Si tu empresa aún no tiene un ERP, estás en sería desventaja respecto al resto de la competencia y en un más que probable estancamiento, pero, no te preocupes, aún no está todo perdido.
Sigue leyendo para aprender más sobre cómo un ERP Mejora la Gestión de las Empresas.
Evalúa y analiza las necesidades de tu negocio
Antes de iniciar un proceso de implantación de un ERP, es fundamental detenerse a evaluar los requisitos específicos de la empresa.
Este paso suele pasarse por alto, pero es fundamental para garantizar que el sistema ERP se adapte completamente a las necesidades de la empresa y nos proporcione los beneficios esperados.
Para empezar, hay que identificar las áreas que preocupan en tu empresa, como pueden ser las tareas manuales, los datos aislados o la escasa visión de las actividades cotidianas.
Conversa con las partes interesadas de los distintos departamentos, conoce sus problemas de flujo de efectivo, de trabajo y preguntales qué esperan del nuevo sistema.
A continuación, lleva a cabo una evaluación exhaustiva de las operaciones de la empresa, como por ejemplo las ventas, las compras, el control de existencias, las finanzas o la gestión de personal.
En este punto es importante tener en cuenta aspectos como la capacidad de ampliación, la portabilidad y la compatibilidad con los sistemas actuales de los que disponemos.
Esta evaluación te ayudará a determinar tus necesidades de ERP y a desarrollar un plan preciso de ejecución.
Si nos tomamos el tiempo para evaluar y examinar nuestros requisitos, el camino para una integración productiva del ERP estará casi allanado, de modo que podremos aumentar la eficacia y mejorar la toma de decisiones.
Elige la mejor opción, considerando tus necesidades
Una vez analizados a fondo los requisitos de la empresa, se puede elegir el software ERP adecuado.
Esta elección decisiva requiere una evaluación exhaustiva de las distintas posibilidades para asegurarse de que encaja a la perfección. Para seleccionar un sistema ERP, hay que tener en cuenta sus características, su capacidad de crecimiento y su adaptabilidad.
Una buena solución es buscar un ERP que funcione de manera modular, de este modo solo tendremos que integrar aquellos módulos que nos resulten necesarios y podamos combinar sistemas actuales con aplicaciones de terceros.
Además, un software ERP que cuente con otras características, como puede ser el ERP con facturación de Holded que nos da dos soluciones en uno: simplificar la contabilidad y facturación a la vez que tenemos todo ya integrado en el ERP.
También es crucial evaluar la capacidad de innovar, la seguridad y la conformidad del proveedor.
Para evaluar tanto la funcionalidad del sistema como la comunicación del proveedor, podemos solicitar demos, ejemplos de trabajos anteriores o contactos de clientes para contar con comentarios de primera mano.
No debemos dejar nada al azar, ya que, del mismo modo que una selección adecuada puede afectar de manera sustancial la eficiencia de nuestra empresa, elegir el software equivocado puede causar el efecto inverso.
Planifica y capacita para utilizar el ERP
El éxito en la incorporación de un ERP se basa en una planificación detallada y una formación rigurosa.
Antes de entrar de lleno en los aspectos técnicos del software, como vimos previamente, es esencial evaluar los procesos empresariales actuales e identificar las áreas específicas que se verán afectadas por el sistema ERP.
Una vez llevada a cabo la recopilación y análisis de la empresa y seleccionado el software, hay que centrarse en la formación del equipo que utilizará el sistema ERP.
Para ello, es fundamental desarrollar un programa de formación a medida que aborde las diferentes funciones dentro de la empresa.
Unas sesiones de formación participativas, ya sean talleres prácticos, cursos en línea o tutorías individuales, preparará al personal para utilizar el sistema con eficacia.
Del mismo modo, puede ser útil crear un programa de formación a medida que se adapte a las distintas funciones dentro de la empresa.
Podemos incorporar sesiones de formación interactivas, en las que los empleados puedan interactuar con el software en tiempo real, y elaborar manuales que describan los procesos comunes y las mejores prácticas.
