A lo largo de la historia humana nos hemos esforzado por intentar que el tiempo pase más lento, que no se nos vaya entre los dedos es la gran preocupación, pero esto por mucho esfuerzo que se haga simplemente es absurdo, el día dura 24 horas y eso no podrá cambiar por muy temprano que te levantes o muy tarde que te duermas.
Generalmente usamos unas 8 horas en dormir, lo cual es sumamente necesario para el cuerpo descanse y recargue la batería, sobre todo después de todos los asuntos de la empresa que atendemos durante jornadas muy largas y sumamente exigidas.
No darte esas horas de sueño a largo plazo se traduce en problemas serios de salud que lejos de hacerte productivo, te harán cada vez más y más ineficiente, así que piénsalo dos veces antes de desvelarte atendiendo los asuntos “interminables de la empresa”.
Tampoco el punto es cerrarnos a la idea de trabajar algunas horas extras en algún momento, trabajar horas adicionales puede ser muy necesario para la empresa frente a una emergencia o un gran proyecto y es importante tener disposición para llevar a cabo dicho esfuerzo extra, pero hacerlo todos los días es evidencia de mala organización personal, corporativa y un foco rojo que tanto trabajadores como administradores deberán considerar como de suma prioridad atender.
Es por eso que te proporcionaré algunas técnicas para administrar el tiempo que todo administrador debería conocer para optimizar al máximo su tiempo y convertirlo en beneficios tangibles para tu organización.
1. Analiza la Forma en la que Inviertes tu Tiempo
Es sorprendente la cantidad de actividades con las que saturamos nuestro día y aún más sorprendente es cuántas de esas actividades son irrelevantes e incluso innecesarias.
Lo más increíble de todo es que no logramos ser conscientes de ello, pues muchas de esas actividades las realizamos como parte de una rutina y no como algo necesario para la empresa.
Un consejo importante para una buena administración de tu negocio y para no ser un mal gerente debes poder identificar cuáles son las cosas importantes y cuáles no lo son, necesitamos primero ser conscientes de ellas y esto se logra llevando un registro. Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma que suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe brevemente las actividades que realizaste en la pasada media hora y una vez que tengas los registros, examínalos, como te lo mostramos en la siguiente imagen.
Esto con seguridad responderá las siguientes preguntas:
- ¿Cómo se relacionan tus objetivos empresariales con las actividades en las que inviertes el tiempo?
- ¿Estás atendiendo cosas relevantes y prioritarias?
- ¿Atiendes primero lo urgente antes que lo necesario?
A primera vista esto suena algo tedioso y que incluso te hará perder más tiempo, pero una vez que seas consciente de ellas, será más fácil reducirlas o incluso eliminarlas por completo de tu rutina diaria y todo en pro de la verdadera productividad empresarial.
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2. Planifica tu Jornada Diaria
Recuerda que la definición de una buena agenda de trabajo te permitirá priorizar con certeza y avanzar en los temas realmente importantes.
Tal vez realizar esta lista te tome algunos minutos que crees innecesarios gastar en planificar, pero está comprobado y es un principio fundamental de la planificación del tiempo, que toda hora que se usa en planificar eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados, serás capaz de anticipar reuniones difíciles o identificar nuevas tácticas para mejorar tu desempeño.
Planificar tu Día Jamás Significará una Pérdida de Tiempo
3. Clasifica las Actividades por Categorías
Clasificar las actividades similares te permitirá eliminar la duplicidad de labores y reducir las interrupciones a un mínimo.
Por ejemplo: Si una de tus actividades es la de archivar documentos, ten una bandeja donde ir colocando dichos documentos y especifica en tu agenda una hora para archivar (puede ser al final del día) así te evitarás estar yendo y viniendo al archivo restándole tiempo valioso a otras actividades.
