Descubre Cuáles Son Los Requisitos para Poner un Negocio

Cuando tenemos la idea de emprender, nos hacemos muchas preguntas sobre los requisitos para poner un negocio, por ejemplo:

• ¿Por dónde debo empezar?
• ¿A qué instituciones hay que solicitar permisos?
• ¿En dónde hay realizar dichos trámites?

Todo lo anterior con el fin de establecer un negocio de manera formal y legal, aunque primero es muy importante desarrollar un plan con todo lo que tenemos que hacer.

Lo primero de todo es definir la actividad del negocio que deseamos iniciar, ya que de ello dependerán algunos de los trámites a realizar, y será fundamental para el momento en que nos registremos ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT) y podamos comenzar a vender y hacer la  facturación electrónica, lo cual será la base para nuestras responsabilidades fiscales.

Requisitos para poner un negocio

Determinación de Nombre Comercial y Razón Social

Para lo anterior debemos contar con el nombre de la empresa o negocio y es necesario tener varias opciones ya que es lo que nos lo requieren para constituir la sociedad, y deben revisar que no haya un nombre igual ya registrado. Nosotros debemos decidir cuál es la opción que más nos agrada para colocarla en el número uno y las demás por orden de importancia.

Este es el tríptico oficial del IMPI que te muestra los pasos a seguir para definir y registrar tu nombre comercial:

Tríptico IMPI registrar un nombre comercial

El nombre de una empresa o negocio debe contar con al menos algunas de las siguientes características:

• Ser corto.
• Ser representativo de nuestra actividad y/o productos.
• Fácil de pronunciar y recordar.
• Ser único y original (para evitar similitudes con otros existentes).

Estos son algunos tips adicionales que te ayudarán a elegir el nombre de tu negocio:

En lo relacionado con la ubicación de la empresa o negocio es necesario contar ya con la dirección en donde se va a localizar para registrarla al hacer los demás trámites y dicho sea de paso no debemos olvidar que el lugar dependerá según las necesidades de la futura clientela, éste es un factor fundamental para el éxito de nuestro nuevo negocio.

En caso de tratarse de personas morales (empresas), lo primero que debemos hacer es obtener el permiso para la Constitución de Sociedades en la Secretaría de Relaciones Exteriores, utilizando el formato de Solicitud de permiso de Constitución de Sociedad, mismo que podemos obtener en la Secretaría de Economía.

Constitución de una Sociedad Mercantil 

En caso de tener la necesidad de constituir una sociedad (o una persona moral) , esta se deberá tramitar mediante un Notario Público, para que elabore el acta constitutiva correspondiente y ya que esté debidamente requisitada, (esto es que cumpla con todos los requerimientos necesarios), deberá obtenerse el Registro Público de la Propiedad y el Comercio en la Secretaría de Economía. La duración de este trámite, dependerá de la fecha en que se haga y de la notaría seleccionada, pero puede variar entre 15 y 25 días en promedio.

Dentro del contrato o acta constitutiva deben incluirse los siguientes datos:

1. Nombre, nacionalidad, domicilio, ocupación, lugar y fecha de nacimiento, registro federal de contribuyentes, en su caso y copia de identificación con fotografía de los socios.
2. El nombre de la empresa.
3. El objeto o sector de la sociedad.
4. El domicilio de la sociedad.
5. El importe del capital social.
6. La aportación de cada uno de los socios, ya sea en dinero u otros bienes.
7. La duración de la sociedad.
8. La manera en que se va a administrar la sociedad y las facultades de sus administradores.
9. El mecanismo de reparto de utilidades.
10. Las causas de disolución de la compañía.

