¿Sabes qué es una Addenda y Por qué la Necesita tu Empresa?

Que es una Adenda

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El término de Addenda no es un tema que resulte tan difícil de entender y su uso en las empresas puede ahorra tiempo y dinero.

Que te parece si profundizamos sobre el tema de Addendas. Definamos qué es y por qué es necesario para tu empresa.

¿Qué es una Addenda?

Es información anexada a una factura electrónica para efectos de control de datos comerciales de las empresas.

Es decir, las empresas que facturan sus productos añaden contenido de interés para quienes les ha solicitado dicho documento por sus compras.

Algunos datos que puede llevar son:

  • Claves de proveedor
  • Órdenes de compra
  • Datos de entrega
  • Series de productos

Esta información extra permite conocer ciertos datos de la empresa proveedora para así llevar un mejor control en materia comercial, operativa y logística.

La información en estas áreas permite optimizar la recepción de la mercancía en la empresa.

¿Aún tienes dudas? Veamos el siguiente video:

 

Este concepto fue integrado desde 2011 en las facturas, pero no es obligatorio colocarla en todas las facturas que emitas, en realidad será a petición de tus clientes.

¿Por qué tu empresa necesita una adenda?

Tu empresa la necesita para conocer información que puedas utilizar al ingreso de productos a tu almacén, para controlar los pagos con tus proveedores, tener conocimiento del producto que has adquirido y para optimización de procesos en el interior de tu empresa.

Las addendas ayudan a optimizar:

  • Procesos Operativos.
  • Procesos Administrativos
  • Sistemas de Inventarios
  • Contables
  • Embarques

El mayor beneficio que tiene comprar Adendas es la posibilidad de generar automatización de procesos y ahorro para empresas o instituciones de cualquier tamaño, como se muestra en el siguiente esquema:

¿Por qué tu empresa necesita añadirla en sus facturas?

El principal beneficio es la optimización de procesos, si añades una addenda a tus facturas electrónicas evitarás que te soliciten información extra sobre la compra de determinado producto o servicios.

Si desde la expedición de la factura ofreces toda la información, tus clientes y tu empresa ahorrarán tiempo y tendrán un mejor control.

¿Cuál es el precio de las Addendas 

El precio  es variado y depende de cada proveedor, pero en este enlace podrás solicitar una colonización. Cotización de Addendas.  

¿Quién agrega la Addenda a la factura?

Lo más recomendable es acudir a un proveedor de facturación electrónica que tenga experiencia en la materia y que cuente con una base de datos de los formatos que cada empresa estandariza para la optimización de datos.

Si deseas emitir y recibir facturas electrónicas a través de un programa específico, deberás cuidar que este incluya las addendas más utilizadas en México.

En el mercado son varios los proveedores que incluyen como mínimo las principales Addendas de México como:

Tu proveedor de facturación debe contar con las principales Addendas de México

Si deseas que se desarrolle una addenda para una empresa en específico puedes solicitarlo a tu proveedor para que incluya la codificación necesaria en el programa de facturación electrónica que utilicen.

De acuerdo a la Asociación Mexicana de Comercio Electrónico (AMECE-GS1) el modelo de Addenda que es utilizado por la mayoría de las empresas mexicanas, está basado principalmente en el lenguaje XML.

En la siguiente imagen podrás ver un extracto del código XML:

Imagen Original de: http://www.facturat.com/archives/addenda-pilgrims

De hecho  es uno de los elementos que las empresas también deben considerar antes de iniciar el uso de la Factura Electrónica.

Dependiendo de su giro y clientes que integren su cartera, deberán informarse si es necesario incluir alguna addenda, en la emisión de sus comprobantes fiscales digitales.

La generación  en la facturación electrónica es tan  sencilla como la personalización de un formato, ya que en el sistema se puede integrar una  plantilla que sirve como patrón para la elaboración de addendas.

Como ya lo he mencionado, no existe ninguna autoridad para regular las addenas, ni los Proveedores Autorizados de certificación (PAC) están obligados a validarlas.

¿Qué información contiene una Addenda?

  • Comercial: Contiene datos como el RFC, nombre de la empresa, correo electrónico, teléfono, tipo de productos, cantidad, dimensión, forma y condiciones de pago, entre otros.
  • Operativa: Proporciona información acerca de la elaboración del producto como, cantidad de productos, lote, tipo de almacenaje, etc.
  • Logística: Los productos han sido enviados en determinada fecha, deberán ser entregados en tal fecha, en qué tipo de transporte, tipo de embalaje, ruta de recorrido, entre otros.

¿Una Addenda es un comprobante fiscal?

No. Sin embargo es un anexo de información que cualquier empresa que así lo desee puede solicitártelo.

Actualmente, las facturas que son fiscalmente aprobadas por el SAT, no especifican la información que debe contener la addenda. En realidad quien la estandariza es tu cliente que ya cuenta con un formato y sabe qué tipo de contenido requiere

Otras de sus características  son:

  • No forman parte de la cadena original de un CFD o CFDI, por lo tanto no va incluida en el sello de estos comprobantes.
  • No se genera información fiscal, simplemente es información relevante para el cliente y/o proveedor con fines comerciales.
  • Puede estar en un formato de texto libre o puede ser definido con una plantilla, dirigida en una dirección en Internet del cliente o proveedor.
  • Es definida por el cliente para recibir información comercial para automatizar el proceso de recepción de facturas electrónicas.
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Acerca del Autor

¡Hola!, Nitsa Lilia es Licenciada en Comunicación y actualmente disfruta de su faceta como Redactora de contenido (artículos) para marketing digital. ¡Un gusto compartir artículos de tu interés para mejorar tu estancia en cualquier rincón que te encuentres de éste enorme mundo laboral!

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