En cualquier empresa, desde el inicio la tramitar los documentos para dar de alta a su empresa y más en tiempos de crisis económica, deben de mantener una información veraz sobre el flujo de efectivo es realmente importante para la toma de decisiones.
Saber cuánto dinero se tiene disponible, sirve para poder planear, para priorizar órdenes de compra y conocer si se podrán cubrir las necesidades básicas y disminuir los costos de la empresa. Es por eso que tener la información al día es de suma importancia.
La mejor manera de conocer este dato es llevando una conciliación bancaria, pero no una que sólo se haga mes con mes, porque en ese caso la conciliación bancaria sólo tendría su función histórica y no nos ayudaría en las actividades cotidianas.
Hoy día en que tenemos la oportunidad de tener la banca en línea de prácticamente cualquier banco, es una gran ventaja. Tal vez piensen que es más fácil basarse en la banca en línea, pero hay ciertas operaciones que no quedan marcadas al día, eso ocurre con los pagos y depósitos dentro del mismo banco, pero no lo es con los pagos interbancarios, es decir cuando un pago se realiza de un banco a otro, tarda 24 horas en hacerse efectivo. Y aunque poco se utilizan los cheques, también estos quedan en circulación, entregar un cheque a un proveedor no indica que éste vaya a depositarlo inmediatamente, o si lo deposita que el pago se haga en firme hasta 24 horas después dependiendo de cuál sea banco maneje. Es por eso que aunque es una gran ventaja, no es información fidedigna pero nos puede servir de herramienta para llevar una conciliación al día.
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Sin embargo para que esto pueda realizarse, también es necesario tener lecciones básicas de administración y un sistema contable que también sea llevado al día, registrar cada pago, cada ingreso en el momento, hace que nuestros registros contables sean prácticos, sean fieles y nos de la información necesaria en el momento que se necesite.
Pero ocurre que hay empresas que por ciertos protocolos no pueden llevar el registro al día, entonces tenemos por un lado la información del banco y por el otro nada, no tenemos información para realizar la conciliación. Si eso ocurre, se puede llevar un registro manual en una base de datos de Excel. La persona encargada de pagos puede llenarla cada vez que emita un cheque, cada vez que haga un pago electrónico, cada vez que alguien deposite. De esa manera se puede realizar una conciliación bancaria diaria, ahorrando tiempo y por lo tanto, dinero.
La manera más fácil de realizar la conciliación una vez teniendo los datos bancarios y los registros contables, es en una hoja de Excel, un consejo para la administración de una empresa muy recomendable sobre todo si son empresas que tienen una gran cantidad de movimientos, utilizando las fórmulas que nos proporciona la aplicación, podemos hacer un empate entre cantidades o dependiendo la forma de registro incluso por concepto. También se puede hacer de forma manual, pero como siempre esto nos puede llevar más tiempo ya que es ir revisando movimiento por movimiento para hacer el cruce de información.
Pero lo más importante es mantener los registros sanos, mientras más rápido se hagan los registros, siempre tendremos a nuestra disposición la información necesaria. Es decir siempre podremos tener la certeza de cuánto efectivo tiene libre la empresa.