Cancelar una factura no pagada puede ser necesario por diversas razones, pero estas deben ser aceptadas por el SAT.
Para la suerte de todos, el proceso de como cancelar una factura si no te la pagan es bastante sencillo y puede realizarse de manera online.
Te explicaremos cómo hacerlo y cuáles son motivos aceptables para cancelar, así como los plazos y consecuencias de no hacerlo correctamente.
Qué implica la cancelación de una factura
La cancelación de un CFDI es un proceso que pueden realizar quienes emiten comprobantes fiscales, únicamente cuando existe una razón válida para hacerlo, como algún error en los comprobantes o no se ha pagado.
La autoridad fiscal (SAT), permite que tanto personas físicas como morales lleven a cabo la cancelación de una factura bajo ciertas circunstancias que la ley específica.
En algunos casos, es necesario obtener la autorización del receptor para poder proceder con la cancelación, pero en un caso de adeudo se puede cancelar sin autorización.
Motivos por los que se Cancelan facturas
Para cancelar un Comprobante Fiscal, el contribuyente debe justificar ante la autoridad tributaria que existe un motivo válido de cancelación de la factura. En la nueva versión de facturación electrónica, el CFDI 4.0, las razones permitidas son las siguientes:
| Clave del motivo | Descripción | Casos aplicados |
| 01 | Errores con relación | Errores en la clave del producto, en el valor unitario, en descuento u otro dato o en casos en que se requiere reexpedición o renovación. |
| 02 | Errores sin relación | Errores en la clave del producto, en el valor unitario, en descuento u otro dato, cuando no es necesario relacionar con otro CFDI. |
| 03 | No se llevó a cabo la operación | Se emitió un CFDI por una operación que no se concretó. |
| 04 | Operación nominativa, relacionada en una factura global | Cuando se incluye una venta en la factura global para público en general y después un cliente solicita su comprobante individual. |
Condiciones y reglas
La emisión de la factura 4.0 entró en vigor en México desde el 1 de enero de 2022 y es la única versión que se permite desde el 1 de abril de 2023, con excepciones en casos como el Comprobante de Nómina, y que es obligatorio desde el 1 de julio de 2023.
Y de acuerdo con el Esquema de Cancelaciones de CFDI de la nueva versión, las consideraciones son las siguientes:
- Los comprobantes sólo pueden cancelarse dentro del mismo año fiscal en el que fueron emitidos, debido a las nuevas validaciones que fueron implementadas.
- Desde el año 2022, es obligatorio indicar cuál es el motivo de cancelación del comprobante.
- Al elegir el motivo de cancelación con la clave 01 “Comprobante emitido con errores con relación”, se debe vincular el folio fiscal del comprobante que sustituye al cancelado.
Multas por cancelar facturas
Así es, existen multas, pero solo si cancelas comprobantes fuera del ejercicio fiscal en el que fueron emitidos, o bien si presentan errores y no se cancelaron, se aplicará una multa que va del 5% al 10% del valor de cada comprobante.
Un buen sistema de contabilidad te evitará muchos de estos problemas, pues el proceso es más sencillo y directo.
Proceso de cancelación
Los emisores deben presentar la solicitud de cancelación de la factura mediante el Portal del SAT o a través de los servicios de un proveedor de certificación, en caso de que el CFDI se haya emitido por ese medio.
Al hacer la cancelación, es necesario especificar el motivo utilizando las claves que te mostré anteriormente en la tabla, aquí te los muestro con un poco más de detalles:
01 Comprobante emitido con errores con relación
La clave de cancelación 01, la cual indica que el comprobante contiene errores con relación y se utiliza cuando existen equivocaciones en datos como:
- La clave del producto
- El valor unitario
- El descuento o cualquier otro dato
Es importante recordar que es necesario reemplazarlo con una nueva factura y en este caso, se debe indicar el folio fiscal del comprobante que lo sustituye.
02 Comprobante emitido con errores sin relación
Los errores sin relación ocurren cuando los comprobantes emitidos contienen equivocaciones en:
- La clave del producto
- El valor unitario
- El descuento u otros datos
Pero estos no necesitan ser reemplazados y en estos casos, se utiliza el motivo de cancelación 02.
