Durante los últimos años debido a la complicada situación económica, el nuevo sistema de facturación electrónica y el aumento de la competencia, las empresas se han visto forzadas a buscar formas de reducir costos.
Lo ideal es comenzar observando de cerca los gastos operativos que son los que se relacionan al funcionamiento de un negocio, o de un equipo, es decir, son los costos de rutina de gestión de una empresa.
Por esta razón controlar y disminuir estos costos en una empresa no es una tarea fácil ya que regularmente son gastos corrientes y necesarios, sin embargo existen algunas estrategias que han sido usadas por los más experimentados emprendedores logrando que su negocio sea más rentable.
Para poder entender de lo que se está hablando, dividiremos los costos en dos grandes grupos:
- Costos Fijos: Son los que se realizan cada mes, por ejemplo el pago de alquiler del local.
- Costos Variables: Se refiere a aquellos que por lo regular no son estables, por ejemplo el pago de servicios públicos.
El siguiente esquema nos muestra cómo dividimos los costos totales en variables y fijos:
La reducción de gastos tiene como objetivo final maximizar recursos y lograr mayor eficiencia en una empresa, es uno de los factores básicos que no debes de olvidar al iniciar una empresa. A continuación enlistamos los primeros pasos para iniciar este proceso:
- Ubica los costos de operación y ten en cuenta que al reducirlos tu empresa tendrá un beneficio inmediato.
- Define tus necesidades; creando una lista sobre lo que requiere tú negocio y cuáles son las áreas que consideras tiene gastos de más y recopila la información, en la actualidad existen muchas herramientas gratuitas que te ayudarán a tener una mejor administración y control sobre tus gastos.
- Observa el mercado, recuerda que debes satisfacerlo y probablemente existan cosas que puedas mejorar desde el interior de tu empresa hacia afuera.
- Es importante que antes de realizar un proceso de maximización de recursos conozcas en qué consiste cada gasto, esto lo podrás saber apoyándote del responsable de cada una de las áreas que intervienen en la operación para justificar y describir el beneficio de los egresos. Las siguientes preguntas te pueden servir de ayuda:
- ¿En qué se invierte el dinero?
- ¿Cuál es el objetivo que se busca?
- ¿Cómo se beneficia la empresa?
Una vez que se tiene esta información se pueden comenzar a implementar las siguientes estrategias:
7 Consejos que te Ayudarán a Reducir Costos
1. Contar con un Presupuesto
El presupuesto es la hoja de ruta para una gestión adecuada del negocio, pues sirve para controlar los costos y como punto de partida para analizar resultados futuros así como para cambiar de rumbo si es necesario.
Con el presupuesto se podrán tomar decisiones más claras sobre el camino de la empresa, lo que se verá reflejado en su buen funcionamiento.
No olvides en ese presupuesto incluir el pago de los impuestos, y de esta forma evitar costosas multas, ahorrándole mucho dinero a la empresa.
2. Renegociación con Proveedores
¿Te has preguntado hace cuánto tiempo no intentas renegociar tus tarifas? Esta opción podría reducir costos, así que concreta una reunión con tus proveedores e intenta con algunas de estas opciones:
- Generar Argumentos Objetivos: Lo más viable es que te apoyes en argumentos coherentes que justifiquen tu necesidad de reducir costes. Puede ser la pérdida de un mercado, bajadas de ventas, necesidad de ofrecer precios más bajos a tus clientes.
- Facilita los Servicios de tu Proveedor: Seguramente hay algo que puedes hacer para evitar que tu proveedor tenga que invertir tantos recursos en ti. A veces puede bastar con utilizar una comunicación más efectiva, con un interlocutor único y plantillas de comunicación que reduzcan el tiempo de procesado en los pedidos.
- Promete un Futuro Mejor: Finalmente podrías ofrecer a tu proveedor la posibilidad de recuperar las antiguas tarifas una vez que se supere la crisis y tus ventas vuelvan a su cauce, o garantizarle que su bajada de tarifas aumentará tus ventas y terminará provocando un mayor volumen de pedidos hacia tu proveedor, lo que reflejaría un costo beneficio para él.
