El proceso para cálculo de impuesto va más allá de una simple actividad administrativa que solo queda en las cuatro paredes de la oficina, dicho en otras palabras, la elaboración de nómina debe cumplir con los requisitos que demanda la Secretaría de Administración Tributaria y por ello te diré todo sobre
Quizá estés incursionando con tu nuevo negocio y aún no estás empapado de lo que se trata el proceso de una nómina, pero en esta ocasión te traigo información que te dará un panorama amplio de lo que necesitas saber del Timbrado de Nómina de tu empresa y así evitar atrasos innecesarios en esa actividad.
Recuerda que el sistema de facturación electrónica Factura-e.mx también incluye este servicio sin costo adicional.
¿Qué es una Nómina?
Se trata de un registro financiero que una empresa realiza sobre los salarios de sus empleados, las bonificaciones y las deducciones.
Por otro lado, el archivo que se crea de la nómina es un documento con validez legal porque refleja el pago de cada uno de los trabajadores de la empresa y que debe declararse obligadamente ante el SAT.
Toma en cuenta que en los últimos años se han dado reformas fiscales y laborales en nuestro país y que, si antes como dueño de tu negocio tenías que dar un comprobante de pago a tus empleados, ahora estas obligado a dar un CFDI a tus empleados cada que pagues la nómina y sobre todo que deberás timbrarla ante el SAT.
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Componentes para el cálculo de nómina
La realización de la nómina es para determinar la cantidad que se pagará a los empleados, pero, ¿qué contiene el recibo de nómina y qué elementos intervienen para llegar a la cifra final del pago del empleado?, veamos lo siguiente:
- Encabezado: éste incluye el nombre de la empresa, asunto del pago y fecha.
- Datos del empleado: aunque es un requisito indispensable, no olvides que debe tener datos completos como el nombre del empleado, número de trabajador, RFC, puesto y en qué departamento está.
- Partidas de ingresos: se debe tener el sueldo base que es probable que se modifique por el pago de horas extras, incentivos o premios, días feriados que se trabajan, vacaciones, entre otras.
- Partidas de descuentos: se trata de las cuotas del servicio de seguro social (IMSS, ISSSTE), descuentos por préstamos, aportaciones al INFONAVIT o FOVISSSTE, entre otras.
De estos datos que lleva el recibo de nómina te apoyarán en el momento de realizar el CFDI.
¿Qué es CFDI?
Simplemente se trata de un Comprobante Fiscal Digital que la nómina deberá estar constituida por éste y que requiere ser timbrada para que tenga validez oficial.
¿Qué es un Timbrado de Nómina?
Timbrado de Nómina es básicamente la certificación de un comprobante fiscal digital de la nómina que generas mes con mes en tu empresa, es decir, al timbrar tu nómina ante el SAT, éste le está dando validez oficial porque ha pasado el “filtro” una vez que ha verificado la información y validado el comprobante que has proporcionado; el SAT cuando ha aceptado la información como correcta agrega un sello digital que comprueba y confirma que dicho comprobante ha sido certificado.
Suena complicado el proceso por el que transita tu nómina, pero es una actividad sencilla que consiste en lo siguiente:
El proceso de Timbrado de Nómina en el SAT, independientemente de que consideres sencillo realizarlo tú mismo, recuerda que habrá situaciones que no lograrás hacer tú solo porque no somos expertos en la materia y en ese caso es mejor contratar el servicio de proveedores de facturación electrónica.
¿Cómo implementar recibos de nómina CFDI?
Comparar lo que son los recibos de nómina CFDI y un Comprobante Fiscal Digital por Internet CFDI para saber qué datos tenemos que relacionar.
Debe quedar como a continuación se muestra:
Relacionar los elementos principales involucrados en los recibos de nómina y los elementos de un CFDI.
Cumplir con las fechas establecidas que demanda el SAT para el Timbrado de Nómina que se establecen en Artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, Regla 2.7.5.3. de la Resolución Miscelánea Fiscal para el ejercicio 2015.
De acuerdo a las fechas en que se paguen las remuneraciones o antes de realizar los pagos; posterior al pago efectivo tienes de 3 a 11 días hábiles, según el número de trabajadores o asimilados a salarios que tengas:
De 1 a 50 trabajadores, 3 días hábiles.
De 51 a 100 trabajadores, 5 días hábiles.
De 101 a 300 trabajadores, 7 días hábiles.
De 301 a 500 trabajadores, 9 días hábiles.
Más de 500 trabajadores, 11 días hábiles.
Cada uno de los recibos de nómina deberá ser procesado por el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que contribuyente elijas, para darle validez al documento.
Debido a que el recibo de nómina se convertirá en un nuevo Comprobante Fiscal Digital, este debe incluir el Complemento Fiscal de Recibo de Nómina, el cual integra la siguiente información:
- Versión
- Registro Patronal
- Número de Empleado
- CURP
- Tipo de Régimen
- Número de Seguridad Social
- Fecha de Pago
- Fecha Inicial del Pago
- Fecha Final de Pago
- Número de días pagados
- Departamento
- Clabe
- Banco
- Fecha de Inicio de Relación Laboral
- Antigüedad
- Puesto
- Tipo de Contrato
- Tipo de Jornada
- Periodicidad del Pago
- Salario Base Cotización Aportaciones
- Riesgo del Puesto
- Salario Diario Integrado
- Percepciones
- Deducciones
- Incapacidades
- Horas Extra
Este es un ejemplo de un Recibo de Nómina CFDI:
Por lo anterior para cumplir las indicaciones del SAT y evitar sanciones por no lograr la deducción del pago de nómina, los servicios de un PAC son lo más recomendado, recuerda que jamás una Nómina dejará de existir.
¿Quiénes deben timbrar la nómina?
A la pregunta sencilla, una respuesta igual; aquellos contribuyentes que están obligados a generar una nómina y a timbrarla son los que tienen subordinados (trabajadores) que de manera formal se les proporciona una remuneración económica.
Mayormente, las Personas Morales y los contribuyentes en el Régimen de Incorporación Fiscal RIF son los que están obligados a timbrar nóminas en caso de tener empleados, sin embargo, en algunos casos, las personas físicas con Actividad Empresarial también pueden tener empleados a su vez.
Actualmente, recordemos que todas las empresas están obligadas a cumplir con requisitos que demanda el SAT según el régimen en el que se encuentren y que también con algunas reformas fiscales todos los trámites están más controlados por lo que difícilmente se escapan de pagar a sus empleados y dar cifras diferentes al SAT, considerando esto debes saber que además del SAT, existen empresas que prestan sus servicios de maquila de nómina, la mayoría de estas te guían y asesoran para evitar complicaciones.
Ahora que tienes más conocimiento sobre lo que necesitas saber para Timbrar tu Nómina, no esperes más tiempo para regular tu situación ante el SAT en caso de no haberla cumplido hasta ahora.
Si consideras que esta actividad es complicada o que cuentas con poco tiempo para hacerlo, no dudes en adquirir los servicios de otra empresa que lleve a cabo el timbrado a tiempo y de manera segura.
Espero que la información que aquí te compartí haya sido enriquecedora, pero si por alguna circunstancia tienes otra pregunta, no dudes en comentarme para que estemos en la misma sintonía.
Hasta pronto.
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Si mi pago es en efectivo, ¿me descuentan ISR?
Gracias, muy interesante.