03 No se llevó a cabo la operación
El motivo de cancelación 03 se tiene que utilizar cuando se emitió el CFDI 4.0, pero la operación no se llevó a cabo. Por ejemplo, en el caso principal de este artículo, es cuando el cliente no realizó el pago.
04 Operación nominativa relacionada en una factura global
El motivo de cancelación 04 se aplica cuando una venta se incluye en la factura global de operaciones con el público en general, pero luego el cliente pide una factura a su nombre, es decir, un CFDI individual.
Esto hace necesario cancelar la factura global para reemitirla y crear la factura nominativa.
En resumen, si vas a realizar la sustitución del comprobante, entonces tienes que indicar la clave “01” para Comprobantes emitidos con errores con relación, así como proporcionar el folio fiscal del comprobante que lo reemplaza.
En los casos en donde es necesaria la aprobación para cancelar una factura, el receptor recibe un mensaje en su Buzón Tributario informándole sobre la solicitud de cancelación.
Del día en que el receptor recibe el mensaje, este tiene un plazo de tres días hábiles para aceptar o rechazar la cancelación a través del Portal del SAT o de un proveedor de certificación.
Si no hay una respuesta de por medio, se interpretará como una aceptación y la factura será cancelada y en el caso donde la solicitud de cancelación no requiera la aprobación del receptor, la factura se cancelará de inmediato.
Plazos para anular una factura
La cancelación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet debe realizarse a más tardar el 31 de enero del año siguiente a su emisión, de acuerdo con las leyes tributarias de México.
Por esto, el plazo para anular la factura varía y depende de la fecha en que se emitió el comprobante.
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Tipos de cancelación de facturas
CFDI No Cancelable
El CFDI No Cancelable es aquel que tiene al menos un documento relacionado activo, con excepción de los que se marquen como motivo de anulación «comprobante emitido con errores con relación».
CFDI Cancelable
Por otro lado, el CFDI Cancelable es el que se puede anular. Pero es crucial que se verifique si se trata de una factura que requiere aceptación o una que no la necesita.
CFDI Cancelable Sin Aceptación
El CFDI Cancelable Sin Aceptación, no necesita que se informe al contribuyente receptor. Cuando se solicita la cancelación y se especifica el motivo, el CFDI se cancela de forma automática.
CFDI Cancelable Con Aceptación
Por otro lado, el CFDI Cancelable Con Aceptación requiere que se notifique al contribuyente receptor.
Al solicitar la cancelación por medio del SAT e indicar el motivo, el sistema envía un mensaje al receptor informándole que hay una solicitud de cancelación. A partir de ahí, el receptor puede aceptar o rechazar la solicitud.
Preguntas frecuentes Cómo cancelar una factura si no te la pagan
¿Cuáles son los errores más frecuentes en la factura?
- En ocasiones, al emitir un CFDI de nómina, el RFC del trabajador no coincide con su registro en IMSS debido a que se registró con un nombre incompleto, con abreviaturas, entre otros errores. En este caso, un sistema para timbrar nómina evita muchos de estos casos.
- Una novedad de la facturación 4.0 es el atributo “Objeto de impuesto”, conocido como “ObjetImp”. Este atributo se utiliza para indicar si la operación comercial está sujeta o no al impuesto y en ocasiones no se indica de manera correcta.
¿Qué se considera una práctica indebida?
- No confirmar el Régimen Fiscal del receptor: quienes emiten CFDI deben asegurarse de que los regímenes fiscales sean los correctos para el uso que tendrá el comprobante. Por ejemplo, si se desea emitir un CFDI a una persona física con régimen 605, correspondiente a Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios, y se selecciona el Uso de CFDI G03 “Gastos en general”, la emisión fallará.
- No validar los datos del receptor del CFDI de nómina: los datos del receptor deben coincidir con los del RFC, tal como están registrados. De lo contrario, la factura no se timbrará. Para evitar esto, las empresas suelen normalmente piden Situación Fiscal del trabajador para realizar la validación.
Si por algo, es necesario hacer modificaciones al RFC por tener un domicilio fiscal erróneo, deberá gestionar el trámite, ya sea en línea, con su e.firma, o de manera presencial en las oficinas del SAT.
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