Consejos para Hacer Rendir tu Tiempo y Mejorar tu Productividad como Asistente o Recepcionista

El trabajo de asistente o recepcionista pude parecer para muchos el trabajo más sencillo del mundo, pero como todo trabajo remunerado tiene su grado de complejidad. Lo más importante es saber cómo atender a las personas, ser positiva, recordar información relevante y saber manejar tus tiempos. Ahora te daremos unos consejos para hacer rendir tu tiempo y mejorar tu productividad como asistente o recepcionista.

proveedores de factura electronicaSiempre dar una calurosa bienvenida a las personas de forma respetuosa y con una sonrisa. Esto incluso si solo es por un periodo muy corto de tiempo porque tal vez te encuentras al teléfono, esto hace sentir a cualquier persona que es importante para la empresa o negocio. También una mirada directa a los ojos acompañada de una sonrisa puede ser el equivalente a: “Buenas tardes, ¿en qué le puedo servir?”, cuando estás ocupada. Con esto no interrumpes lo que estás haciendo pero le indicas a la persona que sabes que está ahí y que en un momento lo atenderás.

 

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Siempre mostrarse optimista. No hay nada peor que una persona al teléfono o delante de uno que denote pesimismo, tristeza o antipatía, de inmediato nos hace sentir rechazo e incomodidad. Si tú eres una asistente o recepcionista que no puede sostener la energía positiva durante la jornada laboral, creo que deberías buscar otra línea de trabajo donde no interactúes todo el tiempo con otras personas.

 

Siguiendo en la línea – Siempre sonríe. Repito esto porque también hay que sonreír inclusive si las cosas van mal, la sonrisa ayuda a mantener concentrada la mente, el relajar la cara ayuda a mantener la calma. Si puedes controlar tus emociones y mostrar una actitud positiva hasta en los momentos más complicados, harás rendir más tu tiempo, el perder la compostura provoca que la mente se bloquee y por ende se necesite de más tiempo para resolver un problema.

Intenta tener a la mano una libreta de notas. Esto es porque tomar notas de hasta los detalles más pequeños te ayudará a ahorrar tiempo. Anota siempre el nombre de cualquier persona que llegue a la oficina o a la recepción y cuál es el motivo de la visita, esto es de lo más básico que tienes que hacer en tu línea de trabajo, no hay nada más embarazoso que intentar presentar a alguien sin recordar su nombre.

Jamás entablar pláticas con las personas. Si existe algo que roba mucho tiempo a cualquier asistente o recepcionista, es el conversar con las personas. El único trabajo de una recepcionista es el de recibir a las personas, en tu caso simplemente ofréceles que tomen asiento mientras esperan, no pierdas el tiempo hablando de cómo va tu día. En el caso de una asistente, tal vez se podría dar la ocasión que necesite hablar con las personas, pero hay que enfocarse al motivo de la conversación y no desviarse en temas triviales de cómo está el clima o qué piensas de la política del país, ir directamente al grano siempre denota más profesionalismo y acorta los tiempos.

Una cosa a la vez. Es importante intentar siempre hacer una tarea la vez incluso si se juntan muchas y se tiene poco tiempo para completarlas. El “multitasking” no es bueno aunque seas muy buena en ello, en cualquier momento puedes cometer errores. Es mejor tomar una cosa a la vez porque al enfocarte en una sola cosa la puedes hacer más rápido y en menos tiempo tomas la siguiente tarea.

Esta entrada tiene un comentario

  1. Mil gracias por esta valiosa información, me agradó el
    análisis, es obvio que existe un fundamento para llegar a estas conclusiones, me han hecho reflexionar un poco más sobre esto y creo que aún hay cosas pendientes en mi empresa.
    Creo que la medición del clima laboral es muy útil para las
    empresas y organizaciones para generar planes de mejora
    en sus procesos internos. Mil gracias de nuevo. Saludos.

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