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¿Sabes Cómo Elegir tu Sistema de Facturación? ¡Descúbrelo!

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Actualmente la factura electrónica se ha convertido en una pieza elemental de la contabilidad, por lo que el primer paso es contratar a un Proveedor Autorizado de Facturación Electrónica, el cual te ayudará a emitir tus comprobantes fiscales y trayendo varios beneficios, como:

Beneficios de la Facturción Electronica

Por ese motivo, el elegir el proveedor indicado es muy importante. A continuación te enlistamos varios elementos que debes considerar para hacer la mejor elección, y poder facturar en unos sencillos pasos:

Investiga tus Alternativas de PAC

Para elegir a dicho proveedor lo primero que deberás hacer es verificar en el portal del SAT la lista de los PAC autorizados, a fin de no ser sorprendido por aquellos que aparecen en los motores de búsqueda en Internet, pero que no están entre los que han sido autorizados por la autoridad tributaria.

Recuerda que un Proveedor Autorizado de Certificación es el único que tendrá las facultades otorgadas por el SAT para emitir CFDIs válidos y legales.

Determina tu Volumen de Facturación

La pregunta básica es ¿Emites una docena de facturas al mes o miles? Es importante que sepas el volumen aproximado de facturación que emites para así determinar el sistema de facturación electrónica que más se adapte a tus necesidades.

Asesoría y Soporte

Probablemente no seas un experto en facturación electrónica y tendrás muchas dudas respecto al funcionamiento de los sistemas y del ciclo de facturación por ello es impórtate que al contratar un sistema de facturación este te ofrezca el servicio de asesoría y soporte para así puedas aclarar cualquier duda o problema que se te pueda suscitar.

Este es el ciclo de la facturación electrónica:

Ciclo de Factura Electrónica

También debes considerar que el proveedor no demore más de 2 hrs. en enviarte una propuesta, pues eso habla mucho del compromiso que tiene para con sus clientes, si esto tarda solo piensa ¿cuánto puede tardar en algún incidente?, valida que una vez que hayas contratado el servicio la capacitación que vayas a recibir sea tranquila, clara y precisa para que de esta manera entiendas perfectamente toda la funcionalidad del sistema.

Las transacciones del timbrado no deben demorar en minutos ya que esto es en cuestión de segundos, verifica que esto sea la prioridad en la calidad del servicio de tu proveedor con respecto a sus servidores.

Precio

Este punto es uno de los más importantes debido a que uno de tus objetivos es cuidar y administrar tu dinero de la mejor forma. Por ello te recomendamos informarte los costos y servicios que te ofrece un PAC, en muchos casos existen costos ocultos, plazos a cumplir o cargos extras que podrían provocar que gastes más de lo necesario. Lo más aconsejable es asegurarte que los costos que te ofrecen sean por factura timbrada, ya que únicamente al obtener el timbre del SAT tu factura será válida y legal. También es impórtate que conozcas las herramientas de las que dispones como: descarga de facturas en distintas presentaciones, envío por correo electrónico, validación, resguardo, etc.

Actualizaciones y Mejoras del Sistema

Todas las actualizaciones fiscales que se puedan establecer en estos tiempos no tienen por qué generarte algún gasto ya que estos cambios son por disposición oficial y es una obligación para el PAC estar vigente, las actualizaciones del sistema que utilices para una mejora de su servicio tampoco te deben generar algún costo, a menos que tu necesites alguna adecuación que este fuera de los lineamientos legales o del sistema que contrataste.

Condiciones de Uso

Ten presente que no todas las empresas funcionan de la misma manera. Existen emprendedores que realizan su facturación de forma personal, o empresas internacionales que tienen departamentos enteros dedicados a administrar su facturación.

Cualesquiera que sean tus necesidades, asegúrate de que el PAC que elijas te ofrezca herramientas y soluciones que se ajusten a ellas. Algo que no debes olvidar es saber durante qué tiempo resguardaran tus facturas, como mínimo deberá ser 5 años que es el tiempo que el SAT solicita, lo que debe permitirte tener toda tu información segura y en un mismo lugar.

Vigencias

Los planes de folios tiene vigencia revisa que no los pierdas al llegar a este límite y de esta manera estés haciendo desembolsos incensarios.

Por otro lado, ten presente estas preguntas antes de contratar algún servicio de facturación electrónica:

  • ¿Cuál es el servicio que ofrece? ¿Es software o sólo paquete de timbrado?
  • ¿Cuál es el límite de facturas mensuales o es timbrado ilimitado?
  • ¿Cuánto tiempo almacenan las facturas?
  • ¿Qué costo tiene el almacenamiento por tiempo extendido?
  • ¿Cuáles son las vías de contacto en caso de tener dificultades?
  • ¿Cuenta con adendas?
  • ¿El sistema de facturación se actualiza en caso de que la autoridad hacendaria emita nuevas disposiciones?

Actualmente existen aproximadamente 80 PAC y para el próximo 2015 más del 30 % de ellos dejaran de contar con la certificación, ya que en Agosto del 2014 los requisitos para seguir certificados cambiaron y algunos no alcanzaron esta recertificación, toma en cuenta este punto para la toma decisión de tu PAC, posiblemente se presentaran algunos cambios en las estrategias de mercado pero seguramente serán mínimas.

Finalmente recuerda que básicamente tienes que evaluar los siguientes puntos para hacer la elección más acertada:

  1. Seguridad: Pregunta dónde estará resguardada tu información. En 2016 será necesario que la infraestructura de los proveedores esté montada en un Data Center ubicado en territorio nacional.
  2. Confidencialidad: Lee cuidadosamente el contrato y evita a quien “se reserva el derecho” de utilizar tu información para fines comerciales o de mercadotecnia.
  3. Experiencia: Pide referencias, no te conformes con ver los logotipos de grandes empresas en la página del candidato. Pide que te den acceso a un cliente que pueda comentarte su experiencia.
  4. Soporte: Analiza las opciones de soporte que están incluidas en su servicio (telefónico, chats, ticket, etcétera) y elije el que mejor satisface los requerimiento de tu operación.
  5. Precio: Compara las opciones, pero analiza todo el contexto de la oferta, un mejor precio no necesariamente va de la mano con la mejor opción.

Infórmate a profundidad sobre lo que cada empresa te ofrece y lo que estarás obteniendo por tu dinero para tomar la mejor decisión, recuerda que la unión de estos aspectos te llevará a tener éxito en la administración de tus recursos económicos:

Elementos para Elegir un PAC

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