Tips para llevar un Excelente Control de tus Proveedores y Ahorrar en tus Compras Futuras

Es un hecho que si deseamos contar con un buen ahorro al final de cada compra que hacemos en nuestro negocio, es indispensable tener una buena base de datos que refleje las ventajas de cada uno de nuestros proveedores, una cosa sin la otra jamás existirá.

Por lo tanto, la selección del proveedor es la decisión más importante que se puede hacer en el departamento de compras.

Si queremos ahorrar debe existir en nuestra base de datos por lo menos 3 proveedores por cada producto y clasificarlos bajo el siguiente esquema:

  •    El Proveedor que tenga el mejor precio, el producto de mejor calidad y el mejor  servicio debe tener el primer lugar en nuestra lista.
  •    El Proveedor que nos venda sus productos 10%  más caros que el primer Proveedor, debe tener el segundo lugar.
  •    El Proveedor que nos venda sus productos entre un 15 y 20% más caros que el primero, debe ocupar el tercer lugar.

Este esquema nos permitirá hacer compras inteligentes y administrar estratégicamente las ganancias, sin mencionar que aumentaremos de manera efectiva  la satisfacción de nuestros clientes.

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Pero lo más importante es recordar que el comprar correctamente significa que no estamos peleados  con la organización y el control, si lo estamos, habremos perdido la batalla antes de empezarla.

En nuestros tiempos, todas las empresas trabajan en tiempo real, esto significa que su mercancía debe estar disponible en el tiempo exacto si es que quieren asegurar la rentabilidad de sus negocios, si deseamos mantenernos “en la jugada” de manera eficiente, nuestro control de proveedores y nuestros mecanismos de compra deben ser altamente eficaces para competir en igual de circunstancias.

Aprendamos algo más acerca de la manera en la que podemos ahorrar en nuestras compras futuras, para lograrlo revisemos esta lista de las cosas que nunca nos deben faltar:

  •    Siempre debemos establecer previamente las cantidades a comprar, negociando con anticipación los precios, las condiciones de pago y de entrega con el proveedor que hayamos escogido.
  •    Siempre debemos notificar a tiempo a nuestros proveedores acerca de nuestras compras, para evitar que se queden sin inventario para atender nuestra demanda.
  •    Siempre debemos avisar al departamento de contabilidad sobre las necesidades de efectivo para realizar el pago oportuno a los proveedores  y así evitar la falta de productos.

Todo lo anterior define si una compra es eficiente o no, de seguir los consejos anteriores reduciremos el impacto negativo en nuestros gastos.

Por último, no debemos descartar el papel que juega la tecnología en la feroz competencia en la cual se encuentra nuestra empresa, ya que en los últimos años muchos departamentos de compras han tenido contacto con sistemas muy sofisticados y que integran todas las partes involucradas en los procesos de adquisición.

Un ejemplo de ellos son los famosos ERP`s (Planificadores de Recursos de la Empresa), los cuales le permiten a un negocio entre otras cosas integrar y automatizar la mayoría de sus procesos así como acceder a su información en tiempo real para una mejor toma de decisiones.

La ecuación es sencilla, ser organizados, más un excelente control de proveedores, más el uso de la tecnología correcta como Excel, se traduce en un ahorro efectivo en nuestras compras y en un buen nivel competitivo en relación con otras empresas.

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