Qué es la Carta Porte y Cómo Funciona

Si mueves productos por carretera, tren, mar o aire dentro de México, la Carta Porte es un documento que no puedes pasar por alto. 

No hacer este complemento, llenarlo mal o no actualizarlo a tiempo puede traerte multas, retenciones y hasta problemas legales. 

Pero no te preocupes, aquí te explicamos, de forma clara y sencilla, qué es la Carta Porte, por qué es tan importante y qué debes hacer para cumplir con lo que pide el SAT sin errores ni estrés. 

En qué consiste el complemento carta porte

La Carta Porte se incluye como complemento dentro de la factura electrónica o CFDI. Este documento sirve para validar la transportación legal y posesión de mercancías para viajes realizados en territorio nacional. 

Este complemento se implementó en 1993 dentro de la Ley de Caminos, Puentes y Autotransporte Federal. 

El Dato: A partir de enero del 2022, El SAT pide la utilización de la carta porte de forma obligatoria en las facturas digitales (empresas o personas que transportan mercancía).

Para qué sirve

Este documento es utilizado por el SAT  como una herramienta para identificar que el transporte de mercancías dentro del territorio nacional sea  lícito y legal (transporte terrestre, marítimo, ferroviario y aéreo).  

La carta porte ayuda a mejorar el rastreo de los productos que se transportan en México, incrementando su validez en el cobro de impuestos. 

Dentro de este documento digital se incluyen  datos personales del transportista, de los productos y de la empresa o persona que recibe la mercancía. 

Es obligatorio utilizar este documento

Como te mencioné anteriormente, a principios del 2022 se volvió obligatorio que todas las empresas o personas físicas que transportaran cualquier tipo de producto en México deben presentar su factura con complemento carta porte.

Quiénes deben presentarlo

A continuación te muestro la lista principal de los contribuyentes que deben presentar la carta porte dentro de su factura digital: 

• Emisor: Empresa proveedor o persona responsable de entregar la mercancía ya sea al transportista o de manera directa a los clientes. 
• Transportista: Empresa o persona encargada de transportar los bienes o productos de un lugar a otro.
• Receptor: Cliente o persona que recibe la mercancía. 

Cabe mencionar que el receptor se encarga de emitir la CFDI con carta porte, el transportista solo debe presentar este documento en el transcurso de su viaje y el receptor se queda una copia especialmente en entregas formales donde se requiere seguir ciertas normativas. 

Qué se necesita para llenar la carta porte

Como te mencioné anteriormente en los elementos principales de dicho documento, para su llenado es necesario contar con la información fiscal tanto del emisor, transportista o persona que recibe la mercancía. 

Principalmente  me refiero a datos como el RFC y razón social del emisor, RFC y razón social del receptor y datos detallados de la mercancía (unidad de medida, peso, embalaje, etc.).

Emisión de CFDI con complemento carta porte

Existen 2 tipos de CFDIs relacionadas al complemento “carta porte”: 

CFDI de Ingreso 

Es el comprobante fiscal que emiten los contribuyentes que se dedican a ofrecer servicios de transporte de bienes o mercancías, ya sea por medio de vehículos propios o de renta y así obtengan ingresos por esta actividad.

CFDI de traslado  

En este caso hablamos de  las empresas o contribuyentes que son dueños de los bienes o mercancías trasladados y también de los medios de transporte que utilizan para cumplir con su trayecto, pero sin obtener algún ingreso.

Es importante que el sistema de facturación permita hacer el complemento de carta porte de manera sencilla.

Pasos para hacer el Complemento de Carta Porte

Para hacer la Carta Porte, lo mejor es ocupar un sistema de Facturación profesional. Así el proceso es más rápido y tienes más recursos en casos de necesitarlos.

En el siguiente video te mostramos como puedes hacer tu Carta Porte en cuestión de minutos con el sistema de factura-a: 

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Cómo evitar los errores al hacerla

Si cometes errores podrías tener problemas con las autoridades, multas o retrasos en tus entregas. 

Aquí te contamos los errores más comunes y cómo evitarlos:

1. Falta información: Muchas veces se olvidan datos como la dirección de salida y destino, placas del vehículo o el permiso del chofer. Revisa que todo esté completo antes de enviar el documento.

2. Confundir el tipo de transporte: Hay una parte donde debes decir si tú haces el envío con tus propios vehículos o si contrataste a alguien más. Si te equivocas aquí, puede que el documento no sea válido. Asegúrate de saber quién transporta la mercancía.

3. Poner mal lo que estás enviando: A veces se escribe mal el nombre del producto o se usa una clave incorrecta. Verifica bien lo que estás transportando y elige la opción correcta.

4. Usar datos viejos o incorrectos: Si usas información desactualizada, como claves que ya no sirven, el documento puede ser rechazado. Usa un sistema que esté al día.

5. No conocer bien cómo se llena: Muchas personas cometen errores porque no saben cómo se hace correctamente. Es buena idea capacitar al personal o pedir ayuda.

Llenar bien la Carta Porte te evitará muchos problemas. Usa un sistema de facturación confiable y busca ayuda si tienes dudas. Más vale prevenir que corregir después.