Unas sesiones de seguimiento y feedback programadas ayudarán a reforzar el aprendizaje y permitirán a los miembros del equipo expresar cualquier duda o pregunta que tengan antes de empezar a utilizar el programa formalmente.
Migra y configura todo el sistema
La implantación de un nuevo sistema ERP comienza con un proceso de migración y configuración bien pensado.
En primer lugar, reúne todos los datos esenciales de tus sistemas actuales, como informes financieros, información sobre empleados y bases de datos de clientes. Asegúrate de que los datos son completos y precisos, ya que serán la base del nuevo sistema.
A continuación, elige el mejor momento para llevar a cabo la migración, es decir, aquel en que pueda causar las menores molestias posibles. Piensa que debe ajustarse al ritmo de tu negocio, por lo que lo ideal sería durante los periodos más tranquilos para minimizar el impacto.
Durante la migración, se deben transferir los datos actuales al nuevo ERP.
Este paso puede implicar la conversión de algunos formatos para que se adapten perfectamente al nuevo sistema y debemos tener cuidado con la compatibilidad.
Una vez que todos los datos necesarios estén en su sitio, empieza a configurar el ERP para que cumpla los requisitos de tu empresa. Este proceso incluye la creación de perfiles de usuario, la configuración de permisos de acceso y la personalización de los flujos de trabajo para alinearlos con las operaciones que ya llevamos a cabo.
Aquí también es importante integrar cualquier otra herramienta que utilice la empresa para garantizar que todo funcione a la perfección.
Finalmente, hay que realizar una fase de pruebas minuciosa para identificar y corregir posibles errores.
Una vez que el sistema funcione correctamente, se puede poner en marcha, proporcionando a todo el equipo la formación necesaria para garantizar la adopción satisfactoria del nuevo sistema.
Este enfoque tan cuidadoso será el que nos permita liberar el verdadero potencial del ERP en nuestra empresa.
Analiza los resultados
La puesta en marcha del software ERP no significa que el trabajo ya esté terminado. Tan importante como la implementación en sí, es llevar a cabo una fase de análisis de resultados y datos.
Esta fase hace hincapié en la importancia de evaluar periódicamente el rendimiento del ERP. Para ello, es esencial controlar las métricas específicas que reflejan las operaciones críticas de la empresa.
Por ejemplo, el seguimiento de la rapidez con la que se despachan los pedidos o la fluctuación de los niveles de inventario puede proporcionar información sobre los aspectos que deben mejorarse.
Durante esta fase, es fundamental contar con la implicación de los empleados, ya que sus experiencias sobre el terreno pueden descubrir cuellos de botella operativos o problemas de interfaz de usuario que pueden no ser visibles desde la gestión.
Contar con la participación de especialistas en IT durante esta fase puede facilitar la resolución rápida de cualquier fallo o desajuste del software. Esta colaboración nos permitirá que todos los posibles problemas se resuelvan con prontitud, afectando lo menos posible al negocio.
De lujo a necesidad
Implantar un sistema ERP ya no es un lujo; se ha convertido en una necesidad para las empresas modernas. Hoy en día, las empresas se enfrentan a numerosos retos, como la eficiencia operativa o contar con procesos racionalizados.
Una ERP ofrece un enfoque global para gestionar estos retos mediante la integración de las funciones esenciales en una única plataforma.
Esta naturaleza centralizada de los ERP hace que todos los miembros de la empresa trabajen con los mismos datos, manteniendo así la coherencia y eliminando posibles solapamientos de información que obstaculizan la toma de decisiones.
Esta transparencia conduce a una mejor previsión y planificación, y a que las empresas asignen los recursos de una forma más eficaz.
En general, a la hora de considerar cómo sobrevivir en un mercado en constante evolución, las empresas deben reconocer que los sistemas ERP son herramientas esenciales que proporcionan una ventaja competitiva y allanan el camino para el crecimiento y la innovación.