Para poder realizar este trámite se debe acudir a la Notaría Pública de su confianza y proporcionar los siguientes datos:

1. Nombre completo de los socios y del comisario también datos generales de todos (lugar y fecha de nacimiento, ocupación, estado civil, domicilio). Para el caso de que alguno de los socios sea extranjero, deberá acreditar su legal estancia en el país con su forma migratoria correspondiente.
2. Identificaciones de todos los socios.
3. Copia de la Cédula del R.F.C. de todos los socios, para el caso de que alguno o todos no la tenga, se puede llevar a cabo la firma de la escritura, sin embargo, hacienda exige a los Notarios que se le informe para el caso de que alguno de ellos no le exhiba la cédula o bien no esté dado de alta.
4. Tres posibles nombres que vaya a tener la sociedad.
5. El objeto al cual se vayan a dedicar la sociedad.
6. El domicilio que vaya a tener la sociedad.
7. El monto del capital social.
8. La forma en que será repartido el capital social.
9. La designación del o los socios que vayan a administrar la sociedad y de quien ejerza el cargo de comisario.
10. Realizar el pago de este servicio que varía dependiendo de la notaría.

El notario se encarga de hacer el registro de Constitución de una Sociedad Mercantil, una vez que el documento esté creado, se lleva a cabo la cita para la firma del documento por los socios y el notario.

Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes

Este trámite aplica para Personas Físicas y Morales, y es necesario estar bien asesorados para saber en cuál régimen de contribuyente nos daremos de alta, esto es muy importante, ya que de esto dependerán las diferentes obligaciones a las cuales estaremos sujetos.

Averigua sobre las personas físicas en este enlace

Estos son los tipos de régimen de contribuyentes vigentes en México:

Este trámite lo puede realizar un contador público o también se puede hacer de forma personal directamente ante la oficina del SAT que nos corresponda.

Es importante comentar que para realizar este trámite hay que hacer una cita, que podemos solicitar por Internet o vía telefónica y se lleva a cabo en tan solo un día.

Los requisitos que nos pedirán son los siguientes:

• Copia certificada del documento constitutivo debidamente protocolizado.
• Original del comprobante de domicilio fiscal.
• En su caso, copia certificada del poder notarial con el que acredite la personalidad del representante legal, o carta poder firmada ante dos testigos y ratificadas las firmas ante las autoridades fiscales o ante Notario o Fedatario Público. Si fue otorgado en el extranjero deberá estar debidamente apostillado o legalizado y haber sido formalizado ante fedatario público mexicano y en su caso, contar con traducción al español realizada por perito autorizado.
• En su caso, original de cualquier identificación oficial vigente con fotografía y firma expedida por el Gobierno Federal, Estatal o Municipal del representante legal.
• Si inició el trámite a través de Internet, adicionalmente se presentará el acuse de preinscripción al RFC o bien el formulario de registro R-1 por duplicado.

También se puede realizar la inscripción del RFC con tu CURP desde Internet.

Al final nos tienen que proporcionar un documento llamado Cédula de Identificación Fiscal. El teléfono de atención al contribuyente es el 01 800 463 67 28, así como la página del SAT donde podemos solicitar orientación y hacer otros trámites que necesitemos, el cual es: www.sat.gob.mx/nuevo.html

Obtención de e.firma

La Firma Electrónica SAT (e.firma SAT) es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor legítimo de éste, tal y como si se tratara de una firma autógrafa.

Por sus características, la e.firma brinda seguridad a las transacciones electrónicas de los contribuyentes que emiten CFDI a través de un Sistema de Facturación Electrónica, con su uso se puede identificar al autor del mensaje y verificar no haya sido modificado.

Para obtener tu Fiel se debe de acudir a cualquier oficina del SAT y presentar:

• Original o copia certificada de una identificación oficial vigente.
• Consultar si tu CURP está certificada en el Registro Nacional de Población; en caso contrario, debes presentar acta de nacimiento en original.  Puedes consultar tu CURP aquí

En caso de personas morales, el representante legal debe contar con firma electrónica (activa) y presentar el poder general para actos de dominio o de administración, así como el acta constitutiva de la persona moral.

