Descubre los Trucos de Excel que Todo Administrador Debe Conocer

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Trucos Excel¿Te ha pasado que miras tu reloj y te das cuenta que dispones de menos de 1 hora para terminar un reporte en Excel?, y lo que es peor, llevas demasiado tiempo tratando de descifrar como hacerlo en menos tiempo.

Bien, para que no te pase esto, toma tus 5 minutos de relajación, prepárate un rico café y revisa éstos trucos de Excel que te ayudarán a ahorrar tiempo y esfuerzo al gestionar tu empresa.

¡Todo listo! comencemos con lo básico

¿Qué es Microsoft Excel?

Se trata de una aplicación que pertenece a la suite de oficina Microsoft Office, se caracteriza por ser un software de hojas de cálculo, utilizado especialmente en labores financieras y contables.

Toma en cuenta que generalmente lo que se manejan son números, gráficos, formulas, macros, etc. Pero esta herramienta es mucho más y para facilitarte su manejo existen varios trucos, ¡Pon mucha atención!

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Trucos de Excel con tecla Ctrl

Tareas básicas sin edición profunda

Ctrl+A: Éste truco te servirá para abrir cualquier archivo de Excel que tengas en tu PC o cualquier dispositivos externo.

Ctrl-A

 

Supongamos que editas el archivo que abriste anteriormente y lo deseas guardar, solo teclea Ctrl+G y ¡listo!

Ctrl-G

¡Ah!, pero además de guardar necesitas imprimirlo, no te preocupes, solo escribe Ctrl+P y podrás realizar la impresión de tu material, recuerda que allí tienes opciones de impresión que se adecue más a tus necesidades.

Ctrl-P

 

Un atajo, considero que de los menos usados es el de Ctrl+F4, éste te servirá para cerrar la ventana en la que actualmente estabas trabajando, es muy sencillo de reconocerla, mira la imagen siguiente.

Ctrl-F4

Crea archivo nuevo y edita celdas

Ctrl-U Bien, para abrir un libro nuevo solo presiona Ctrl+U (en la U no hay distinción de minúscula o mayúscula). Mira la parte superior de la imagen, allí se nota que se abre un nuevo libro y por default se nombre Libro2, éste lo puedes personalizar.

Ya que conoces algunos trucos de Excel básicos para editar de manera sencilla tus archivos, podemos entonces profundizar sobre los atajos más comunes y útiles para ahorrar tiempo al trabajar en Excel.

¿Quieres optimizar la adminitracion de tu empresa?, en ese caso comencemos con lo mejor.

Qué te parece si abrimos un archivo Excel y practicamos los trucos, esto ayudará a veas cómo se comporta cada combinación de teclas.

Iniciemos con un cuadro sencillo que mostrará un reporte de ventas del primer trimestre de “X” empresa; aquí veremos trucos de Excel  fáciles y sencillos para editar la información.

Sigue las siguientes instrucciones una vez que tengas la información necesaria a editar:

  1. Ctrl+N, lo hemos utilizado para poner en negritas las palabras y enunciados que se busca distinguir del resto del archivo.

Ctrl-N-1

Ctrl-N-2

Puedes seleccionar cada celda y aplicar ésta combinación de teclas, pero te recomiendo que si  sabes lo que vas a poner en negritas selecciona las celdas en conjunto, es decir, del siguiente modo: presiona Ctrl (sin soltar) da clic en la segunda celda+clic en la tercera celda…, así sucesivamente con todas las celdas a editar, después pones Ctrl+N y te ahorraste más tiempo.

  1. Ctrl+S  Sirve cuando deseas subrayar cierta información.
  2. Ctrl+K Éste atajo es uno de los más comunes, te permite poner en cursiva la información que desees.
  3. Ctrl++ Control más el signo más, lo ocuparemos para insertar una fila, en caso contrario, se ocupará Ctrl+-, para eliminar filas. Observa.

Ctrl-+

Ctrl--

Para el caso de eliminar celdas, se aplica de la forma que se muestra en la imagen siguiente:

Eliminar Celdas

Eliminar Celdas 2

Nota: para la celda que vas a agregar, debes poner Ctrl++ en la celda de abajo porque ésta es la que se moverá.

