Son documentos adicionales que se anexan a un documento principal con el fin de proporcionar información complementaria.

En el contexto de facturación electrónica en México, las addendas son archivos que se agregan a los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) para incluir información específica que no está contemplada en el estándar del SAT, pero que es requerida por el receptor del comprobante, generalmente para facilitar procesos internos de la empresa, como la contabilidad o la logística.

Implica anexar un archivo con información adicional a un CFDI (factura electrónica) que ya ha sido validado y timbrado por el SAT.

Aunque la addenda no es validada ni regulada por el SAT, su inclusión se hace dentro del mismo archivo XML del CFDI.

Este proceso permite que el documento electrónico cumpla con requerimientos específicos de los clientes, mejorando la integración con sus sistemas internos.

Para crear y agregar una addenda a un CFDI, se deben seguir estos pasos:

1. Identificar los Requerimientos del Cliente: Es importante saber qué información adicional requiere el cliente en la addenda. Esta información puede incluir datos como números de pedido, códigos de productos internos, centros de costos, entre otros.

2. Diseñar la Addenda: Se define el formato de la addenda en XML, siguiendo las especificaciones acordadas con el cliente. No hay un estándar único para todas las addendas, ya que pueden variar según las necesidades específicas.

3. Integrar la Addenda en el CFDI: Se inserta la addenda en la sección correspondiente del archivo XML del CFDI. Este proceso se puede hacer manualmente, pero generalmente se utiliza un software de facturación electrónica que facilita la inclusión de la addenda.

4. Validación Interna: Aunque el SAT no valida la addenda, es crucial realizar una validación interna para asegurarse de que la addenda cumple con los requerimientos del cliente y no interfiere con la estructura del CFDI.

5. Enviar el CFDI al Cliente: Una vez agregada la addenda y validado el documento, se envía el CFDI completo al cliente.

La addenda sirve para proporcionar información adicional específica que no está cubierta por los campos estándar del CFDI. Esto facilita la integración del CFDI con los sistemas internos del receptor (como ERP, sistemas de contabilidad, logística, etc.).

Las principales utilidades de una addenda son:

• Mejora en la Gestión de Información: Permite a los clientes incluir datos específicos que son necesarios para sus procesos internos.
• Automatización de Procesos: Facilita la automatización y mejora la eficiencia en el manejo de facturas, reduciendo errores y tiempos de procesamiento.
• Cumplimiento de Requerimientos del Cliente: Algunas empresas requieren ciertas informaciones adicionales para procesar facturas, por lo que la addenda asegura que se cumplan estas necesidades específicas.

Las principales addendas utilizadas en la facturación electrónica en México varían según las industrias y las necesidades de los clientes.

Algunas de las más comunes son:

• Addenda Comercial: Utilizada principalmente por cadenas comerciales y grandes almacenes. Incluye información como número de tienda, número de proveedor, número de pedido, entre otros.
• Addenda de Logística: Utilizada para detallar información sobre la logística y transporte, como datos del transportista, destino de la mercancía, etc.
• Addenda de Pagos: Incluye información relacionada con condiciones de pago, plazos, referencias bancarias, etc.
• Addenda de Proyectos: Utilizada en sectores como la construcción, donde se necesita detallar información específica de proyectos, centros de costos, etc.
• Addenda de Proveedores: Empresas manufactureras y de distribución suelen usar estas addendas para especificar detalles sobre el proveedor, códigos internos, y condiciones especiales de la compra.