4. Aprovecha las Bondades de la Tecnología
Negarse a evolucionar es una desventaja en la época moderna, hoy existen diversas herramientas digitales que pueden ayudarte para tener una mejor la gestión administrativa y ahorrar tiempo.
Estas son algunas herramientas que pueden ser muy útiles para optimizar tus horas laborales:
- CRM (Customer Relationship Management): Son sistemas que te permiten gestionar estrategia de negocios centradas en el cliente. Al elegir uno hay que considerar la capacidad para tener datos de clientes potenciales, la gestión del flujo de efectivo, planificación de estrategias y la capacidad dar seguimiento constante a los prospectos.
- Programa de Facturación Electrónica: En el mundo de los negocios cada minuto cuenta, por ello contar con un sistema óptimo para la facturación es vital, entre sus características debes considerara que tenga activación inmediata, que sea fácil de usar, además de rápida, eficiente y que tenga buenas medidas de seguridad.
- Jerarquización de Tareas: Tener aplicaciones que te permitan crear listas de tareas y jerarquizar la importancia de cada una de ellas es un punto importante, además se debe tener la facilidad de delegar tareas, esto es fundamental para aquellos administradores que trabajan en proyectos colaborativos.
5. Visualiza Constantemente tus Actividades
Te recomendamos mantener a la vista la agenda del día pues eso facilita el administrar correctamente el tiempo y te da un apoyo visual constante de tus objetivos y de tu avance, esto te mantendrá motivado y enfocado.
Tener perfectamente segmentado tu tiempo te dará la sensación de control. Aunque depende mucho de la personalidad y gustos de cada persona, el tener un registro de fácil acceso, ya sea en papel, tablet o teléfono, permite verificar constantemente tus actividades y el tiempo que destinas a cada una de ellas.
6. Atiende Prioridades
Es fácil perderse en un mar de pendientes y detalles que hay por atender y pareciera que las horas de toda una vida no serán suficientes para llevar a cabo todo.
Para evitar este problema el gran truco es priorizar, pero ¿qué es priorizar?.
Básicamente es clasificar tus actividades asignándoles un valor respecto a su importancia y/o urgencia, así te aseguras que las tareas más importantes no quedarán sin resolver, pero sin dejar de visualizar aquellas que aunque no son tan urgentes, las cuales puedes atender más tarde o en el mejor de los casos delegarlas.
Responder estas preguntas sin duda te ayudará a priorizar eficazmente tus actividades y administrar mejor tú tiempo:
- ¿Qué problemas o tareas debo enfrentar hoy a como dé lugar?
- De ellas, ¿cuáles son las más difíciles? (Comienza por ellas)
- ¿Cuáles se pueden reprogramar?
- ¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona?
- ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?
7. No te Olvides de la Persona más Importante
Muchas veces, en especial cuando tenemos grandes proyectos en puerta, tendemos a olvidarnos de los demás y lo que es peor, de nosotros mismos.
Sin embargo, para ser altamente productivos requerimos de un adecuado balance entre cuerpo y mente.
Realiza actividades que te ayuden a relajar, puedes caminar por algunos minutos, sal a tomar un poco de aire fresco a la mitad de tu jornada laboral o disfruta por un momento de tu música favorita
Llegando a casa toma un baño caliente y aliméntate de manera adecuada, sobre todo comparte momentos de calidad con tu familia o con algunos amigos.
Es muy importante respetar al máximo el tiempo que te dedicas a ti mismo y a los tuyos, si te es posible apaga por ese momento todos tus dispositivos electrónicos y enfócate en lo que en ese momento es prioritario: tú y los que amas.
Sin esto, todas las técnicas para administrar el tiempo realmente no tienen importancia.
Esto le dará un descanso a tu cabeza y sin duda te ayudará a regresar con mejor ánimo y con una mayor creatividad a esa empresa que tanto necesita de ti.
Para aprender más acerca de la buena administración de la empresa te invitamos a que veas el siguiente video:
Fuente: Factura-e