Este certificado es un candado de protección para emitir facturas electrónicas, ya que nos ayuda a prevenir la falsificación o la manipulación de nuestros datos.
Este documento es emitido por el SAT, no solo es importante para garantizar que nuestros comprobantes fiscales sean reales, sino que también defiende nuestras transacciones contra un posible fraude.
Vamos a conocer qué es el Certificado de Sello Digital, para qué sirve y cómo se utiliza para emitir tus facturas de forma más segura.
Te comento que realmente no es muy difícil tramitarlo, solo debes tener tus documentos actualizados y seguir los pasos.
Puntos clave que aprenderemos en el artículo:
- Se le conoce como CSD (Certificado de Sello Digital) al documento digital que nos ayuda a tener nuestra información fiscal protegida y con validez ante el SAT.
- Tanto personas físicas como morales pueden realizar el trámite sin mayor problema o restricción.
- Para tramitarlo, necesitamos tener en orden nuestra documentación, contar con nuestra e.firma que esté activa y vigente, además tendremos que descargar un archivo con terminación (*.sdg) que es facilitado por el SAT y agendar una cita para hacerlo ya sea de forma presencial o en línea.
- Tener un CSD nos brinda mayor seguridad y tranquilidad en nuestras transacciones, principalmente al usar un sistema de facturación electrónica.
- El certificado digital tiene una duración de 4 años, por lo que debemos de estar pendientes para renovarlo.
Definición del Certificado de Sello Digital
Básicamente, el CSD es un documento electrónico emitido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México.
Este certificado nos permite firmar digitalmente documentos fiscales, como nuestras facturas electrónicas (CFDI), asegurándonos de que la información contenida en ellos sea auténtica y no haya sido alterada.
Experiencia Personal
Yo tramité mi certificado de forma digital. La verdad es que el proceso no es complicado, pero sí algo laborioso, ya que debes descargar un programa del SAT y seguir todos los pasos que te indican.
Para ello te aconsejo que si vas a hacer el trámite en línea, veas un video donde te guíen paso a paso (en Factura-e tenemos uno, más adelante podrás verlo).
Un punto importante es que este trámite debes hacerlo con tiempo, ya que si tienes urgencia de facturar, te llevarás una decepción, porque una vez hecho este proceso, el SAT tarda hasta 72 horas en autorizar y generar el CSD.
En mi caso solo fue día y medio, así que verifica constantemente para ver si tienes la suerte de que estén listos antes de las 72 horas límite.
Diferencias entre el certificado de sello digital SAT y de la e.firma
El CSD:
- Está diseñado específicamente para emitir facturas electrónica, consultar CFDI y otros trámites fiscales en México.
- Su principal función es garantizar la integridad de los documentos fiscales y que estos sean auténticos.
- Si no tenemos la e.firma, no podemos hacer el trámite del CSD.
- Ofrece mayor seguridad en los movimientos digitales ya que nuestra información se encuentra más protegida por llaves de encriptación.
El sello digital tiene 3 elementos que lo diferencian:
- Certificado de seguridad o llave pública, que es un archivo con extensión: .cer
- Llave privada, con un archivo de extensión: .key
- Contraseña de la llave privada, una clave que podemos asignar por nosotros mismos como contribuyentes.
La e.firma:
- Está diseñada para identificar al emisor como el autor legítimo.
- Sirve para realizar trámites fiscales por internet y en otras dependencias del Gobierno dentro del país.
- Ofrece seguridad en las transacciones digitales.
Tipos de Certificados de Sello Digital
Ahora, pasemos a conocer los 2 diferentes tipos de CSD de acuerdo al tipo de contribuyente:
Para personas físicas
Este certificado es emitido a personas que necesitan emitir facturas electrónicas y comprobar sus ingresos.
Es una herramienta importante para trabajadores independientes o freelancers que deben cumplir con sus obligaciones fiscales.
Para personas morales
Las personas morales tales como empresas y organizaciones, también requieren un CSD para sus operaciones fiscales.
Este certificado permite a las empresas emitir facturas electrónicas y otros documentos fiscales de manera segura y legal.
Articulos de Interes
- Qué Datos se Necesitan Para Facturar. Guía completa
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- Cómo Aceptar la Cancelación de una Factura
Proceso de Obtención del Certificado de Sello Digital
El proceso para que obtengamos un CSD implica seguir los siguientes pasos:
Requisitos previos
Documentos necesarios
Si estamos empezando con este trámite, debemos tener lo siguiente:
- e.firma (antes conocida como FIEL) activa
- Un archivo con terminación (*.sdg) que es generado por medio del SAT.
- Un archivo de clave privada.
Registro ante el SAT
Además, es necesario que estemos registrados ante el SAT y estar al corriente en el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Pasos para solicitar el certificado
Tenemos dos formas para realizar este proceso, ya sea de forma presencial o en línea.
Procedimiento en línea
Para solicitarlo en línea, nosotros como contribuyentes debemos acceder al portal del SAT, ingresar nuestros datos y cargar los archivos requeridos.
Pasos para realizarlo en línea:
- Entremos en la aplicación Certifica (antes SOLCEDI) de la página del SAT.
- Debemos tener un sistema operativo: Windows y Linux: java 1.7 / Mac OS X: java JRE 1.7
- Generamos la solicitud de certificado de sello digital.
- Debemos tener nuestra e.firma vigente.