Registro Empresarial ante el IMSS e INFONAVIT

En caso de que tengamos prospectada la contratación de trabajadores deberemos registrarnos como patrones ante el IMSS y el INFONAVIT y este trámite lo tenemos que llevar a cabo en la delegación del IMSS que nos corresponda, en donde nos informarán de la documentación y requisitos necesarios para nuestro registro.

Los documentos que se requieren son:

•    Carta de términos y condiciones para la obtención y uso del número patronal de identificación electrónica y certificado digital firmada por el patrón o representante legal
•    Tarjeta de identificación patronal.
•    Identificación oficial del patrón o representante legal, en original, con fotografía y firma.

En la Subdelegación o Unidad de Medicina Familiar (UMF) que te corresponda, en horario de lunes a viernes de 08:00 a 15:30 horas.

En los portales del INFONAVIT y del IMSS encontraremos más información al respecto:

• www.imss.gob.mx
• www.infonavit.gob.mx

Inscripción en el Padrón de Impuesto Sobre Nóminas

Otra obligación al contratar trabajadores, será el de contar con el registro ante el padrón de Impuesto Sobre Nóminas y de esta forma Timbrar la Nómina de su empresa, debemos realizarlo ante la Secretaría de Finanzas de nuestra localidad y los portales del Gobierno de su Ciudad y de la Secretaría de Finanzas de su Ciudad es donde podemos encontrar información útil al respecto.

Licencia de Funcionamiento

Algo muy importante es tramitar nuestra Licencia de Funcionamiento, el cual es un documento con el que se autoriza a una persona física o moral para desarrollar actividades comerciales lícitas, y como esta definición lo indica, no podremos tramitarla hasta no estar registrados ante Hacienda. Este es un ejemplo de dicho documento:

Licencia de Uso de Suelo

En lo que respecta al uso de suelo, en cada Delegación existen unos planos en donde se especifican por zonas a que uso corresponden los diferentes predios existentes en dicha Delegación, incluso se puede solicitar una copia del plano donde estará nuestro negocio y así comprobar que el uso que queremos darle al lugar donde trabajaremos está autorizado para dicha labor. Este es un ejemplo de uso de suelo del DF:

Los requisitos para la realización de este trámite son:

1. Solicitud firmada por el propietario. En el caso de ser un inmueble rentado, este documento te lo debe de proveer el dueño.
2. El croquis de localización o inmueble objeto de trámite.
3. Uso actual del suelo y el pretendido.
4. La superficie construida o por construir.
5. Clave catastral, mismo que lo obtienes en la boleta predial o en las Oficinas de Catastro.
6. Documento que acredite la propiedad o posesión del predio o inmueble, inscrito en el registro público de la propiedad (copia simple y original para cotejo).
7. Tratándose de usos que generan impacto regional, será necesario presentar dictamen favorable de impacto regional que emite la secretaría de desarrollo urbano y vivienda.
8. Acta constitutiva de la sociedad.
9. Poder notarial del representante legal.

Cabe mencionar que existen muchas ventajas de cumplir con los requisitos para poner un negocio, ya que esto facilitará la posibilidad de acceder a medios de financiamiento del gobierno o bancarios, mientras que una empresa o negocio informal jamás tendrá esas herramientas financieras.

Por otro lado se incrementará el número de nuestros clientes, esto es debido al hecho de que nuestro negocio cumplirá con la ley y esto les dará mucha seguridad, sin mencionar que aumentarán las oportunidades de crecimiento al acaparar con mayor facilidad a clientes mucho más grandes.

Algo muy importante que debemos mencionar, es que debido a la formalidad de nuestro negocio contaremos con la facultad de solicitar a las autoridades su intervención en el caso de que nuestros derechos se vean agredidos o amenazados.

Y por último, de esta manera promovemos y extendemos una cultura de legalidad en los negocios en nuestro país.

¿Quedaron claros los requisitos para poner tu negocio? Si crees que falta alguno, no dudes en mencionarlo en los comentarios, siempre serán bienvenidos tus aportes.