Crea y edita una tabla

El archivo que acabamos de editar nos ayudará a practicar la edición de la tabla. Colócate en la celda que será el inicio de tu tabla, en este caso, estará en la celda B8 que le hemos designado Concepto, ponemos Ctrl+T, verificas que se haya seleccionado toda la información y en automático se crea una tabla que puedes cambiar de color o estilo.

Ctrl-T

Ctrl-T 2_Boton

Nota: si observas la imagen de arriba, notarás en cada celda aparece un botón con una flecha negra, éste funciona para tablas con demasiada información y que en un futuro colocarás filtros para visualizar los datos. En esta ocasión quitaremos ese icono, así que vamos a la pestaña Herramientas de tabla / Diseño, en el bloque Herramientas seleccionamos Convertir en rango.

Ctrl-T-3

Ctrl-T-4

Ctrl-T-5

De la tabla que tenemos, la llenamos con datos de las ventas y seguimos editando.

Ctrl-T-6

Ctrl+B, la utilizamos para buscar un dato específico o para reemplazar información; en el caso de la imagen se utilizó para reemplazar el nombre de la empresa.

Ctrl-B2

Olvidaba un dato importante, la fecha, todo documento es necesario que deba tenerla para contar con un historial, así que solo teclea Ctrl+, y aparecerá la fecha como se muestra a continuación:

Los trucos en Excel no solo son combinados con la tecla control (Ctrl), también existen otras teclas que entran en juego

Demos el siguiente paso para seguir aprendiendo los tips que  ayudarán a la gestión de tu empresa 

Trucos de Excel  con el Botón Inicio

Estoy segura que no habías leído o escuchado sobre las combinaciones con botón inicio, ¡sí!, ese botón que casi todo llamamos “ventana de Windows”, resulta que también es compatible con Excel, veamos.

Botón Inicio+flecha abajo

Te ayuda a minimizar la ventana de Excel, en algunas versiones solo es presionando una vez el botón de flecha abajo, en otras, debes apretar dos veces para minimizar por completo.

Botón inicio+flecha arriba

Éste truco funcionará para maximizar la ventana de Excel 

5 Razones para Desarrollar tus Proyectos en la Nube

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Trucos de Excel con tecla Alt

De todo lo que hemos revisado hasta ahora, solo se ha tratado de manera general sobre la edición de celdas, pero es indispensable que podamos ahorrar aun más tiempo al momento de trabajar con Excel, así que veamos éstos otros trucos.

Alt+Tab, éste truco permite cambiar de ventana, además no es solo compatible con Excel, sino que con todos los programas que estés utilizando, puedes navegar y elegir la ventana que requieras de las que estas utilizando en ese momento. Alt- Tab

Una de las operaciones básicas es la suma, por favor no busques en la opción de función o pongas en la celda el signo + seleccionando la celda a sumar con otra vez el signo + y sumando la otra celda y así sucesivamente, invertirás mucho tiempo, mejor presiona Alt+shift+=, así de simple, aparecerá la sugerencia de lo que deseas sumar, solo verificas la información y le das enter.

Alt+shift+

Trucos Excel con teclas de Función

Finalizaremos con éstos atajos poco utilizados por los usuarios de Excel, pero tan igual de útiles que los que ya he mencionado.

F2, éste te permite editar la celda en la que te posicionas.

F2

F4, repetirá la última acción que realizaste en la hoja de trabajo.

Existen mucho más trucos de Excel, pero aquí solo te compartí los más básicos para ayudarte a optimizar tú tiempo en tu próximo trabajo en Excel. Mantente pendiente porque en próximas semanas te compartiré trucos más avanzados que seguramente te serán muy útiles.

No quiero despedirme sin antes dejarte un video extra con más trucos, espero te sean muy útiles y me compartas en los comentarios tus opiniones y porque no algún otro truco o tip para trabar en Excel 🙂

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Acerca del Autor

¡Hola!, Nitsa Lilia es Licenciada en Comunicación y actualmente disfruta de su faceta como Redactora de contenido (artículos) para marketing digital. ¡Un gusto compartir artículos de tu interés para mejorar tu estancia en cualquier rincón que te encuentres de éste enorme mundo laboral!

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