- Se obtendrán 2 archivos: el primero con extensión .sdg que se enviará como solicitud al SAT; el segundo es la clave Privada de su sello digital, con extensión .key
- Enviamos la solicitud de sellos digitales y recuperamos ahí mismo los certificados.
- Requerimos nuestra Contraseña (antes CIEC) o e.firma para realizar el envío.
- Obtendremos el archivo del Certificado de Sello Digital:
- El Certificado Público tendrá la extensión .cer
Este proceso se hace de manera rápida y sencilla. Aquí te dejo una guía paso a paso:
Procedimiento presencial
En caso contrario, si deseamos hacer el trámite de forma presencial, lo que debemos hacer es agendar una cita en línea y llevarla impresa para que nos puedan atender.
En la oficina del SAT que nos hayan asignado al generar la cita nos enviaran con un asesor que ayudará a generar los CSD.
Es indispensable que para este proceso llevemos la Firma Eléctrica y consideres que el proceso de aprobación de los Sellos puede tardar hasta 72 horas.
Tiempos de emisión y validación
Una vez que hayamos completado la solicitud, el SAT tarda generalmente entre 1 y 3 días hábiles en emitir el certificado.
Es muy importante que validemos el certificado una vez que lo hayamos recibido para asegurarnos de que funcione correctamente.
Uso del Certificado de Sello Digital en la Facturación Electrónica.
Este certificado lo podemos utilizar para firmar digitalmente nuestras facturas, nos brinda seguridad, ya que, podemos confirmar que nuestros datos no hayan sido alterados desde su emisión.
Esto nos proporciona la certeza tanto para nosotros como emisores y para nuestros receptores, que son nuestros clientes quienes reciben la factura.
Si decidimos contratar a un proveedor de servicios de facturación electrónica, es indispensable contar con el certificado para que podamos generar nuestros CFDI (Facturas Electrónicas) de forma correcta y segura.
Beneficios del uso del certificado de sello digital en la facturación electrónica
El uso del CSD nos ofrece beneficios, tales como:
- Mayor seguridad en las transacciones.
- Mayor eficiencia en la gestión de documentos fiscales.
- Certeza de validez de los documentos expedidos
Debemos mencionar que para los grandes corporativos el certificado les ayuda a gestionar grandes volúmenes de facturación de forma más eficiente.
La ventaja que les ofrece a este tipo de contribuyentes es que pueden decidir por tener un solo sello para toda su operación (matriz y sucursales) o realizar el trámite por cada una de ellas.
Seguridad y Mantenimiento del Certificado de Sello Digital
Medidas de seguridad para proteger el certificado
- Almacenamiento seguro: El archivo del CSD y la clave privada lo debemos almacenar en un lugar seguro, preferiblemente en dispositivos cifrados con acceso restringido.
- Protección contra el robo de identidad: Es importante que protejamos este sello contra el robo de identidad, evitando compartirlo con personas no autorizadas y usando contraseñas fuertes.
Renovación y revocación del certificado
- Proceso de renovación: El CSD tiene una vigencia de 4 años a partir de la fecha en que se realiza el trámite . Es importante que lo renovemos antes de que expire para evitar interrupciones en nuestra facturación.
- Circunstancias y procedimiento para la revocación: En caso de que lo hayamos perdido o que nos lo hayan robado, es necesario que revoquemos el CSD inmediatamente y solicitar uno nuevo para garantizar la seguridad de nuestras transacciones.
Consejos de experto
Estos consejos nos los brinda Nayeli Robles. Administradora de Empresas y experta en el área de gestión financiera:
Hay tres aspectos muy importantes que en la práctica que debes considerar con tu CSD
- Guárdalos en un lugar seguro y genera respaldo. Te aconsejo que generes al menos tres copias de tu certificado y las resguardes en lugares seguros, desde una USB, hasta un documento en la nube al que solo tú tengas acceso.
- Verifica su vigencia y programa su renovación. Al ser documentos que tienen vigencia de varios años, es común que se olvide la fecha de renovación, por ello es importante que verifiques la fecha de renovación y prográmala al menos un mes antes.
- Utiliza sistemas de facturación seguros. Los sistemas de facturación de paga, requieren los sellos para emitir facturas, así que asegúrate que el sistema que uses tenga todos los elementos necesarios para proteger tu información.
Preguntas frecuentes:
¿Qué es un certificado de Sello Digital?
Es un documento electrónico que permite firmar digitalmente documentos fiscales como las facturas (CFDI), y que nos asegura la autenticidad de la información, y además nos brinda seguridad en nuestros datos.
¿Cómo se obtiene el certificado?
El certificado se obtiene a través del SAT, cumpliendo con los requisitos y siguiendo el proceso de solicitud detallado, ya sea de forma presencial o en línea.
¿Cómo saber si ya lo tengo?
Para verificar si ya lo tienes, puedes revisar tu cuenta en el portal del SAT o consultar con un contador.
¿Qué tengo que hacer para obtenerlo?
Para obtener un CSD, necesitas:
- Una e.firma activa y vigente.
- Estar registrado en el SAT.
- Seguir con el proceso de solicitud, ya sea en línea o presencial.
¿Cuántos certificados de Sello Digital puedo tener?
Los contribuyentes pueden obtener un Certificado de Sello Digital para toda su facturación o si lo creen necesario, pueden generar uno por cada una de sus sucursales o establecimientos que tengan.
Si deseas conocer más a detalle de este punto puedes consultar esta página del SAT.