3. Aumentar el Rendimiento de tu Personal
No es necesario hacer un recorte de personal, las empresas pueden crecer al mismo tiempo que realizan ajustes. Es muy común, que la mayoría de los directivos de las Pymes lo primero que piensan a la hora de reducir sus costos es eliminar personal que «creen» no agregan valor, lo que es una idea muy errónea.
Recuerda que, mientras más motivado esté tú personal, más productivo será.
En el caso de tener colaboradores que no hacen bien su trabajo lo más recomendable es contratar más personal para completar todas las tareas que podrían ser realizadas por uno solo si fuera el adecuado.
Contrata personal idóneo para cada puesto y ofrece recompensas para motivarlos, seguro que esto traerá mayor productividad misma que se verá reflejada en las ganancias.
4. Abastecer tu Negocio solo con lo Necesario
En este paso se debe ser muy minucioso y analítico, para poder encontrar el suministro exacto de materiales o materia prima que se necesitan y así no desperdiciarlo.
Por ejemplo en un negocio que se dedica a la preparación de pizzas, se deben observar los registros de compras de la semana pasada, del mes pasado y del año pasado para decidir cuánto de masa comprar para cada día de la semana con el objetivo de que no te falte ni sobre demasiado, los inventarios son una herramienta perfecta para esta actividad.
Evita malos proveedores de facturación que pueden costarte mucho en tiempo y dinero.
5. Usa Social Media como Forma de Ahorro
En los últimos años las redes sociales se han convertido en una buena forma de recortar costos. Aunque hay que aclarar que no aplica para todos los negocios; con ellas se puede llegar a suplir servicios que encarecen nuestra actividad tales como:
- Atención al Cliente: Podemos habilitar un mostrador de atención al cliente a través de Facebook, Twitter o foros de consulta. Con estos medios podremos ser más ágiles y ahorrar tiempo a la hora de resolver incidencias con nuestros clientes.
- Estudios de Mercado: Gracias a las redes sociales podemos crear pequeñas encuestas de opinión para conocer en tiempo real qué piensan nuestros consumidores de las novedades que vamos a lanzar o bien de los productos que ya tengamos en el mercado.
- Selección de Personal: Recurriendo a LinkedIn a través de un videocurriculum, podremos llevar a cabo nuestras selecciones de personal sin necesidad de intermediarios, con posibilidad de publicar ofertas y de acceder a los currículums de los aspirantes, de una manera más económica y sencilla.
Sin embargo, no olvides que las redes sociales solo son un medio para llevar a tus clientes hacia tu página web, donde generalmente se realiza la venta. Si aún no tienes tu página web (o ya la tienes pero no estás satisfecho con su desempeño), entonces vista esta recomendación de los mejores proveedores de hosting en México.
6. Atrévete al “Hazlo tú Mismo”
Detente a pensar en cuántos de los servicios que externalizas podrías asumir directamente. Hoy en día, gracias a las nuevas tecnologías tenemos la posibilidad de realizar de manera interna multitud de tareas.
Recuerda que existen infinidad de herramientas y sistemas que internet nos facilita de los cuales puedes apoyarte y disminuir considerables gastos en tu organización.
Un ejemplo de ello son los nuevos programas para factura electrónica, que te permiten llevar a su vez cuentas por pagar, por cobrar, realizar reporte de ingresos, caja chica y muchas operaciones más que no sólo te ayudarán a tener una buena administración del negocio o empresa, sino que ayudará a tener una cobranza efectiva y menores gastos, por lo tanto, más dinero.
7. Empieza de Nuevo
Posiblemente estás pensando que no hay nada en tu empresa en lo que puedas recortar gastos. Sin embargo, piensa que a veces, por costumbre, damos por seguros e imprescindibles algunos costos o servicios que quizás no sean tan necesarios en este momento para tu empresa.
Trata de olvidar todo lo aprendido y vuelve a construir tu empresa desde el principio. Pregúntate con cada proceso y con cada gasto ¿Es esto realmente necesario?, ¿Podría hacerse de otra forma más económica?, ¿Qué beneficio aporta a la empresa?.
Ahora que si con estos trucos no es suficiente para reducir costos , la siguiente fotografía te mostrará otros tips que seguramente te ayudaran a mejorar los resultados de tu empresa:
Fuente: Factura-e