6 Lecciones Sobre Administración que Todo el Mundo debe Saber

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En mi experiencia profesional como administrador de diversas empresas, me he topado con gente emprendedora que me pide consejos sobre cómo administrar su negocio. La respuesta a esta incógnita no es nada sencilla, ya que muchos emprendedores cometen el grave error de pensar que con tener un buen producto u ofrecer un excelente servicio, ya tendrán el negocio resuelto, apoyados por las ideas que los malos gerentes suelen tener.

Con este artículo pretendo apoyar a ambas partes del mundo de los negocios, tú como dueño de una empresa y tú como emprendedor, podrán conocer los 6 puntos más importantes que la experiencia me ha regalado sobre la administración de un negocio.

Hay muchos casos de empresas con muy buenos productos las cuales quebraron por contar con una mala administración, por otro lado también encontramos empresas que comenzaron con productos muy básicos y gracias que realizaron algunos tips de una buena gestión administrativa lograron evolucionar y expandirse hasta convertirse en empresas sólidas y rentables.

Como ya lo mencionamos, un buen producto o un buen servicio, por sí mismo no es garantía de nada si no tiene calidad y sobre todo si la empresa que lo comercializa carece de una buena administración, debido a esto a continuación te comparto 6 prácticos consejos que todo administrador debe conocer.

1. Cumplir con las Obligaciones Fiscales es Primordia

El cumplir con las obligaciones fiscales, es de suma importancia en cualquier empresa y juega un papel fundamental en la parte administrativa, evadir el pago de impuestos nunca debe ser vista como una opción para un negocio.

Cumplir con el pago de impuestos y contar con un proveedor de facturas electrónicas, trae consigo beneficios, que van desde hacer uso de oportunidades crediticias hasta recuperar a través de sus pagos provisional y anual, el impuesto a los depósitos en efectivo que le hubieran retenido. Además se evitará problemas con la autoridad fiscal por no pagar impuestos ni se nos aplicarían multas por esta omisión.

Cabe recordar que con la nueva disposición fiscal se obliga a las empresas a presentar su contabilidad en línea por medio del Buzón Tributario del portal del SAT, en tres formatos XML válidos. Estos abarcan la balanza de comprobación, los catálogos de cuentas y el formato de pólizas, para lo que se requerirá de un software e facturación electrónica.

Componentes de la Estrategia Fiscal

Imagen Original: http://eleconomista.com.mx/files/imagecache/infografia_nota_completa/files/fp_info_ahorro_210115.png

 

2. Se Deben Utilizar Herramientas Financieras y Contables Fiables

Dado que el área económica es el auténtico motor de su empresa, debe garantizar una correcta gestión financiera. Esto pasa por llevar a cabo presupuestos coherentes y ajustados a la realidad, buscar posibles fuentes de financiación o de inversión, canalizar fuentes alternativas, etc. También debe tener en cuenta que la situación del entorno y del mercado influye en aspectos cruciales como el precio del producto o servicio final.

Por otro lado, el área contable supone una gran responsabilidad para el empresario. Por ello, debe estar al tanto de las principales leyes y normas que afecten a la gestión contable, además de conocer la realidad de las cuentas de su organización.

3. Hay que Planear Cuidadosamente los Presupuestos

Es muy bueno ganar dinero pero acumularlo no es tan importante como saber administrarlo. Es más inteligente hacer una buena inversión con él, que gastarlo de buenas a primeras. No olvides que todo el tiempo tienes que estar al tanto de los recursos con los que cuentas para que no te vayan a tomar desprevenido. Por eso es bueno que siempre tengas al día los estados financieros y los inventarios es recomendable revisarlos constantemente.

Puntos a considerar para fijar un presupuesto.

  • Cubrir costes: Deben analizar previamente cuál los costes fijos y variables. Además tendrás que añadirle el de los materiales o gastos directamente asociados al trabajo a realizar.
  • Margen de beneficio: También se tiene que definir un porcentaje de beneficio empresarial. Su cuantía dependerá de la estrategia comercial con el cliente y de si los costes son lo suficientemente bajos como para permitirlo.
  • Precio de mercado: es importante tener referencias de los precios de la competencia y también de hasta dónde están dispuestos a llegar los clientes, tanto por arriba como por abajo.

