos y que los motivos proporcionados sean válido.
Para explicar el proceso, tomaremos como ejemplo el sistema gratuito del SAT.
En este sistema es fácil el proceso, pero muy limitante al momento de llevar un control. Yo le he utilizado con algunos clientes pequeños, pero te recomiendo que para evitar errores y mejorar tu proceso interno, utilices un programa de facturación de paga.
Debemos entrar con nuestra firma electrónica y dar clic en Consultar Solicitudes de Cancelación
Después seleccionaremos la solicitud de cancelación acorde a la factura y daremos clic en el botón que dice Aceptar Seleccionados.
En caso de que haya inconsistencias en la solicitud de cancelación, en ese caso debes dar clic en Rechazar Seleccionados y confirmar que se desea rechazar la solicitud.
Esto nos ayudará a mantener nuestros registros en orden.
Además, debemos de tomar en cuenta los parámetros establecidos por el SAT:
- “01” Comprobantes emitidos con errores con relación.
- “02” Comprobantes emitidos con errores sin relación.
- “03” No se llevó a cabo la operación.
- “04” Operación nominativa relacionada en una factura global o al público en general
Además de elegir uno de los motivos arriba, nuestro cliente debe realizar la solicitud dentro del plazo establecido por el SAT para cancelar facturas.
Confirmamos la aceptación de solicitud
Si todo está en orden, podemos confirmar la solicitud de cancelación a través del mismo portal donde recibimos la notificación, o incluso con algún documento formal.
Informamos sobre la cancelación
Una vez que hayamos aceptado la cancelación, debemos informar al emisor de la factura que su solicitud ha sido aprobada.
La Maestra en Fiscalización Contable, Nayeli Cruz nos recomienda lo siguiente:
“Debemos realizar una nota de crédito de forma interna para relacionarla con la factura cancelada, la cual debe contener los datos necesarios para reflejar el proceso que recién hemos realizado.
Esta nota de crédito es un documento que se utiliza en transacciones de compraventa, por ejemplo::
- Un descuento posterior a la emisión de la factura.
- Una anulación total.
- Un cobro de un gasto incurrido de más.
- La devolución de bienes.
Esto es con el fin de cerrar el ciclo de comunicación y formalizar nuestro proceso con nuestro cliente”.
Actualizar los registros contables
Debemos actualizar nuestros registros contables para reflejar la cancelación de la factura. Este paso es fundamental para que mantengamos la exactitud de nuestras cuentas. Tu sistema de contabilidad puede ayudarte a hacer esto fácilmente.
Si aún tienes dudas con respecto a este proceso, anexamos el siguiente video que te ayudará a entenderlo de forma más práctica cuando lo realices en el sistema gratuito del SAT:
Cuándo no se puede cancelar una factura
Existen ciertos casos en los que no se puede cancelar una factura:
- Si ya ha sido utilizada en alguna declaración de impuestos.
- Si ya ha sido pagada.
- Si ha sido sometida a revisión o auditoría por parte del SAT.
- Si han transcurrido más de tres días hábiles desde la emisión o recepción de la factura.
- Si el receptor de la factura no ha autorizado la cancelación, en los casos en que sea aplicable.
- Si la factura ha sido emitida por un tercero no autorizado.
Errores comunes al intentar cancelar facturas
Al intentar cancelar facturas, podemos cometer varios errores, y por eso es importante que:
- Evitemos proporcionar motivos incorrectos o incompletos para la cancelación.
- Debemos revisar adecuadamente la solicitud de cancelación, para evitar rechazos innecesarios.
- No debemos enviar la solicitud de cancelación sin justificante y fuera del tiempo permitido.
Ahora que sabes cómo aceptar una cancelación de una factura, te será menos complicado siguiendo los pasos que te proporcionamos.
Recuerda siempre verificar la validez de las solicitudes que recibas y así podrás manejar este proceso de manera eficiente y sin contratiempos.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo se debe lidiar con el rechazo de una solicitud de cancelación?
Si tu solicitud de cancelación es rechazada, lo primero que debes hacer es comunicarte con el receptor para entender las razones del rechazo. A partir de ahí, puedes corregir cualquier error en la solicitud original y volver a intentarlo.
Es importante mantener una buena comunicación durante este proceso.
¿Cómo se acepta o rechaza una solicitud?
Para aceptar o rechazar una solicitud de cancelación, debes ingresar al portal del SAT o al sistema de facturación correspondiente, revisar la solicitud, y seguir los pasos indicados para confirmar o rechazar tu decisión.
¿Cómo evitar o reducir las solicitudes de cancelación de facturas?
Para evitar o reducir las solicitudes de cancelación de facturas, es importante revisar cuidadosamente cada factura antes de emitirla. Asegúrate de que todos los datos de facturación sean correctos y que la transacción sea válida.
Incluso puedes enviar una pre-factura a tus clientes para que puedan revisar si los datos son correctos o si se requiere de alguna corrección para poder emitir la factura correctamente.
Recuerda que mantener una comunicación clara y efectiva con tus clientes también puede ayudar a prevenir errores y malentendidos.
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