Retos a los que se enfrentan los transportistas con el uso de la carta porte

Después de que en 2022 se volviera obligatorio el uso de este documento, especialmente para transportistas o empresas que envían mercancía, te hablaré de los desafíos a los que se enfrentan este tipo de contribuyentes con el uso de la carta porte:

Multas monetarias

Los transportistas que no lleven consigo una Carta Porte durante el transcurso de su viaje o la presenten con datos erróneos, serán acreedores a una multa o sanción impuesta por el SAT (para la empresa transportista y empresa que envía la mercancía).

Las multas tienen costos superiores desde los $760 pesos, hasta los $14 mil 710 pesos. En casos mayores, el SAT se ve en la obligación de retener la mercancía.  

Complejidad en la entrega de documentación 

Las empresas que transportan su mercancía por primera vez llegan a tener ciertas dudas sobre el llenado de la carta porte, ya sea porque hay problemas con el intercambio de información con el transportista o no tienen conocimiento de los lineamientos que establece el SAT. 

Con el cambio de la versión 2.0 a 3.0, te sugiero consultar el instructivo que te proporciona el SAT, en donde viene información detallada sobre los catálogos del complemento, instrucciones de acuerdo al tipo de transporte y algunas preguntas frecuentes.

Actualizaciones constantes relacionadas a la tecnología

A medida que la industria del transporte se va actualizando, los transportistas se enfrentan a diferentes cambios digitales, constantemente se implementan nuevas plataformas o sistemas electrónicos para la gestión de la carta porte. 

Recuerda que este documento se adiciona en los CFDIs , los cuales se emiten desde el portal del SAT o en el sistema que tengas contratado con un proveedor de facturación. 

Beneficios de utilizar la carta porte

• El documento válida y legaliza la estancia de tus bienes o mercancías durante su traslado (territorio nacional). 
• Sirve como herramienta para identificar el origen y el lugar de llegada de la mercancía que se transporta.
• Dentro de la carta porte vienen reflejados los montos retenidos de IVA, enlazados bajo el concepto de servicios de autotransporte. 
• Encuentras información completa de la mercancía que se transporta ( origen, punto medio, destino, propietario, operadores, arrendatarios, etc).
• El SAT utiliza este documento para reforzar el comercio formal y reducir el transporte de mercancía ilegal. 

Elementos que se incluyen dentro de la carta porte

Después de ingresar los datos principales en tu CFDI, deberás ingresar la siguiente información relacionada con el complemento de carta porte:

• Especificar entrada o salida de mercancía.
• Describir el tipo de transporte (ferroviario, marítimo, aéreo, autotransporte).
• Agregar el total de distancia recorrida. 
• Seleccionar el tipo de ubicación (origen o destino).
• RFC del emisor.
• Registro de residencia fiscal. 
• Fecha y hora de salida (trayecto).
• Distancia recorrida (KM).
• Domicilio de la empresa que envía o recibe la mercancía (calle, colonia, localidad, referencia, municipio, estado, país, código postal. 
• Añadir datos sobre la mercancía (peso bruto total, unidad de peso, número total de mercancías, tipo de operación, bienes transportados, descripción, clave de unidad, dimensiones, descripción del embalaje, peso en KG y tipo de materia).
• Tipo de documento aduanero y número. 
• Identificador vehicular (configuración, peso bruto, placa vehículo, año, modelo, número de póliza.

Recomendaciones a seguir antes de llenar una carta porte

De acuerdo a mi experiencia utilizando el CFDI con complemento carta porte, te ofrezco una serie de sugerencias que espero te sirvan a la hora de llenar este documento por primera vez:

Busca asesoría profesional sobre qué es la carta porte

En mi caso el apoyo de mi proveedor de facturación me sirvió mucho, ellos me brindaron asesoría desde un principio y me resultó más sencillo emitir el CFDI de esta forma.

Aquí te dejo una comparativa que te será de mucha utilidad para que veas las ventajas de usar un sistema de paga: 

Apóyate de nuevos softwares o sistemas tecnológicos

De igual manera, el uso de softwares o sistemas de facturación son una gran herramienta a la hora de emitir tus comprobantes fiscales con complemento carta porte. 

Asegúrate que este tipo de sistemas sean compatibles con los requerimientos que pide el SAT en cuanto al llenado de este tipo de documentos. 

Capacítate constantemente 

Invierte en la capacitación regular de tu equipo sobre los cambios y actualizaciones en la normativa relacionada con la Carta Porte. Esto asegura que todos los procesos se realicen de acuerdo con las últimas regulaciones.

Se especificó con los datos que agregas

Cerciórate de que toda la información que te pide Porte sea descriptiva  y concisa a la vez,  especialmente en datos relacionados con el tipo de transporte, mercancías o el lugar de origen y destino. 

Se ordena con la información que presentes y evita sanciones o retrasos que perjudiquen temporalmente a tu empresa o negocio. 

Mantén contacto con tus clientes o proveedores

Pienso que la comunicación es la base del éxito, por lo tanto, estar siempre en contacto con las personas que recibirán o te entregarán la mercancía será un punto clave para obtener toda la información que se necesita a la hora de llenar la carta porte. 

Aviso legal

Este artículo fue elaborado con base en las leyes, reglas y disposiciones fiscales vigentes para el llenado del complemento Carta Porte, aplicables al 2025. 

Cualquier modificación posterior por parte del SAT o autoridades competentes podría cambiar algunos de los criterios aquí mencionados. Se recomienda consultar fuentes oficiales o asesorarse con un especialista en cumplimiento fiscal para mantenerse actualizado.

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