Mis 9 Consejos Para Administrar Una Empresa Sin Estresarte

Ya sea que sea una nueva empresa o una compañía trasnacional, la responsabilidad de dirigirlas puede ser agobiante para los administrador o empresario, pero siempre hay soluciones para aligerar la carga.

Seguramente has tenido esos días en que el trabajo te supera y no sabes ¿cómo? o ¿cuándo terminarás estos momentos son verdaderos detonadores de estrés y vivir constantemente así puede traer serios problemas de salud como: dolores constantes de cabeza, insomnio, pérdida de cabello, etc.

Si no quieres tener más días de estos entonces  debes aplicar mis 9 consejos, te aseguro que te sorprenderás de su eficacia.

¿Cómo administrar una empresa sin estresarte?

1. Crea un espacio de cómodo en tu oficina

Muchos piensan que el espacio en el que trabaja no influye en el estado anímico de las personas, pero está comprobado que los colores, el aire, el sonido, la luz e incluso las posturas para trabajar influyen directamente en la productividad.

Durante varios años he trabajado como Administradora en diversas empresas, y en este tiempo he aprendido varias cosas, una de las más importantes es que contar con los muebles para oficina adecuados puede hacer la diferencia.

Tener una  silla y un escritorio que ayude a estar cómodo y mejorar la postura puede ser el complemento ideal de la decoración y estilo que hacen agradable una oficina.

No lo olvides, tu oficina es tu segundo hogar, así que tener un espacio recreativo también puede ser un gran aliado para tener tus momentos de relajación.

En la siguiente imagen te menciono 5 puntos que deben tener las oficinas modernas para mejorar la productividad. ¿Tu oficina cumple con estos  5 puntos?

2. Invierte en Software y Tecnología

La administración de las empresas no tiene que ser una pesada carga, sobretodo hoy que existen aliados que permiten optimizar en tiempo y forma el control contable, logístico y administrativo.

Ejemplo: Si en el área de almacén llevan aún el control de productos en documentos impresos, esto implica mucho más trabajo y presión, así que lo mejor es adquirir un escáner de código de barra que genere de forma automática la información de inventario.

Hay tendencias que revolucionan el trabajo en las empresas y entre ellas están las herramientas digitales, las cuales permiten en reducir el trabajo y estrés que implican las largas jornadas en la oficina.

Aquí te dejo algunos ejemplos:

1. ASPEL COI

 Software que da soluciones administrativas. Automatiza los procesos y favorece el análisis de información financiera.

• Permite mantener contabilidad al día mediante la automatización en el registro contable.
• En el momento que necesites podrás tener reportes que el sistema ofrece automáticamente como el Balance General, Estado de Resultados, entre otros.
• Controla los gastos, ingresos y presupuestos, en diferentes monedas, permitiendo también el control de los recursos.

2. FACTURA-E

Es un sistema de facturación electrónica en línea que ofrece varias soluciones para la generación, emisión, control y resguardo de todo lo relacionado a la facturación electrónica para Empresas y Negocios.

• Permite activar inmediatamente el servicio y empezar a facturar en línea en menos de 2 minutos.
• La interfaz de su sistema es amigable y está diseñada para facilitar la facturación en cualquier lugar y en cualquier momento.
• Cuenta con atractivos paquetes de facturación electrónica autorizados por el SAT
• Te ayudará a capturar y emitir la información de un CFDI en sólo segundos.
• Tienes la seguridad de respaldar tu información cuando la requieras.
• Permite contabilizar de forma simple y ágil tus asientos contables con todo y su factura.
• Este sistema se complementa con el ADD (Archivo De Documentos Digitales), herramienta que permite incluir los XML de manera fácil y sencilla a las pólizas.

3. MICROSIP

Es un sistema contable que te permite llevar de forma simple y ágil tus asientos contables con todo y su factura. Este sistema se complementa con el ADD (Archivo De Documentos Digitales), herramienta que permite incluir los XML de manera fácil y sencilla a las pólizas.

• Cumple con todos los requerimientos del SAT.
• Registra movimientos contables de manera rápida y con una interface amigable.

3. Prioriza y organiza tus actividades

¿Te has sentido agobiado por tanto trabajo?, si la respuesta es sí, seguramente te interesa este punto.

Todo administrador tiene varias actividades que realizar y la clave para cumplir con cada una de ellas es la organización.

Tal vez suene trillado, pero te sorprenderán los resultados de tener perfectamente ordenada tu agenda diaria, para lograrlo puedes recurrir desde las herramientas clásica como la agenda de escritorio, hasta aplicaciones móviles que ofrecen un sinfín de complementos que te ayudarán a aprovechar el tiempo de trabajo.

Aquí te dejo tres Apps que son muy utilizadas:

Evernote: Podrás anotar todas tus ideas y tareas pendientes a través de texto, imágenes, audios, capturas de pantalla… Incluso dispone de extensiones de Google Chrome para que puedas agendar tus lecturas online, tus favoritos en redes sociales.

Todoist: Lista de Tareas: Te permite anotar cualquier tarea o idea que se te pase por la cabeza. Guarda tu lista de tareas en la nube. También  podrás organizarte usando fechas de plazo, plazos recurrentes, subtareas, prioridades, subproyectos y codificación por colores.

