Guía Básica Para Hacer Un Presupuesto Efectivo

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budgetEl presupuesto se constituye en una herramienta indispensable si quieres mantener sanas las finanzas de tu empresa, por eso no puedes perderte este artículo donde te explico cómo hacer un presupuesto efectivo.

Para elaborar un presupuesto, es muy importante conocer bien en qué consiste y cómo funciona, para desarrollarlo de forma adecuada, así que para empezar comencemos por definir qué es un presupuesto.

¿Qué es un Presupuesto?

Un presupuesto es un plan de operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. También sirve para que los proyectos sean hechos junto a los asesores requeridos, buscando  siempre nuevas alternativas.

Un aspecto importante es que son muy útiles a la hora de medir el riesgo y disminuirlos. Permiten a su vez revisar las tácticas y políticas tomadas por las empresas.

Aquí te dejo un video que seguramente encontraras muy útil

 

 

Beneficios y limitaciones de hacer un presupuesto

Se puede encontrar cuatro  grandes beneficios al planear y hacer presupuestos:

Sin embargo, aunque hacer presupuestos ayuda a manejar una empresa, eso no es todo. Tiene  limitaciones también, porque están basados en estimaciones, en proyecciones, y si no se hacen bien, no se obtiene ningún resultado que traiga beneficios.

No hay que dejar de lado que los presupuestos deben estarse  adaptando y actualizando constantemente, o podríamos caer en el peligro de echar por la borda todo el trabajo realizado.

 

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Principales características de un presupuesto

Un presupuesto debe de cumplir con varios elementos, la características de estos deben estar bien delimitadas y especificadas para que el plan de trabajo de buenos resultados y permita tener un orden y control.

  • Debe ser Integrador. Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global.

Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.

  • Ayuda a coordinar. Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía.

En términos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias.

  • Especifica las Operaciones: Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como el control de los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.
  • Planificación de Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya:
  1. Presupuesto de Efectivo.
  2. Presupuesto de adiciones de activos.

Dentro de un periodo futuro determinado.

Recomendaciones para realizar un presupuesto

Para tener un mejor control y administración de la empresa te recomiendo que sigas los siguientes consejos, estos puntos debes tenerlos en cuenta al momento de realizar tu presupuesto.

  • Presupuesto de ventas y gastos (no sólo de gastos).
  • Trabajar con grandes líneas o epígrafes: no es útil abrir excesivas líneas como, por ejemplo, una por cada factura o tipo de gasto.
  • Pensemos siempre en la utilidad del presupuesto (toma de decisiones)
  • Para cada línea buscar indicadores o ratios que permitan proyectar y entender mejor el importe correspondiente.

PresupuestosFinancieros

Pasos para crear un presupuesto básico

Reúne todos tus estados financieros

Esto incluye estados de cuenta bancarios, de inversión, planillas de servicios como luz, agua, gas, etc., y cualquier otra información relacionada al origen de tus ingresos y gastos.

Con toda ésta información podrás determinar un promedio mensual tanto de ingresos como de gastos, y es el monto que usarás como referencia en tu presupuesto.

Este esquema puedes aplicarlo a diversos aspectos, en la imagen de abajo te muestro un ejemplo:

Encadenamiento Presupuestario

Registra cada una de tus fuentes de ingreso

Si el ingreso depende únicamente de tus ventas, sólo tendrás que registrar tu ingreso neto. Pero si además se reciben ingresos de otras fuentes no olvides registrarlos.

Haz una lista de los gastos mensuales

Esta parte tiene mucho que ver con la forma cómo distribuyes los ingresos. Detalla todos los gastos que piensas hacer en el transcurso de un mes.

Esto incluye el pago de salarios de trabajadores, renta de oficina o local, financiamientos, pago a proveedores, todo lo que te representa un egreso monetario.

Identifica los gastos fijos y variables

Los gastos fijos son aquellos que se hacen cada mes, y cuyos montos son casi siempre los mismos, además que son parte necesaria de la vida cotidiana.

Estos gastos por lo general son esenciales y es poco probable que cambien en el presupuesto.

Los gastos variables son aquellos que cambian de un mes a otro. Esta categoría va a ser muy importante en el momento de hacer ajustes, por su naturaleza variable.

Totaliza tus ingresos y gastos mensuales

Si el total en la columna de ingresos es superior al de los gastos, vas por muy buen camino. Esto quiere decir que el excedente puede ser utilizado para dar prioridad a otras áreas del presupuesto como incrementar el ahorro o aumentar el pago de deudas para eliminarlas más rápido.

Si por el contrario, los gastos son superiores a los ingresos, significa que necesitarás hacer varios ajustes.

Ingresos y Egresos

Ajusta los gastos

Si has identificado y registrado todos los gastos con exactitud, tu objetivo final será que el total de tus ingresos sea mayor o igual al total de tus gastos.

Esto significa que no se está gastando más allá de las posibilidades, y que por lo tanto se tiene capacidad de ahorro e inversión.

Si por el contrario, te encuentras en una situación en que los gastos sobrepasan a los ingresos, entonces debes revisar los gastos variables para identificar áreas que puedes recortar. Tampoco sería mala idea buscar formas de aumentar los ingresos.

Conclusión

La elaboración de un presupuesto que examine las prioridades de la organización y utilice esto para producir un presupuesto exacto y balanceado, le ayudaría a tener control de las finanzas de la organización, y ayudará a orientar la labor

Un presupuesto racional permitirá un reporte exacto y administrar mejor el capital de la empresa. Esto mejorará su reputación en la comunidad mostrando una organización responsable que paga sus cuentas a tiempo y tiene un cuidadoso seguimiento de su dinero.

Al final hacer un presupuesto efectivo hará su vida más fácil y menos estresante dándole claras directrices acerca de lo que se puede gastar y cuándo.

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Acerca del Autor

¡Hola! Soy Zazet, Estudie Administración de Empresas en la FCA de la UNAM, actualmente me desempeño como redactora. Me encanta investigar y escribir sobre temas que ayuden a las personas; sustentabilidad, medioambiente, estilo de vida y finanzas personales.

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