En la siguiente infografía encontrarás información que te ayudará a hacer un presupuesto empresarial paso a paso:

 

Presupuestos Empresariales

Imagen Original: http://www.altonivel.com.mx/assets/images/Estructura_V2/Negocios/Finanzas/PresupuestosFinancieros.jpg

 

4. Siempre se Debe estar Preparado para Imprevistos

Aunque esto varía dependiendo del giro y tamaño de la empresa, en general es recomendable que se procure tener como mínimo el equivalente a 3 meses de gastos de operación como reserva de efectivo.

Uno de los beneficios más importantes de este consejo es proteger el capital de trabajo del negocio, el cual es como “el aceite” que permite al motor de tu empresa funcionar bien y generar ingresos por ventas.

A continuación te menciono algunos puntos que debes considerar para estar listo ante posibles contingencias:

  • Identificar riesgos, es decir, conocer a profundidad el entorno en el que una empresa se desarrolla y prevenir contingencias y circunstancias comunes en el medio en el que ésta se desenvuelve.
  • Análisis de estos riesgos, con el fin de establecer frecuencias, impactos y costos.
  • Establece medidas de control acordes a cada situación que se pueda presentar y disminuir los daños ocasionados a los procesos productivos, humanos y en la imagen de la empresa.
  • Establecer programas de financiamientos, dónde se localiza, de dónde obtener fondos en caso de que ocurra el riesgo. Este punto en particular se encuentra muy relacionado con el tema del aseguramiento y respaldos financieros.
6 Tips para recuperarse de un resbalon financiero

Imagen Original: https://alfredovela.files.wordpress.com/2015/08/resbalon-financiero-infografia.png?w=860

 

5. Las Medidas de Austeridad Pueden ser Necesarias

La economía es un elemento maleable, constantemente está cambiando y hay que estar listos para afrontar reducciones en las utilidades, esto permitirá fortificar los estados financieros, reducir riesgos al capitalizar y mantener la estabilidad de la empresa. Asimismo, evita los amargos ajustes profundos en las épocas de crisis.

El primer paso para crear un plan de disminución de los costos de nuestra vida cotidiana es hacer una distinción precisa entre necesidades primarias, secundarias y lujos., en este punto es recomendable crear indicadores que te ayuden a identificar las prioridades de la empresa.

Una vez que tenemos esta lista, nos pondremos a analizar si los gastos en estos rubros nos parecen bajos, adecuados o excesivos. Hay que tomar en cuenta que incluso en las necesidades básicas podemos caer en lujos u omisiones que podrían organizarse mejor, así como los tiempos de realización de determinadas operaciones, recuerda que para un administrador, el tiempo es dinero.

El imponer medidas de austeridad puede ser una oportunidad para explorar nuestra creatividad y capacidad de adaptación.

6. Se Tiene que Ser Cuidadoso y Equilibrado con el Capital

Cuando se tiene una aportación de capital (que puede ser de un inversionista, del apoyo de alguna institución, un préstamo o ventas), o por ingresos derivados de las ventas, se tiene que tener mesura para administrar dicho capital.

Es primordial respetar las prioridades en cuanto a las salidas de dinero, si tomamos utilidades y quedamos a deber costos o gastos de operación, solo estamos jugando a la empresa, pues en realidad no hay utilidades reales.

Los problemas comenzarán cuando pongamos más atención a las salidas que a las entradas. Es importante cuidar que no se gaste excesivamente, pero es más importante incrementar los ingresos a través de las ventas.

Espero que los consejos que te presente te sean útiles, recuerda que una buena administración ayudará a cualquier empresa a enfrentar los retos diarios. Dicen que la experiencia da sabiduría y con el paso del tiempo seguramente se sumaran más lecciones que podrás aplicar para optimizar las finanzas de tu empresa.

Fuente: Factura-e

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3 Comments

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  3. Israel Rojas

    En los mas de 15 años que llevo con mi negocio hemos vivido muchas situaciones de las que se mencionan en el articulo, tiempos de abundancia, crisis por malas administraciones, por intentar ahorrar donde no se debe mas que cumplir :p, austeridad 🙁 , pero igualmente con toda esa experiencia tenemos mas claro y organizado el como llevar una buena administración del negocio, gracias por compartir tus conocimientos.

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