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Cómo y Porqué Manejar la Contabilidad Electrónica en Nuestra Empresa

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La contabilidad electrónica, te permite llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos, como un programa para facturas electrónicas, y así poder ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT de manera más sencilla y controlada.

La Institución gubernamental estableció que para dar cumplimiento formal al ingreso mensual de información contable, únicamente se enviará la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT que permita su interpretación.

Sin embargo, los contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales y Régimen de Incorporación Fiscal quedan relevados del envío de contabilidad electrónica, siempre y cuando registren sus operaciones en el módulo de contabilidad de la herramienta electrónica “Mis Cuentas”, mismo que se muestra en el siguiente video:

Los principales documentos e información que deberá integrar dicha Contabilidad Electrónica son los siguientes:

  1. Registros Contables, Catálogo de Cuentas y Pólizas (Ingresos, Egresos y Diario).
  2. Avisos o Solicitudes en el RFC, así como la Documentación soporte.
  3. Declaraciones de Impuestos, ya sean Anuales, Informativas y de Pagos Provisionales, mensuales, Bimestrales, Trimestrales o Definitivos.
  4. Estados de Cuenta Bancarios (Inversiones, Tarjeta de Crédito, Débito o Servicios) y las Conciliaciones Bancarias.
  5. Acciones, Partes Sociales y Títulos de Crédito en los que sea parte el contribuyente.
  6. Documentación relacionada con la contratación de PF ( Contrato con Trabajadores o contrato de Subcontratación) así como su inscripción y avisos en el INFONAVIT e IMSS.
  7. Documentación relativa a Importaciones y exportaciones (Aduanera o Comercio Exterior).
  8. Registro de las operaciones, Actos o Actividades.
  9. Las demás declaraciones a que estén obligados en los términos de las disposiciones fiscales.

Prácticamente el principal objetivo que tiene Contabilidad Electrónica es que los contribuyentes puedan realizar y entregar la contabilidad en línea, de tal manera que sea abreviada para su fácil asimilación.

En la mayoría de las ocasiones, los cambios sirven para mejorar y lo que pretende la autoridad con este nuevo establecimiento es obtener un mayor control en las operaciones que realicen los contribuyentes y así evitar la evasión fiscal, logrando un aumento en el crecimiento de la recaudación, como lo vemos en la siguiente imagen:

Crecimiento de Recaudación

Imagen Original de: http://www.noticiasbvg.com/el-impacto-de-los-escudos-fiscales-se-estima-en-mas-de-520-millones-infografia

Como mencionamos anteriormente los contribuyentes están obligados a llevar en sistemas electrónicos tres tipos de elementos: catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas o registros analíticos de las diferentes operaciones que realicen en su actividad comercial, estos elementos son los únicos que el SAT requiere que se envíen a través del Buzón Tributario.

¿Qué es el Buzón Tributario?

Catálogo de Cuentas

Esto es básico en la contabilidad, se envía una sola vez, y esto es en el mes de Octubre para lo cual tendrán que armonizar previamente las cuentas que actualmente lleven conforme al código agrupador publicado en los anexos de las reglas, el cual consta de 75 cuentas y varias subcuentas.

Es decir, si el contribuyente o empresa actualmente lleva un catálogo con un mayor número de cuentas sólo estará obligado a incluir las que precisan las reglas; en cambio si no lleva alguna de las cuentas que precisa el catálogo, tales como “Terrenos (CA19)”, “Equipo de transporte (CA22)” o algunas subcuentas, como “Cuotas y Suscripciones” (CA65.18) o “Donativos (65.21)”; entonces no utilizará el CA respectivo en el catálogo de cuentas que envíe a través de su buzón.

Así es que únicamente cuando el contribuyente modifique su catálogo de cuentas para incorporar o eliminar cuentas o subcuentas, deberá enviar nuevamente al SAT el catálogo con las modificaciones relativas.

Balanza de Comprobación

Esta obligación debe realizarse mensualmente, ello con los saldos iniciales, los movimientos del periodo y los saldos finales de todas las cuentas que contenga tu catálogo.

A partir de este año, los contribuyentes deben estar enviando mensualmente la balanza del mes anterior, a más tardar el día 25 del mes siguiente, pñra hacerlo de forma más eficiente puedes utilizar herramientas digitales para la contabilidad de su empresa.

Pólizas o Registros Analíticos

Estas sólo se enviarán vía Buzón Tributario a requerimiento expreso del SAT, pero sólo cuando revise, en una auditoría contable, la situación fiscal del contribuyente..

Por lo que sólo en las revisiones fiscales que las autoridades lleguen a efectuar por el ejercicio o meses de 2015, será cuando puedan requerir las pólizas contables en medios electrónicos.

Tratándose de todos los trámites relativos a devoluciones y compensaciones, el SAT podrá requerir de manera electrónica las pólizas de las operaciones que tengan relación con éstas, pero esto será obligatorio para aquellos trámites que se presenten a partir de 2015.

Por otro lado cabe mencionar que los registros contables deben cumplir con los siguientes requisitos para ser válidos ante el SAT:

  1. Ser analíticos y registrarse en el mes en que se realicen las operaciones o a más tardar dentro de los 5 días siguientes a la realización de la operación.
  2. Integrarse en el Libro Diario, señalando Nombre de la Cuenta, Saldo Inicial, Cargos, Abonos y Saldo Final del periodo.
  3. Se podrá llevar un Libro Diario y Mayor por establecimiento, pero en todos los casos deberán existir Libros Diario y Mayor generales donde se concentren todas las operaciones del contribuyente.
  4. Permitir la identificación de cada operación, acto o actividad, relacionándolos con los folios asignados a los CDFI o con la documentación comprobatoria, identificando la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas o cuotas.

Además, que también debes considerar que a partir de 2015 la balanza de comprobación se entregará de acuerdo a lo siguiente:

Personas morales:

  • A más tardar el 25 del mes siguiente.
  • En caso del cierre del ejercicio, a más tardar el 20 de abril del ejercicio siguiente.

Personas físicas:

  • A más tardar el 27 del mes siguiente.
  • En caso de cierre de ejercicio, a más tardar el 22 de mayo del ejercicio siguiente.

Por ultimo te enlistamos los Requisitos clave que deberán contener tus archivos de registro contable:

  • El RFC (Personas Morales 12 posiciones y Personas Físicas 13 posiciones)
  • Año (Lapso al que corresponde la información)
  • Mes (Periodo al que corresponde la información)
  • Identificador (CT= Catálogo de Cuentas, PL= Pólizas, BN=Balanza de comprobación normal, BC= Balanza de comprobación complementaria)
  • Conversión a XML (.xml)
  • Compresión (zip)

Evita generar multas o recargos, sin duda esta nueva modalidad hace más fácil la manera de registrar y controlar tus operaciones, solo basta con familiarizarte con los procedimientos y seguir cumpliendo con tus obligaciones fiscales.

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3 Comments

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  3. Juan Idse

    Sin duda, una guía con muy buenas explicaciones de las obligaciones y consejos para llevar la contabilidad de la empresa. Recientemente tuve que hacer los trámites con el IDSE para la gestión del IMSS de los trabajadores y si no tienes una guía es bastante complejo.
    Es cierto que la administración electrónica facilita algunas labores, pero en general hay demasiadas obligaciones y procesos que en mi opinión deberían simplificarse.

    Gracias

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