UpTo: Si te gusta lo más clásico esta es una buena aplicación, está diseñada para presentar nuestros eventos en dos planos: el primero es una agenda convencional, el segundo nos permite organizar nuestras citas y compromisos en función de nuestra localización o por actividades.

4. Realiza una buena planeación de financiera

Hablar de planificación financiera  siempre resulta indispensable en todos los aspectos, así que no podía escaparse este consejo.

Cuando un administrador hace un buen plan financiero su negocio es más eficiente, porque teniendo claro el capital con el que se cuenta, podrá establecer las estrategias necesarias para un buen control de gastos y así tener solvencia económica que permita a la empresa permanecer y crecer en el mercado.

Al mencionar capital, ingresos y egresos, estamos ante el obligatorio tema de la contabilidad, y más ahora que ya se debe cumplir con la contabilidad electrónica, actividad que llega a ser  un tema preocupante para todo administrador.

Aquí te dejo una presentación donde te explico cómo hacer una planeación financiera estratégica, estoy segura que te será de gran utilidad

5.- Establece jornadas de trabajo razonables

Las largas jornadas laborales en la oficina son uno de los principales detonantes del estrés.

Sé que muchos administradores tienen tantas actividades que en ocasiones les es imposible que cumplan con una jornada establecida, sin embargo, debes considerar que requieres cumplir con un estimado de horas extras para no excederte.

Recuerda, exigirse de mas es dañino para la salud y no descansar adecuadamente es contraproducente ya que el rendimiento en tu trabajo disminuirá. Al final todo ello se acumula y termina generado altos niveles de estrés.

6.- Asegurate de ser un excelente líder

Ser el administrador de una empresa implica grandes responsabilidades, retos y toma de decisiones importantes; esto no lo podrías lograr si no fueras un buen líder en tu trabajo.

Evita fracasar como administrador y autoanalizate acerca de lo que te está faltando para convertirte en un buen líder.

Estos son algunos puntos que debes considerar.

• Conocimiento: Debes saber sobre los temas que rodean a tu empresa para que tus aportaciones y orientaciones a tu personal sean completas para evitar problemas de comunicación y doble dirección de información.

• Realista: Debes reconocer todos los recursos con los que la empresa cuenta actualmente para lograr una mejor administración y explotación de los mismos.

• Visión: Todo buen líder debe de tener la capacidad de anticiparse a las necesidades y cambios que requiere a nivel de recursos humanos, estrategias de negocio, producción, etcétera.

• Motivación: Estarás capacitado para prestar atención a las necesidades y los deseos de los recursos humanos para incitar cambios y lograr mejor control a nivel individual y grupal.

• Adaptabilidad: Es necesario adaptarse a las nuevas tendencias y cambios a nivel laboral que permitan el desarrollo del personal y de la empresa.

• Social y trabajo en equipo: El buen líder debe tener la capacidad de empatía con los empleados puesto que es quien interactúa e intercambia experiencias entre los grupos de trabajo.

• Guiar: Apoya a las personas a desarrollar sus tareas para que tengan mayor éxito y administración de tiempo.

• Asumir riesgos: El líder apoya al personal para asumir riesgos financieros, es decir, una forma distinta de llevarse a acabo una actividad o incluso cuando se trata de inversiones de capital.

7. Selecciona bien el recurso humano

Contar con un equipo de trabajo talentoso y que sepa cumplir con las responsabilidades del área administrativa es vital. Si quieres ahorrarte problemas elegir a tus colaboradores más cercanos es fundamental.

Es increíble lo fácil que resulta el trabajo cuando sabes que las personas son capaces de cumplir con las responsabilidades que delegas,  si quieres disfrutar de estas ventaja te recomiendo que te asegures que tu personal es el ideal para cada puesto.

Una estrategia que me ha funcionado bien es acudir a empresas reclutadoras de personal, ellos son expertos en identificar a profesionales que se desempeñan sin problemas en las empresas.

Otra buena opción es recurrir a empresas de  outsoursing, estas compañías  prestan diversos servicios relacionados al personal, desde Servicio de Maquila de Nómina hasta reclutamiento y selección. Este tipo de servicios pueden ayudarte a aligerar la carga de trabajo y optimizar los procesos administrativos de la organización.

8. Capacitarte

Como administradores no tenemos el conocimiento de todas las áreas o temas relacionados con nuestra empresa, por ello es importante capacitarte constantemente, esto te dará seguridad y un sentimiento de mayor control de la organización.

Existen organizaciones empresariales que imparten talleres, cursos y diplomados que te ayudarán a ser más eficiente en tu trabajo.  Puedes acudir a cámaras de comercio, universidades e incluso cursos en línea.

[Tweet «Sin capacitación de personal, no hay producción»].

Por último te daré el consejo que más te ayudará.

9. Respira 5 minutos y relájate

El que seas el administrador de la empresa no significa que no puedas tomar un tiempo para relajarte, cualquier actividad será una distracción, como:  videojuegos, leer un libro, revisar tus redes sociales,  recostarte por un rato, etc.

Puedes elegir la actividad que desees, solo asegúrate de  poner tu mente en blanco o al menos olvidarte por unos minutos de las actividades laborales.

En lo personal te recomiendo que elijas alguna actividad que implique actividad física, esto también te ayudará a mejorar tu salud y administrar tu empresa sin estresarte

Aquí te dejo este video con algunos ejercicios que puedes hacer en tu espacio de trabajo: