Organiza tu tiempo y vuélvete más productivo – 13 Recomendaciones para lograrlo

Uno de los principales problemas en cualquier trabajo es el estrés laboral que provoca la falta de organización en la realización de las labores, este problema afecta a la mayoría de los trabajadores y convierte las labores en algo difícil de realizar.

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Para que eso no suceda, hay varios puntos que podemos tomar en cuenta y llevar a la práctica:

  1. Realizar una lista de actividades diarias. Es probable que las actividades estén mal distribuidas, que haya algún empleado con tiempo libre y otro que tenga demasiadas ocupaciones.
  2. Compartir algunas funciones. Muchas veces alguna labor se puede reducir en tiempo si lo hacen entre varias personas.
  3. Evitar repetición de actividades. Suele suceder que cuando se está en un departamento dos personas realicen la misma tarea sin saberlo, conocer las actividades de todo el personal es imprescindible, ya que puede ahorrar tiempo y esfuerzo.
  4. Establecer prioridades. Cuando se está en un trabajo la comunicación con los jefes debe ser importante, a veces los subordinados no saben dar prioridad a los pendientes, saber que es prioritario y que no. Si no conocen eso, es probable que el empleado detenga su atención en una gestión sin tanta importancia dejando de lado las que sí la tienen.
  5. Estandarizar documentación. En algunas ocasiones, llenar documentos  para rendir informes o de control, se emplea demasiado tiempo. Mantener una plantilla en la que sólo se tengan que llenar dos o tres casillas puede servir para acelerar procesos y a la vez poder manejar estructuras de calidad.
  6. Organizar agendas. Si se trabaja en equipo siempre es importante que todos estén enfocados en una misma dirección. Si cada miembro del equipo jala para distinto lado además de causar problemas y roces, puede ser que ningún proyecto llegue a buen término.
  7. Prescindir de juntas innecesarias. Hay empresas que tienen tantas juntas al día o a la semana que parece una enfermedad. Una junta bien preparada suple diez mal preparadas. Para evitar esto se pueden abrir otro tipo de vía de comunicación que ayudará a salvar tiempo.
  8. Renovar procesos. Cuando se hacen unas labores de la forma en que se enseñaron inicialmente sin tener en cuenta los problemas surgidos durante el tiempo que se ha llevado a cabo puede ser una pérdida de tiempo. El que un proceso en su inicio haya funcionado no significa que no pueda ser mejorado o cambiado para aprovechar recursos y eliminar esfuerzos.
  9. Rotar actividades. El trabajo se puede hacer monótono y cansado cuando todos los días se hacen las mismas actividades, si se tiene en un departamento varios miembros se pueden rotar las actividades, además de que se vuelve más sencillo suplir a alguien cuando salen de vacaciones, evita el aburrimiento del trabajador.
  10. Promover la mejora continua. En ciertas empresas crean puestos de equipo de gente que se dedica exclusivamente a pensar en formas de mejorar procesos, evitar desperdicios y aumentar la calidad. En empresas pequeñas que no tienen la capacidad económica para tener un equipo así, se puede promover a los mismos empleados que son los que más fácilmente pueden detectar un problema, que propongan soluciones y ante cada solución otorgar bonos e incentivarlos a que estén conscientes de que las tareas y recursos siempre pueden mejorarse.
  11. Añadir descansos. En grandes corporaciones mantienen personal capacitado para dar masajes, o dar clases de yoga. De igual manera tienen salas de descanso e incluso áreas para fumar. En empresas chicas muchas veces por cuestiones económicas no se puede pagar a una persona que de clases para liberar estrés, pero se pueden dar algunos minutos al día para que los empleados se relajen, que puedan salir de la compañía, mantener una pequeña biblioteca por si alguien quiere leer, tal vez algún juego de mesa. Veinte o treinta minutos al día de descanso se pueden transformar en muchas horas de productividad porque una mente relajada funciona mejor que una que está abrumada.
  12. Mantener capacitaciones permanentes. Cada día la tecnología avanza en el sentido de hacer los trabajos más sencillos y de manera más rápida. Sin embargo esa tecnología al querer aplicarla en los negocios no siempre funciona bien, si la persona que la manejar no tiene el conocimiento para aprovecharla al máximo podría no dar los resultados deseados. Y la capacitación no es sólo para cuestiones tecnológicas, todas las mejoras que se hagan a los procesos tienen que ser explicadas para evitar errores innecesarios.
  13. Establecer salidas de la empresa. Un grupo de personas que se llevan bien trabajan como un equipo más fácilmente. Hay veces en que es preferible dejar el trabajo por un momento a un lado. Los pendientes siempre van a existir, salir a un día de campo, o a un viaje de convivencia hace que se estrechen lazos y que por unos momentos los empleados tengan un descanso de las actividades.

Muchas veces se piensa que el estrés hay maneras de combatirlo, pero sólo se necesita querer eliminar aquello que genera el cansancio entre los trabajadores, la mejor base es la comunicación y el querer realizar un cambio, de esta forma la productividad vencerá.

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