Tips para Tener una Cobranza Exitosa

Uno de los elementos que tiene un papel fundamental y muchas veces complicado para las empresas, son la «cobranza» de los productos y servicios que venden a crédito.

Básicamente ninguna empresa puede darse el lujo de no recibir el pago de sus ventas a crédito, sobre todo porque la buena administración del efectivo con herramientas gratuitas o sofisticadas marcará la diferencia entre los flujos de efectivo y utilidades, como lo muestra la siguiente imagen:

Selección de clientes

Lo mejor es minimizar los problemas de cobranza desde un inicio, para ello hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Verificar el crédito del nuevo cliente y asegurarse de discutir los precios, así como los posibles costos accesorios antes de cerrar la venta. Además de procurar siempre verificar las referencias crediticias, antes de otorgar cualquier crédito.
  • Al autorizar el crédito, entablar claramente con el cliente los términos de pagos, así como detallar claramente la penalidad que podría existir por morosidad.
  • Darle el seguimiento es fundamental para confirmar y reforzar los compromisos de los deudores y de esta manera se reduce el índice de incumplimientos al mínimo, un sistema de CRM puede ser una excelente opción, como lo mostramos a continuación:
Sistema CRM
Imagen Original de: http://www.intersoft.com.ar/web/servicios-productos.jsp?productId=6
  • Asegúrese de enviar de manera pronta sus facturas electrónicas, estados de cuenta y recordatorios de las fechas de vencimiento, y de ser posible realizar llamadas si es necesario. Para poder facturar de manera más sencilla y administrada puedes hacerlo a través de un Programa de Facturación Electrónica, que te permite hacerlo en minutos y tener el control de las facturas emitidas, pagadas y pendientes de pago.
  • Establezca una serie de comunicados para sus cuentas vencidas. Lo más óptimo es que la empresa maneje un calendario donde programe los comunicados escritos y recordatorios verbales, que entablará con sus clientes deudores, prácticamente es muy importante instaurar una fecha límite y adhiérase a ella, en todo momento.
  • Otra recomendación es tener siempre un aliado de cobranza profesional, un asesor o bien un sistema de facturación electrónica que incluya algún apartado para administrarlo, ya que en caso de ser necesario y su cliente haya extendido demasiado el pago de sus servicios, lo mejor es asignarla de inmediato a una agencia de cobranza, y necesitamos tener todos los datos en orden para que esta sea satisfactoria. De esta manera su cliente podría sentir más compromiso y realizar el pago.

Resumiendo un poco, entonces usted debe tener presente siempre:

  1. Informar a sus clientes de los términos de crédito. Es más común que los clientes cumplan en sus pagos cuando son informados de los términos de crédito desde un inicio y antes de que lleguen a su conclusión.
  2. Haga sus llamadas, usted debe siempre asumir que el pago ya se realizó y preguntar: “¿Cuándo realizó su depósito o pago?”.

Por otro lado para que el departamento de cobranza realice mejor sus actividades y puedan dar mejores resultados, compartimos estos tips que son de mucha utilidad, además de una infografía de los pasos que realizan los despachos especializados en cobranza, para que de esta forma se aplique antes de llegar a solicitarselo a un tercero:

Despachos de Cobranza
Imagen Original de: http://www.marcomares.com.mx/?p=32074
  • Siempre tratar con cortesía a los cliente, recordemos siempre la premisa, «Trata como Quieras que te Traten».
  • Singulariza tu sistema de facturas electrónicas, para que de todos los datos con los que cuentes, puedas identificar rápido la persona de pagos.
  • Opta por el horario más efectivo para llamarles, que es de 9 a 11 am o de 3 a 4 pm.
  • Procura que antes de llamarles a tus clientes para realizar la labor de cobranza, realizar un machote con frases cortas y concretas que te ayuden a manejar eficientemente la conversación.
  • Saca los estatus de cada cliente para que tu llamada sea más efectiva y no pierdas tiempo buscando los adeudos o el estatus de ese cliente.
  • Ten bien identificado el nombre de la persona con quien vas a hablar y durante toda la llamada pronuncialo todas las veces que puedas.
  • Si hay algún problema, programa una reunión con tu cliente para dar una solución que sea de beneficio para ambos.
  • En caso de hacer acuerdos en fechas de pago con tus clientes, hazlo en una reunión y pónganlos por escrito.
  • Organiza tus actividades para darles seguimiento constante a tus clientes sin caer en el exceso.
  • Realiza una estrategia de pronto pago para tus clientes, te recomendamos pedir asesoría para que puedas realizar tácticos efectivos.

Conoce a tus Clientes

Una parte elemental en toda relación profesional es el conocer a tus clientes. En la siguiente imagen se muestra como es un cliente ideal:

Tipos de Clientes
Imagen Original de: http://incusur-cancun.blogspot.mx/2013/04/anatomia-del-cliente-perfecto-infografia.html

Cabe mencionar que existe diferentes tipos de clientes morosos, hay clientes que se atrasan por motivos razonables y comprensibles, pero que sí tienen intención de pagar y los que de plano no tienen dichas intenciones, que regularmente son aquellos clientes que tienen mala reputación en la mayoría de las empresas donde han comprado a crédito, por eso es muy importante lo que antes se mencionó sobre analizar primero quienes son sujetos de crédito y quiénes no. Los que caen en morosidad por el primer motivo y se acercan a la empresa para explicar su problema deben ser sujetos de un plan de reestructuración para facilitarles el pago y los del segundo grupo es donde sí se recomienda ejercer acciones legales.

Sin duda alguna la cobranza tiene un impacto fundamental para continuar con el proceso productivo de nuestros bienes o servicios. Porque cuando las empresas tienen restricciones para el acceso al crédito, es porque cobrar puntualmente es fundamental para asegurar el correcto funcionamiento de la empresa.

Cabe mencionar que debes tener el personal capacitado para realizar la cobranza de la empresa, para poder manejar las negativas y los conflictos que se le presenten, así como la autoridad de hacer convenios con los clientes. Tener un buen gerente que te permita sacar estos problemas adelante, no un mal gerente que solo estanque este proceso.

La mala gestión de cobranzas puede producir un daño enorme, pues perjudica la capacidad de producir e incumplimiento en el pago de las obligaciones que la empresa tenga por su lado.

Sin embargo, en la realidad no se puede esperar un 100% de efectividad en la cobranza. Debemos tener claro que existe un porcentaje de clientes que, por diferentes motivos, se podrían retrasar en los pagos pasando a formar parte de la “morosidad”.

Las principales razones no económicas, por la que existan demoras pueden ser:

  • Reclamos que no fueron atendidos en tiempo y forma.
  • Entrega de productos defectuosos o en malas condiciones.
  • Entrega incompleta.
  • Entrega de productos equivocados o no solicitados.
  • Facturación deficiente (generalmente un exceso sobre el precio pactado).
  • Fallas en los mecanismos de transferencia de fondos.
  • Otras

Por estas razones es necesario entender que la gestión de cobranzas se realiza sobre un cliente y, por lo tanto, es una oportunidad de retención y fidelización, estos son algunos otros tips interesantes para lograrlo:

Finalmente, la liquidez de la empresa aumenta cuando aceleramos las cobranzas. Pero acelerar las cobranzas no implica enviar al cobrador corriendo, implica   mejorar el proceso de cobranza, es increíble que no cobremos más rápido porque nuestro proceso no está preparado para ello. Preparemos a las personas que ejecutan estos procesos, puesto que estas son las que administran sumas importantes de la empresa. No olvides que tus clientes se demorarán en pagarte el tiempo que les permitas a través de procesos ineficientes.

 

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